ISO9001外审工作准备和应对技巧

ISO9001外审工作准备和注意事项AaronJiangOct/08/2012外审行程安排1外审准备工作3外审注意事项4人员基本要求5外审过程说明2二阶段审核10月09日周二外审行程1ISO9001：2008二阶段审核目的：第二阶段审核为现场审核，验证组织的质量管理体系是否按照策划来实施，实施是否有效，是否符合ISO9001标准的要求，外审形式说明2⑴公司及各部门架构准备，欢迎牌制作。⑵落实7S，同时做好物料状态标识，如不合格等。⑶统一着装工作服，体现公司的精神面貌。⑷审核工作的配合:⒈审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至审核结束。⒉各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。⒊外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。⒋对审核中的每一作业项目，需安排一个人主答。⒌现场操作人员的筛选，要安排拉、组长在场。不熟练之关键工位人员可安排调班。外审准备工作3⑸审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。⒈对文件和记录进行归档，以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。⒉检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。⒊任何修改或涂改要有签名或盖章。⒋各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。⒌电脑打印的质量记录，有打出姓名者，签核栏亦需签名或盖章。⒍表单记录内容的空白处要划记“/”，避免空白。⒎所有文件、规范禁用手写涂改，或使用涂改液修改。⒏确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。外审准备工作3⑹各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。⑺做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按ISO9001：2008要求及文件要求实施。⑻对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。⑼对自己本职工作的要求应熟悉并描述重要的参数、数据。外审准备工作3⑴受审核时，每一位员工必须要做到的⒈知道应做什么事；⒉知道如何做事；⒊知道做事的依据；⒋用记录证实所做的事；⒌任何事都应形成循环（即PDCA模式）。⑵受审核时,应保持正常的心态⒈不怕出现不合格，任何不合格都是改进的方向；⒉尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性；⒊尽快纠正不合格。外审注意事项4⑶受审核方在审核中的角色⒈2:8规则⒉20%听问题，听懂了才能回答对；⒊80%回答问题，回答时要谨慎。⑷先确定了解问题后再回答⒈认真听，听不懂必然会回答不准确；⒉不懂就问，审核员会换一个角度询问；⒊一定搞清楚所问问题，再考虑清楚后回答。外审注意事项4⑸受审核时,回答问题的基本原则:⒈依据文件回答问题；⒉依据实际情况回答问题；⒊紧紧围绕提问，不要扯太远；⒋语言简单明了；⒌不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。外审注意事项4⑹回答问题时就注意哪些⒈只说自己的事，不说别人的事；⒉只说该说的事；⒊用证据说明问题；⒋自信而又不失谦虚；⒌多解释，不争论；⒍有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。外审注意事项4⑺回答问题时应避免出现⒈不懂装懂；⒉说别人的事；⒊所说的不符合事实；⒋谋求帮助；⒌对其他部门或人员进行诋毁；⒍争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。外审注意事项4⑻在审核进行过程中如何采取纠正行动⒈力争在审核组离开前纠正不合格；⒉当天提出，尽可能当天纠正；⒊自己提方案，自己纠正；⒋经审核员确认可以接受。⑼正式审核时审核员经常询问哪类问题⒈你是做什么的？⒉你是如何进行工作的；⒊有无记录证明你已正确地进行了工作？⒋你为什么要这么做？外审注意事项4⑽回答审核员时的基本点⒈以文件为基础；⒉以质量记录为依据；⒊以实际情况来证明。⑾每一位员工回答问题时的心态应该是⒈自信，相信所做的绝大部分是正确的；⒉谦虚，承认个别情形会存在某些问题；⒊不推卸责任。外审注意事项4⑿在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善⒈对现场进行卫生整顿等清理工作；⒉保证现场使用的文件为有效版本；⒊每个部门进行自查自改；⒋每位员工对照文件，熟悉工作职责；外审注意事项4⑴在审核前对最高领导有什么要求？⒈了解质量方针的内涵；⒉了解质量目标及其实施方法和实施情况；⒊了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；⒋了解本组织质量体系的基本情况；⒌了解本组织的质量工作状况各级人员基本要求5⑵在审核前对管理者代表有什么要求？⒈熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系；⒉了解相关的其他文件（如技术文件）；⒊熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责；⒋熟悉内部质量审核和管理评审的情况；⒌熟悉本部门的质量工作情况。各级人员基本要求5⑶在审核前对部门主要负责人员有什么要求？⒈了解质量方针、质量目标；⒉熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；⒊熟悉本部门与相关部门的工作接口；⒋熟悉对下属的工作要求；⒌熟悉对本部门的质量工作情况。各级人员基本要求5⑷在审核前对文件管理人员有什么要求？⒈熟悉所管理的文件的范围；⒉熟悉文件管理程序；⒊熟悉文件修改情况；⒋熟悉文件的归档；⒌随时拿出所需的文件。各级人员基本要求5⑸在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员有什么要求？⒈熟悉岗位职责；⒉熟悉依据的规范、程序等；⒊熟悉使用的工具、设备等；⒋熟悉使用的统计方法；⒌经过培训，持证上岗。各级人员基本要求5⑹审核前对一般工作人员的最基本要求？⒈熟悉本岗位职责；⒉熟悉从事工作所依据的文件；⒊熟悉工作中需作的质量记录；⒋熟悉工作接口；⒌熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系；⒍熟悉本组织的质量组织（质量责任人、管理者代表等）⒎熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。各级人员基本要求5