电子设备管理办法(试行)

公司名称XXXX编号XJHD05-1-1文件名称电子设备管理办法（试行）共3页14-05-01第0次修改保密等级公开第一条目的为规范电子办公设备管理，延长设备的使用寿命，保证公司内部网络稳定运行，实现硬件及耗材的规范化管理，建设一个稳定、有序、高效的计算机网络办公系统，特制定此管理办法。第二条适用范围我公司所有计算机硬件及周边设备（如台式电脑、笔记本、打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、数码相机等），所有网络硬件设备。第三条适用对象及管理部门1．本办法适用于公司全体员工。2．人力行政部为公司电子设备管理部门，负责设备的采购、使用分配、维护协调、盘点组织等工作。第四条设备添置1.新购设备添置程序：根据实际工作需要，新购设备由使用部门以部门为单位提出书面申请，经人力行政部审核，总经理审批后，由人力行政部统一购置。当新设备是配备给新员工等特殊情况时，人力行政部应当及时与用人部门对接，原则上应当在新员工到岗前配备完成，不影响其入职及工作开展。2．公司为部门负责人以上岗位配笔记本电脑，具体规则如下：（1）笔记本价位：5000元以内。笔记本电脑配置由人力行政部统一决定购买。若配置对象需其他型号且超过5000元的，超过部分由其本人承担。（2）所配置的笔记本电脑实行折旧制，原则上折旧期限5年。若设备配置人员在折旧期限内离职或岗位调整时，实行以下操作：1补足折旧期限内剩余期限所对应的金额后，笔记本电脑归配置人员所有。2设备配置人员无意愿接受折旧赔款，经人力行政部对设备进行剩余价值的评估，可酌情考虑不予赔款，电脑所有权归公司所有。3.更换设备：（1）更换标准：原设备已达不到工作所需或严重影响工作进度时。（2）更换设备添置程序：申请人根据实际情况以部门为单位提出书面申请，经人力行政部审核，总经理审批后，由人力行政部统一购置。人力行政部因在接到审批完的申请单及采购清单后3个工作日内配置到位。如出现特殊情况（厂家货物短缺、自然灾害等），人力行政部不能按时配置，应及时通知申请部门，并尽快完成配置，原则上不得超过5个工作日。4.采购原则：所有办公设备及耗材由人力行政部公开对外询价，再根据价格和质量等因素确定供应商。第五条设备领用（更换）使用部门填写《电子设备领用（更换）登记表》，经人力行政部核实后进行发放或更换。第六条设备维修或更新当设备故障时，人力行政部根据其故障程度，安排维修或更新。1.维修程序：人力行政部联系相关维修人员进行维修，若维修费超过两百元时应报人力行政部经理审批。2.更新程序：当设备严重故障需要更新时，相关部门提出书面申请，经人力行政部审核，总经理审批后，由人力行政部统一购置更新。人力行政部因在接到审批完的申请单后3个工作日内配置到位。第七条设备盘点1．盘点负责部门：人力行政部；2．盘点间隔时间：一年进行两次盘点，原则上第一次盘点安排在本年5-6月间，第二次为年度盘点，安排在本年11-12月间。3．盘点原则：盘点时，相关部门应合理安排时间进行，以免影响正常工作，盘点必须连续进行，尽量在一个工作日结束，年度盘点两个工作日必须结束。第八条使用保养1.按电脑操作规程使用，注意用电安全。下班时，务必要将电源插座的开关关闭，节假日时，更应将插头拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。2.日常维护。应对电脑及其相关设备进行日常维护，保持设备使用环境和设备本身的清洁，做到防尘、防潮、隔热。人力行政部每年对单位内所有电子设备进行一次检查，对没有做到对电子设备使用日常维护的部门，视设备损耗程度做出书面警告及相应的处罚。3.打印机及外围设备的使用。打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，硒鼓有无碳粉，针式打印机是否有断针。当出现卡纸等故障时，严禁强行抽纸或自行拆装，应及时报修。4.其它设备如移动硬盘、扫描仪、数码相机等均系精密特殊仪器，使用人员应严格按照设备说明书进行操作和保管。5.未经公司人力行政部同意，不得随意打开机箱，更不允许公司之外的人员维修。经过公司人力行政部同意的，在外请人员对电子设备维修时，公司应有人自始至终陪同。第九条保管责任1.分配给各部门的电子办公设备，部门负责人是其管理、安全运行的第一责任人，日常使用、保养应确定专人负责。因工作岗位变动，应协同人力行政部做好移交接工作。人力行政部负责每年进行一次设备使用和保管情况的摸底调查。2.所有扫描仪、数码相机、摄像机、笔记本电脑、移动硬盘等特殊设备由人力行政部统一保管，各部门根据需要办理借用手续。拟借时间不超过一个星期的属“短期借用”，只需借用人办理借用手续；超过一个星期但在一个月以内的要办理续借手续；拟借时间超过一个月的属“长期借用”，必须经人力行政部经理批准并明确归还时间。3.所有设备借用必须明确安全责任人，设备外借期间由安全责任人全权负责，如毁损、不全、遗失，由安全责任人照价赔偿。赔偿细则：（1）设备遗失或丢失时：先关负责人赔偿折旧期限内剩余期限的相应金额，原则上折旧期限为5年。（2）设备损坏或不全时：根据设备使用年限，相关负责人赔偿设备维修费或赔偿相应费用，具体金额根据实际发生金额为准。第十条耗材管理1.适用范围：本制度中耗材是指打印复印纸、激光打印机之碳粉、碳粉盒、单硒鼓、硒鼓组件，针式打印机之色带，一体机之碳粉、碳粉盒、硒鼓、载体，传真机之热敏纸、碳粉、墨盒，摄相机之磁带以及刻录光盘等。2.管理原则：统一购置，统一管理，杜绝铺张浪费。因违反规定使用私购耗材造成设备毁损的由当事人照价赔偿。3.报销原则：当所需购置的耗材超过两百元时，需经人力行政部经理审批同意后，方可购置。第十一条办法实施与解释本办法自2014年5月1日起实施，条款内容由人力行政部负责解释。