财务费用报销和付款结算操作手册

【类别】操作手册【时效性】一般【秘密等级】无密级费用报销和付款结算操作手册发文字号:财字〔2016〕3号发行日期:2016年月日版本:A版接收方:各部门受控状态:非授控批准编制财务中心年月日年月日Page2of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！费用报销与付款结算操作手册第一章总则一、目的：根据公司《货币资金管理基本规定》、《费用报销管理规定》，为了明确各项费用开支报销、借款、付款结算业务操作规范，特制订本手册。二、适用范围：适用于公司总部及直营店铺。三、本手册所称结算是指公司经营活动中所发生的借款、付款、报销业务。第二章职责权限及时间要求四、职责：（一）、财务中心负责本手册的制定、修改、废止和解释工作；（二）、各部门严格执行本操作手册，各公司财务部负责本手册的实施管理和监控；五、结算业务签核管理规定：（一）按公司下达的人事任命通知和规定的审批权限履行结算审批职权；（二）、涉及到员工福利、补贴、工资报销，需经人力资源部审核；（三）具体审核要求为：1、直营店日常支出须经直营各级负责人审核；2、若流程中签核人因公在外不能及时签核的，在经上述最终审批人授权（书面授权书）后，由职务代理人或上一级主管领导签核。3、报销单据必须是正规票据，支出单据必须是与业务内容相符的发票或收据。4、各级主管、经理签核要领：（1）各栏内容是否填写清楚、完整、规范；（2）业务支出是否真实、合理，有无超出预算；（3）原始凭证、附件是否齐全、金额是否相符、粘贴是否规范；（4）是否符合公司制度、合同或报告规定，签批手续是否完整；（5）发票、收据是否符合要求；（6）是否符合报销期限。5、各类结算单据须按本规定所规范的签核流程签核后生效，财务部出纳核对签核流程及最终审批人签字后方可付款；不符合签核流程规范的单据，财务部出纳有权不予付款。6、付款后，出纳在登记流水帐后每天应连同有关凭证送交会计，经会计审核进行编制会Page3of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！计凭证。如发现审核不符规定情况的，应退回出纳交原申请人补正处理。7、对于报销人没有采取合理的方法、措施而造成公司资产浪费的，财务部有权只按市场合理价进行报销，超出合理价部分的金额由报销人自行承担。8、各个环节审批的最长期限:（原则上总金额在预算内且金额在10000元（含）以下的为1个工作日，否则为3个工作日）。六、结算时间要求为：（一）预算外资金单笔5万元以上（现金支付的2000元以上）的需第一时间提前两个工作日向财务部报告。（二）费用报销的时间期限为：按照权责发生制的原则，当月费用当月报销，当月20日之前的费用25日前报销完毕，当月20日至月底前3天的费用月底前报销完毕;同类型或同一项目的费用尽量一次性集中报销，报销期间为每月1-30日。超过以下费用核销期限的财务根据实际情况将从工资中扣款：（1）借款的费用，在支付之日起的7天内报销，其中差旅费报销以回到部门所在地的时间为报销起始时间。（2）银行转账支付给外单位的费用，以提交给银行的付款凭据上注明的日期算起的10天内报销。（三）每周一为财务收单日、周四为财务部报销支付日期，紧急情况需及时向财务部说明。第三章结算单据种类、结算流程及填写要求七、结算单据的种类：根据不同的结算业务，分别填写结算单据（见附件），其中：（一）员工个人借款填写《借款单》。（二）无发票直接支付给外单位的款项填写《大额费用付款审批单》。（三）出差费用报销填写《差旅费报销单》。（四）除第（三）条以外的费用报销时填写《费用报销单》。Page4of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！八、武汉结算管理流程（其他分公司参照执行）：无有业务经办人申请结算填写费用报销单或差旅费用报销单,附相关凭证财务中心审核出纳审核付款一级部门负责人审批会计开具现金收款收据，注明现金及单据金额退款人、出纳在收据上签字，会计、退款人、出纳各一联出纳审核付款或会计核销会计每月末编制未核销付款明细报各责任人及部门负责人核实原因后上报挂账及扣款清单Y经办人后期取得发票,填写报销单或差旅费报销单,附相关凭证有无发票/收据?填写借款单、付款单部门主管、经理审核/相关部门审核一级部门负责人审批部门主管、经理审核/相关部门审核N人力资源部审核工资中扣款财务中心审核经办人是否退款？超权限总经理/副总经理审批超权限总经理/副总经理审批Page5of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！九、结算单据填写要求为：（一）结算经办人填写结算单据并签字确认。（二）结算单据上填写的结算金额与所附原始凭证的金额一致，且各项金额的大小写相符。（三）各签字环节均必须采用全称和中文的方式，不可以使用任何代号、英文或其他语言。（四）填写结算单据时要用黑色的水笔或签字笔填写，禁止用铅笔或圆珠笔填写，且要求字迹清晰，不得有修改或涂改，大小写有栏头，合计栏的小写金额数字要靠左边填写。（五）在填写结算单据时如出现有属于我司代垫付的款项（即费用不是我司承担的），请同时填写上应收款单位的名称与金额；为客户支付的费用，须有客户的签名确认方可报销，特殊情况后补手续；对于客户商退货运输业务，不要选择“到付”方式。（六）费用报销时需填写费用归属的部门，对于发生代其他部门报销的情况，报销人须填写费用归属的部门，并经费用归属部门负责人签字确认后方可上报；一次报销多部门的费用时需附费用分解表，将费用分解到各部门（店铺）。（七）不同收款单位的结算支出，要分别填写结算单据；不同类支出项目不能在同一行中填写，要分开单独填写。（八）原则上不允许代人借款，特殊情况下代人借款时(经当事人确认)，代办人填写借款单并签名，财务将款项支付个代办人并挂代办人往来账，同时由代办人负责此款项的清理工作。（九）在填写大写金额时，在最大金额前要用符号表示封顶；对于符号之后金额为0的，大写要用零表示，不能用其他字或其他符号表示。（十）在填写结算单据时，需要清楚填写项目、期间、计算标准、合同或报告编号（若有）等。（十一）需其他部门会签的需及时会签完整，一般事前在各类申请表单上会签，申请表作为报销附件，若报销时未附申请表需其他部门会签的在结算单上会签。十、在结算或报销时需提供附件要求为：Page6of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！结算项目内容发票要求合同要求包括不限于于以下附件要求及规定经办部门部门会签集中报销要求差旅费业务出差的各项费用（住宿、交通、餐贴）住宿、交通费用项目报销必须有正式发票要附上《员工出差申请单》;对于2人以上（含）同住的或统一由某员工支付全部住宿费的，需同行人员本人签名。业务招待费餐费、礼品（含货品）、代金券、交通、住宿餐费、外购礼品、交通、住宿须有发票公关、送礼等开支报告董事长水电费直营店要提供水电费发票附缴费通知单；房东代收的另需提供房东付款发票复印件并注明计算过程；预存需在报销单上注明余额。行政部行政部经办的店铺费用需营运部会签行政部经办的费用需集中报销办公室、宿舍、仓库办公费邮政费、快递费用服务业发票固定合作商的要有合同邮递单办公室费用：行政部快递单或快递登记表：各相关部门集中报销通讯费：座机费、移动电话费、网络费通讯发票办公室费用部门分解表行政部集中报销书刊费、印刷费、年检费、保安费、保洁费增值税、服务业发票行政部集中报销固定资产固定资产、低值易耗品（含电脑、软件）提供增值税发票或收据固定合作商的要有合同（1）事先填写的“固定资产申购表”；（2）固定资产验收入库单、验收报告；（3）领用时领用人的签字证明（属于手提电脑的，领用人需要在“笔记本电脑领用单”上签字确认）。（4）保修单；工程类：工程部；其他：行政部所有固定资产需行政部会签；电脑、打印机等电子设备申请单信息部会签；办公用品购买办公用品、办公物料增值税发票或收据固定供应商的要有采购合同统一由公司行政部购买并指定供应商;建议采用月结方式；1)验收入库单;2)相关验收报告;3）提供的清单中要区分到各费用承担部门。行政、店铺店铺购买的办公用品需行政部会签；集中报销Page7of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！物料消耗布麦、手提袋、包装袋、吊牌等物料支出增值税发票或收据固定供应商的要有采购合同1)验收入库单;2)相关验收报告;3）提供的清单中要区分到各费用承担部门。采购部工服外购工服增值税发票或收据固定供应商的要有采购合同工服分配表营运部车辆相关费停车费、年审费、过桥过路费等过桥、停车用、年审费统一费用发票。均需要在付款单上注明所属的车辆号码；1、路桥费、停车费、加油费、维修保养费必须分项填写;2、路桥费必须注明车辆的号码与同行人员姓名并经同行人员证明（除同行人员为客户外）;3、车辆维修、保养费须先事前提出书面申请经相关负责人审批；4、车辆行车记录。物流部、行政部集中报销车辆保险费用保险发票油费、车辆修理费、保养费汽油、维修、保养及购置用品需开增值税发票;促销费促销品、赠品、陈列、宣传用品、其他促销支出增值税发票、服务业发票外购、制作申请单营运部广告费媒体、报刊、户外广告发布、及制作费用广告发票合同及合同审批表广告投放申请明细汇总表和刊登证明原件;并且对市场费用的投入，事前要有预算，事后须有评估报告；总经办售后服务费产品售后发生的各项打扁、洗衣等费用销售发票/劳务发票须附上“裁改裤脚、洗衣费用一览表”物流部集中报销市内交通费非出差期间地铁、公交、的士等交通费车票、定额发票集中报销运费货品运输、装卸、运杂费等费用运输业运费发票固定合作商的要有合同市内运输的需填写市内运费登记表，同时提供运输发货清单和证明人证明;空运方式运输的，须在业务发生前提供相关负责人审批文件到财务部备案;物流部物流部运费登记表或报销单集中报销会务费内部组织的会议（含加盟商会议、年会、总结会等）服务费发票总经办项目费用集中报销外部组织的会议（政府、协会、机构等召开的会议，服务费发票须附上“会议通知”总经办Page8of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！含交通、食宿等费用）培训费内训（内部培训、团队拓展费用等）服务费发票报告总经办外部培训（外聘老师或去外地的培训等费用，含交通、食宿等费用）培训费发票合同及合同审批表总经办人力成本薪资、社保、个税、激励、福利、劳务派遣等社保方面：社保局提供的收款证明已经相关领导审批的工资方案，按部门汇总工资表和社保明细表，扣款明细表，员工奖励需附报告。人资行政部汇总报销招聘费招聘发生的费用（含猎头费）服务业发票单笔1万元以上需要合同人资行政部租赁费店铺及办公室、仓库、宿舍等租金及租赁押金公司：统一正式发票；个人：地税局开具缴税凭证或中介房屋租赁发票。合同及合同审批表采用银行转帐方式；合同费用（直营店：市场部办公室、宿舍、仓库：行政部）按职责权限审批物业管理费支付物业管理费发票内容要有管理费合同及合同审批表按职责权限审批转手费、押金单店及办公室转手费、押金发票或收据合同及合同审批表按职责权限审批装修费店铺、办公场所装修费用支付开具的建筑业发票固定合作商的要有合同1、须提供明细的工程装修预算单、装修合同上报审批后方可施工（特殊情况例外）；2、工程装修结束后提供竣工单和决算单到财务部;3、对于分期付款方式的，付款时要附上工程进度表;4、原则上要保留不低于工程总额5%的质量保证金，同时质量保证金支付的时间不能短于半年。工程部竣工验收单：市场部集中报销Page9of12扩源比节流重要，但节流比扩源更容易实现！道具灯具、家具、地板、物料等增值税发票工程部修理费信息系统维护、办公设备维修，店铺零星维修费1)1000元以上物品修理费需要提供加工修理修配增值税发票;2)工程维护的要提供工程发票;对属于承包了一定范围和期间的工程维修要签定合同涉及店铺的，要店铺负责人签名证明工程部维修单：营运部、行政部集中报销供应商货款货款入库单采购合同采购部董事长货品定金订单采购部董事长保险费非车辆保险费用支付保费发票合同及合同审批表人资行政部中介机构服务费顾问、律师、资产评估、验资、审计等中介机构费用服务业发票单笔1万元以上需要合同顾问费：总经办顾问费每月集中报销工会经费工会经费各类发票工会主席