会议组织流程及注意事项

会议组织流程及注意事项一、会议筹备（一）会议资料准备在必要时将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。（二）会议通知拟定会议通知分为书面通知和短信通知，其中在较为紧急情况下采用短信通知。1、提前5天拟定会议通知，报部门主管审核，再由分管副总审批签字后以书面文件形式下发，下发时签收人须登记存档；2、通知内容必须包含时间（24小时制）、人物、地点、事件等要素，以“骨”的形式编写；3、会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行，会议时间的确定须与人力资源部主管协商并进行登记；4、紧急通知采用短信形式下发，下发前负责人员须拟定短信通知内容及参会人员短号，交与行政部相关人员（现为何惠敏）进行短信通知。（三）会议议程安排1、会议议程须以正式文件形式拟定；2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程，会议分为几项内容；3、议程安排时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-12:00或者14:00-18:00，如果是有外部人员参加的会议需要考虑是否安排餐宿问题。（四）会场布置1、提前3天，填写好会议室、横幅（和欢迎牌）申请表，交与行政部及广告部相关负责人；2、领回横幅（和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部，并在会议前一天追踪横幅是否挂好（欢迎牌是否摆放正确）；3、会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料等正确摆放于会议桌上（注：销售部人员水牌可摆在靠边位置）；4、需用到视频放映时，提前调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器械，并负责为外部人员接入电脑等事宜。（五）现场安排（人员入场时）1、若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与调度室，并安排人员在会议当天接待外部人员；2、会议开始前在会场入口处设立签到处，组织参会人员签到，并指引外部人员入座；3、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员；4、会议开始前3分钟，迅速将未到场人员的水牌及资料撤收，并安排靠后人员填补空位。二、会议中（一）会议记录及服务1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录和拍照，允许时准备好U盘进行拷贝；2、提前通知广告部做好现场摄影准备，会后留底；3、安排1人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。（二）其他注意事项1、准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动，认真做好会议记录；2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间；3、须车间现场参观的，提前与行政部沟通，安排好车辆及参观路线，并通知相关车间做好现场准备，并安排专职人员全程陪同外部人员参观。三、会议结束后（一）整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料，进行备案。（二）对会议整个策划及组织过程进行总结。四、会议组织流程图有要求图1会议策划及组织流程图部门主管审核会议室、横幅等申请会场布置分管副总审批通知及议程拟定通知发放会议开始资料整理及总结外部人员接待，会前签到车间现场参观会议结束内部会议外部人员参与会议会前签到会议开始参观结束，外部人员离厂车间现场参观会议结束资料整理及总结五、人员安排及具体分工人员安排及具体分工情况如下表1所示：表1人员安排及具体分工表序号具体分工安排人员数1通知、议程的拟定及发放1－2人2会议室、横幅、用车等申请及追踪1人3接待外部人员1－3人4组织签到及指引入座2人5现场布置（包括撤收未到人员水牌及资料）2－3人6电子设备调试、接入及处理会议中设备问题1人7会议现场拍照及外部资料拷贝1人8茶水服务1人9陪同外部人员车间参观不定10会后资料整理及总结1－2人注：以上具体分工的人员可重复安排。