某药业公司供应商审计管理制度

*************公司管理标准标题供应商审计管理制度文件编号起草人起草日期年月日被替代文件审核人审核日期年月日共17页第1页批准人批准日期年月日生效日期年月日颁发部门质量部颁发份数4份分发部门：质量部、生产部、供销部、档案室目的：保证原料、辅料和包装材料质量符合注册工艺要求和法定标准，确保产品质量稳定、安全、有效范围：适用于对药用原料、辅料、包装材料的供应商的审计、评估和变更。责任：质量部、生产部、供销部对本规程的实施负责。内容：1．物料的分级及供应商分类1.1A级物料：直接影响药品质量的原料、辅料和直接接触药品的Ⅰ类包装材料等直接影响药品内在质量的物料经风险分析后定为A级。1.2B级物料：对药品质量有一定影响的辅料如中药材炮制用的盐、酒、醋等，外包装印刷材料如小盒、说明书、纸箱等定为B级。1.3C级物料：非印字的不直接接触产品的包装材料打包带、胶带等和生产区的消耗品如鞋套、洁净服、帽子、洗手液、消毒液等。1.4供应商分两种，一种是生产企业直接供货的，这种情况只需对生产企业进行审计；另一种是由商业单位供货，这种情况除了审计商业单位的经营资质外还需要对生产企业进行审计。2.评估部门的职责及选择原则2.1质量部应当对A级、B级物料的供应商进行质量审计、评估，会同生产部、供销部对主要物料供应商（尤其是生产商）的质量体系进行现场审计，并对质量评估不符合要求的供应商行使否决权。企业法定代表人、企业负责人及其他部门的人员不得干扰或妨碍质量管理部门对物料供应商独立作出质量评估。2.2质量部应当指定专人负责物料供应商质量评估和现场质量审计，成立以质量管理负责人为组长的审计小组，组员由质量、生产、供销部门人员组成，负责对物料供应商质量评估和现场质量审计，向物料部门分发经批准的合格供应商名单。审计小组人员应当具有相关的法规和专业知识，具有足够的质量评估和现场质量审计的实践经验。2.3供应商的选择原则：生产和质量管理体系稳定，具备合法资质，产品质量稳定，供货能力较强，药品生产所用的原辅料、与药品直接接触的包装材料应当符合相应的质量标准。进口原辅料应当符合国家相关的进口管理规定。3.不同级别物料供应商需审计的内容和标准文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第2页共17页3.1A级物料供应商审计3.1.1资质审计3.1.1.1原料（1）审计内容：营业执照、生产许可证、经营许可证、GMP证书、GSP证书、原料药生产批件、质量标准、经营授权书、业务员资料；进口物料的进口批件、样品的检验报告书（包括生产企业的检验报告书和口岸药检所的检验报告书）、海关证明文件等。（2）合格标准：有以上资料，并在有效期内，生产或经营的范围包括拟供货的物料。3.1.1.2辅料（1）审计内容：营业执照、生产许可证、经营许可证、具有药品批准文号的药用辅料的生产批件、质量标准、经营授权书、业务员资料、样品的检验报告书。（2）合格标准：与原料相同。3.1.1.3Ⅰ类包装材料（1）审计内容：营业执照、生产许可证、经营许可证、药包材注册证（进口药包材注册证）、经营授权书、业务员资料。（2）合格标准：与原料相同。3.1.2现场审计物料供应商现场审计项目：机构和人员、厂房和设施、设备、物料管理、生产管理、质量管理、产品运输、变更控制等，具体审计内容见《供应商现场审计表》。3.2B级物料供应商审计3.2.1资质审计3.2.1.1辅料（1）审计内容：营业执照、生产许可证、经营许可证、经营授权书、业务员资料、样品的检验报告书。（2）合格标准：有以上资料，并在有效期内，生产或经营的范围包括拟供货的物料。3.2.1.2包装材料（1）审计内容：营业执照、生产许可证、经营许可证、经营授权书、业务员资料、样品的检验报告书。（2）合格标准：同辅料。3.2.2现场审计（必要时进行）3.2.2.1辅料（1）审计内容：厂房、设施、卫生、质量管理、售后服务。（2）合格标准：参照A级物料供应商现场审计项目。3.2.2.2包装材料（1）审计内容：厂房、设施、卫生、质量管理、售后服务、印刷品版号的管理、防止混淆的措施等。（2）合格标准：参照A级物料供应商现场审计项目。3.3C级物料供应商审计3.3.1资质审计内容：营业执照、生产、经营许可的证明文件。文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第3页共17页4.审计的实施供应商的审计包括：首次审计、日常审计、定期审计。4.1首次审计4.1.1质量管理部对拟采购物料的供应商发出《供应商调查表》由供应商填写，并同时提供相应的资质材料。4.1.2由质量管理部对供应商的资质和质量管理水平进行初步的评估，对通过初步评估的供应商按照物料级别要求对其进行资质或现场审计。4.1.2.1资质审计：根据风险评估结果，对风险较低的B级物料供应商和C级物料供应商只审计其资质。4.1.2.2现场审计（1）对A级物料和风险较高的B级物料则必须进行现场审计，审计时按照“现场审计的内容和标准”进行，做好审计记录，并召开有供应商代表参加的总结会议。（2）对存在严重缺陷的供应商若无采购意向则说明后结束审计，若仍有采购意向则提出定期整改的意见。（3）对一般缺陷提出整改措施。（4）质量管理部在规定的时间内完成《供应商现场审计报告》。4.1.3质量管理部将审计情况填入《供应商审批表》，报质量受权人。4.1.4质量受权人根据《供应商审批表》，做出同意、不同意采购或经整改后重新审计的意见。4.1.5质量管理部门将受权人的意见写入《供应商现场审计报告》，反馈给相应的供应商和物料采购部门。4.1.6审计资料由质量管理部门归档。4.2日常审计4.2.1质量部根据物料验收和日常使用的情况每季度进行评分，及时反馈给供应商要求整改，同时告知供销部，对接近降级或终止采购标准的预先进行警告，通知采购人员制定紧急预案；达到降级标准的由质量部通知供销部降级处理，报知质量受权人；如出现严重质量问题或达到中止采购标准的，立即通知受权人，由受权人批准中止采购。4.2.2每年对供应商进行年度质量回顾，评选优秀供应商，达到降级标准的通知供销部在下一年度降级采购。4.3定期审计对资质进行定期审计，审计其资质是否在有效期内，是否发生过变更，本公司订购的物料是否仍在该供应商的生产、经营范围内，变更后是否更新资料等。对需现场审计的供应商根据上次制定的再审计日期进行现场全面审计，同时跟踪上次发现的问题以及年度质量回顾中存在的缺陷，落实整改是否到位，对本次审计发现的问题提出整改意见。如发现严重缺陷，存在较大的质量风险则报请受权人中止采购，对已使用该物料的产品进行风险分析及采取相应的措施。文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第4页共17页5.供应商变更5.1主动变更：如开发新的供应商，撤销原供应商。5.2供应商采取的变更：如新的生产场地，起始物料的变更，生产工艺变更，质量标准和检验方法变更。5.3供应商变更根据本文件第3.和第4.规定的内容进行重新审计。6.合格供应商名单的发放质量部应当向供销部分发经批准的《合格供应商名单》，该名单内容至少包括物料名称、规格、质量标准、生产商名称和地址、经销商（如有）名称等。7.供应商日常评估标准供应商质量评估标准接收标准到货批次一年内总到货批次数＞20批一年内总到货批次数≤20批放行批次情况合格批次≥95%不合格批次＜2批产品投诉（缺陷）≤15%严重缺陷≤15%纠正和预防措施如果超出以上标准，执行以下纠正和预防措施：停止采购该供应商物料；执行风险评估；执行现场审计；降级采购或取消其合格供应商资格。4．附件附件1：供应商调查表附件2：供应商现场审计表附件3：供应商现场审计报告附件4：供应商审批表附件5：供应商变更申请单附件6：合格供应商名单5．变更历史变更日期版本号变更原因变更内容由B版变更为C版依据2010版GMP修订文件整体升级文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第5页共17页附件1：SOR-SMP-ZL-001-01******有限公司供应商调查表供应商名称电话联系人传真1.产品通用名称：化学名称：商品名称：注册号/批准号：2.制造商/供应商厂名：地址：电话/传真：主要联系人姓名/职位：主要联系人电话/传真：公司所有权性质：贵企业是否是一公司的子公司或分部？Yes□No□如果是，请标明公司名：3.工厂质量负责人员联系方式姓名：职位：联系电话/传真：邮箱：4.机构和标准贵公司是否已采用质量管理体系？Yes□No□贵公司是否已经ISO9000-9004或GMP和/或FDA认证？Yes□No□如果有，标明最近的接受认证的时间和授证号：贵公司的质量管理系统是否已经由独立机构审计（国家机构或私人机构）？Yes□No□如果有，请写明机构名称：贵公司有多少员工从事生产相关操作：以上产品是否遵循官方标准，如：中国药典？Yes□No□如果有，请写出标准名称：产品放行的决定是由质量部门外的其他部门完成的吗？Yes□No□贵公司是否同意由我司质量部代表审查贵公司工厂？Yes□No□贵公司是否具有欧洲/美国产品法规文件或适宜的证明文件？Yes□No□贵公司是否同意提供产品法规文件的公开部分？Yes□No□文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第6页共17页5.技术问题生产问题：贵公司是否生产以上产品？Yes□No□如果不是，请把此问卷的复件传给以上产品的制造商继续填写在最近的1至3年中，贵公司的名称，所有权性质，生产地址，产品种类或主要组织架构人员有过变更吗？Yes□No□如果有，请标明是什么和何时：在你们的制造工厂是否生产或加工其他类产品？如果有，请标出产品名称：Yes□No□青霉素/头孢Yes□No□细胞毒素Yes□No□类固醇/激素Yes□No□其他危险/有毒物质Yes□No□如果是，采取何种手段避免交叉污染、混淆或标志错误？贵公司的产品是否在同一个工厂内生产？Yes□No□贵公司的产品生产是否使用同一主要生产设备线？Yes□No□贵公司的产品/灌装设备是否专用？Yes□No□产品于何时开始商业生产：生产过程中是否用到从动物中获取的起始原料？Yes□No□如果是，是否采取措施以减少受动物传染病影响的风险？Yes□No□是否用到以化学物质/无机物为起始原料？Yes□No□是否用到以植物为起始原料？Yes□No□是否用到以生物制品为起始原料？Yes□No□是否所有生产用原料都建立了质量标准？Yes□No□是否对所有原料都进行质量检验？Yes□No□是否具备原材料的合格供应商清单？Yes□No□是否保留样本？Yes□No□关键的生产和灌装设备是否经过确认？Yes□No□生产工艺是否经过验证？Yes□No□是否建立了设备的清洁程序？Yes□No□关键设施设备是否经过清洁验证？Yes□No□有何设备：关键设备是否建立了预防维修制度？Yes□No□生产用水是什么：水系统是否经过确认？Yes□No□文件编号：文件名称:供应商审计管理制度第7页共17页水质是否定期监测？Yes□No□定期监测的周期是多久：厂房：厂房何时建造：是否有对厂房的环境控制情况进行确认？Yes□No□生产区和检测房间是否有清洁SOP？Yes□No□是否有限制进入的规定？Yes□No□质量保证：质量控制是否独立于生产？Yes□No□是否定期进行自检并且保留相关的检查记录？Yes□No□是否会执行生产再加工或返工？Yes□No□是否对最终产品包装/密封系统进行稳定性考察程序？Yes□No□产品是否始终遵循同一经注册的生产工艺/程序生产？Yes□No□若生产工艺有重大变更时贵公司是否会通知我公司？Yes□No□通常一批产品的批量是多少：是否确认了一批产品的均匀性？Yes□No□如果是，如何确认其均匀性的：有原料/包材或产品送工厂外的实验室检验的吗？Yes□No□是否每一批产品都按规定的质量标准进行检验？Yes□No□在最终产品中是否存在任何溶剂残留？Yes□No□请标明品种名和处于的水平：在最终产品中是否存在任何杂质？Yes□No□请标明品种名和处于的水平：产品是否按程序提交微生物污染检测？Yes□No□是否能提供一特定批的检验报告书？Yes□No□是否定期对员工进行培