基于信息资源的电子文件管理(实践讲解篇)

基于信息资源的电子文件管理——实践讲解篇2电子文件管理的重点与难点亡羊补牢未雨绸缪3电子文件管理机制与模式的设计体制：电子文件管理机构及其职责理顺机制、重组流程：分段——全程变革管理（changemanagement）文档形成者档案管理人员接收确认档案利用者文档生成系统/前端控制模块提取元数据长期保管档案存储档案检索/提供利用利用管理文档采集接收档案管理提供利用电子文件管理系统处置管理提交信息包保管信息包保管信息包利用信息包元数据库/档案数据库销毁OAIS参考模型1、归档、捕获2、分类3、鉴定4、著录（元数据管理）5、存储6、保管/保护7、检索和利用8、存取权限控制9、日志和审计10、报表设计和制作电子文件管理系统实施“八步法”ISO15489-1初步调查分析业务活动确定文件要求评估现有系统确定满足文件要求的战略设计电子文件管理系统实施电子文件管理系统实施情况复审6电子文件管理流程的构建内容的变化时间的变化方式的变化增加简化复杂化人员业务活动之间的关系提前延长7全程管理：电子文件流程重组ABC顺序关系同时开始BAC并行关系循环关系ABC反馈关系AB或者BA排他关系BAC合并合并关系8电子文件流程管理1.明确管理目标管理对象管理要求92.确定需要开展的电子文件管理活动确认与处置捕获组织传递维护提供利用监管系统管理103.确定各项电子文件管理活动的承担者和开展时间11示例：三峡总公司声像档案管理流程档案部门应参加声像资料归档前的鉴定，对声像档案归档工作进行监督、检查和指导。档案部门对归档声像档案进行二次整理、补充著录和加工，声像档案著录信息进入计算机系统，实体入库保存。照片档案进馆后组织加工各机构按照声像档案归档范围的要求进行本机构声像档案收集、整理开始对归档声像档案进行著录、组卷、归档形成各类声像资料属于归档范围的声像档案由责任部门或摄影人负责进行收集与声像档案内容有关的文字资料对声像资料进行筛选、审定不归档的声像资料由各机构自行保存归档移交，履行归档移交手续归档声像档案的二次整理组卷、装盒进入档案馆库房、上架实体补充著录照片声像档案进行筛选审定结束判定载体形态照片、底片对应入袋，重要照片电分（不小于40M）数码照片冲印照片照片著录结束临时编号未电分照片扫描照片进入系统并录入著录信息、系统分类、图像编辑质检实体分类电子文件刻盘编制档号不合格合格声像档案进入系统并录入著录信息、系统分类、编辑12关键点：系统功能需求13示例：功能需求（MoReq2）备份和恢复4.3.1ERMS必须能够提供或者允许自动备份和恢复的程序，这些程序允许对全部或挑选的类、案卷、文件、元数据、管理参数以及ERMS的审计追踪进行备份，并且在需要时能恢复。4.3.2ERMS必须允许管理人员通过以下方式列出备份事项清单：明确规定备份周期；挑选需要备份的类、案卷和文件；分配备份存储媒介、系统或存放地点（离线存储、独立的系统、远程存放点）。第一阶段：电子文件的形成与办理保证电子文件的真实保证电子文件的安全保证电子文件的完整第二阶段：电子文件的归档与移交时间质量手续第三阶段：电子文件的保管与利用安全可用监控处置17前端控制——数据清理企业信息资源管理与配置的一个基础，就是对企业基础数据进行必要的清理。清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。18数据清理的内容部门职（岗）位文件名称文件形态文件类型文件走向19数据清理的方法基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。20数据清理清单21电子文件运动与业务活动的集成TITEL:KNOTEN:NR.:合同项目档案立卷分类流程A1.3项目分类1单位工程2扩大单位工程3多个扩大单位工程1.1按照文件类型分类施工综合性文件质量管理文件工程记录文件验收类文件设备类文件电气仪表安装调试验收文件图表类文件1.2合同项目分层分项工程单元一卷一盒一卷多盒根据档案数量分部工程综合类个性类文件分类2.1文件分类装盒综合类个性类根据文件数量多少3.1区分扩大单位工程仿照扩大单位工程综合类进行立卷仿照扩大单位个性类进行立卷立卷结束22元数据元数据的功能元数据标准元数据方案24252627元数据示例：元数据标准《信息与文献－文件管理过程－文件元数据第1部分：原则》GB/T26163.1-2010《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009电子文件归档与管理要求数据质量元数据格式分类长期保管存储格式纯文本：TXT、XML格式化文本：UOF、RTF、WPS、DOC版式文件：PDF/A、CEB、SEP图像文件：JPEG、TIFF、GIF、PNG、DjVu音频文件：WAV、MP3、WMA、OGGVorbis视频文件：AVI、MOV、MPEG《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T47-2009《电子文件存储与交换格式：文书类版式文档》《电子文件存储与交换格式：文书类流式文档》长期存储方法（美国ERA）BasicPreservationandAccessLegacyformatEnhancedPreservationandAccessMigratetostandardformatOptimalPreservationandAccess(PAM)Legacyformat+persistentversionPLANETS(2006.6.1~2010.5.31)PreservationandLong-termAccessthroughNetworkedServices明确档案部门管理电子文件的职责明确规定业务系统必须要满足档案管理功能要求，该功能要求由档案部门提出加强档案部门和技术部门、文书部门、业务部门合作37