2.用户操作手册-中国石化物资供应管理综合信息平台

1供应商手册中国石油化工集团公司物资装备部2014年3月2目录第一章温馨提示……………………………………………3第二章中国石化供应商管理要求…………………………5第三章供应商注册简要流程………………………………9第四章全球供应商管理系统用户管理主要内容…………11第五章常见问题解答………………………………………15附件：全球供应商管理系统用户操作手册………223第一章温馨提示各供应商：为进一步加强供需双方合作，现将有关事项提示如下：一、请各供应商及时登录中国石化全球供应商管理系统（），阅读有关通知，熟知相关要点，确保与中国石化业务往来过程中提供的各项资料、填报的各种信息客观、真实、准确。二、请各供应商严格遵守与中国石化签订的合同（协议），认真履行合同（协议）中的各项义务，持续提高履约质量。如给中国石化造成损失，应根据法律规定和合同（协议）条款约定承担违约责任。三、请各供应商严格遵守国家法律法规以及反对商业贿赂的有关规定，不要向中国石化及其人员提供折扣费、中介费、佣金、礼金、有价证券、支付凭证、贵重物品等，严格遵守商业道德和市场规则，共同营造公平公正的商务交易环境。四、请各供应商严格遵守中国石化供应商管理有关规定，避免在廉洁从业、质量、价格、交货、服务等方面出现违约行为，如给中国石化生产建设物资供应造成影响，将受到书面警告、通报、暂停交易资格和取消网络成员资格等处罚。五、请各供应商及时更新重要资质证书，中国石化对供应商的生产许可证、经营许可证等国家法律法规明确要求的重要资质证书有效期进行监控，有效期到期前1个月给予提示，未维护有4效期或到期未更新资质证书的，将暂停交易资格。六、请各供应商及时更新联系人姓名、电话、电子邮箱等信息，及时维护公司简介、经营范围、开户银行及账号等中英文信息，以便了解供应商基本情况，及时沟通联系。七、请各供应商及时更新基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等情况，以便全面了解供应服务能力，客观评价供应商整体实力。八、真诚希望各供应商努力改善经营管理，不断提高售后服务质量，优化质量保证体系，提升产品质量和服务能力，诚实守信，规范经营，与中国石化共同打造高度负责的企业。5第二章中国石化供应商管理要求中国石化建立统一的供应商网络，所有物资采购必须在网络内选择供应商。中国石化实行统一管理、分工负责的供应商管理体制。物资装备部是中国石化供应商的归口管理部门，企业物资供应部门是企业层面供应商的归口管理部门。一、实行资格预审制对申请准入的供应商资质状况和供应服务能力进行全面审查，审查合格后方可加入中国石化供应商网络。严禁先采购后进行资格预审。（一）资质审核1.审查基本资质、财务状况、资质证书等，判断是否具备生产经营资质。2.审查生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等，判断是否具备供应服务能力。3.核对供应商经营范围和申请许可供应产品目录，判断申请范围是否符合要求。（二）现场考察按照统一的供应商现场考察评价标准，对资质审查合格的供应商，从基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面进行现场考察，查实供应商的资质和供应服务能力。（三）综合评定供应商资质审核合格、现场考察合格后，按程序进行准入审6批。二、实行许可供应产品目录制按照中国石化物料编码，根据供应商的优势产品，限定准入供应商的许可供应产品目录，采购部门严格按照供应商许可供应产品目录采购，严禁超许可供应目录范围采购。三、实行年度评审制每年对交易供应商的资质、整体实力和供应风险进行年度审查评价。1.资质审查。审查供应商许可供应产品是否在公司经营范围内，重要资质证书是否有效，注册资金、固定资产等是否符合供应商现场考察评价标准，联系人、联系电话、供应商简介等供应商电子档案信息是否完整准确。2.整体实力评价。对供应商基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面进行整体实力评价。3.年度风险评估。对供应商重要管理人员变化、资产重大变化、经营状况、生产负荷情况、延期交货、供应质量等方面进行年度风险评估。4.提出年审意见。根据供应商资质审查、整体实力评价、年度风险评估等情况，提出供应商年审意见，在供应商管理系统中录入整体实力评价结果和年审结果。5.对年审合格的供应商保留其交易资格；对年审不合格的供应商停止其许可供应产品目录交易资格。四、实行动态量化考核制对每一家供应商从整体实力、质量、价格、交货、服务、供应金额、奖惩等方面进行动态量化考核。对每一家供应商动态量7化考核得分结果，反映供应商的业绩。供应商业绩得分=（整体实力评分×30%）+（质量评分×20%）+（价格评分×5%）+（交货评分×10%）+（服务评分×10%）+（供应金额评分×25%）±供应商奖惩评分。整体实力评分由物资供应部门组织对供应商基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等方面评价打分。质量评分及服务评分，分为物资供应过程评分和使用过程评分。物资供应过程质量、服务评分由物资供应部门对每笔合同（订单）评价打分；使用过程质量、服务评分由物资供应部门组织使用单位对物资使用和提供服务情况进行评价打分。价格评分及交货评分由物资供应部门对每笔合同（订单）评价打分。供应金额评分按照物资类别或品种，根据考核期内供应商的累计合同（订单）金额自动计算评分。奖惩评分是对供应商在中国石化生产建设中做出的贡献或造成的不良影响评价打分。五、实行业绩引导订货机制根据供应商业绩，按照物资类别或品种，每年发布供应商业绩排名；根据供应商业绩排名和年审结果，对供应商按照进行分级管理。在年度采购策略、项目采购策略中应用供应商业绩排名及分级结果；在具体采购业务中，对业绩排名靠前、级别高的供应商适当倾斜，对2年内受到集团公司内部通报、暂停交易资格等处罚的供应商适当扣罚，落实业绩引导订货机制。六、实行违约供应商“零”报告和处罚制8各石油石化企业每月向总部物资装备部报告违约供应商情况，没有违约供应商的也要“零”报告。物资装备部调查核实有关情况，对有重大贡献的供应商根据贡献程度，给予加分奖励；对有违约行为的供应商根据不良影响程度，给予警告、集团公司内部通报、暂停交易资格6个月、取消供应商网络成员资格等处罚。处罚情况记录供应商档案，处罚分值纳入供应商业绩。七、实行承诺制所有网络供应商必须与中国石化签订《廉洁从业责任书》，并作为交易合同的附件，与合同具有同等法律效力。凡违反《廉洁从业责任书》，经核实后一律取消中国石化供应商网络成员资格。物资供应系统所有科级以上干部每年签订廉洁从业承诺书，物资装备部全体员工每年签订廉洁从业承诺书。八、供应商网络持续优化机制一是每年清理连续2年无交易业绩的供应商和供应商许可供应产品目录。二是每月对供应商的生产许可证、经营许可证、特种设备制造许可证等14个重要资质的有效期进行监控，到期一个月前给予提示，超过有效期不更新的，停止供应商交易资格。9第三章供应商注册简要流程申请加入中国石化供应商网络的供应商实行注册制管理。因供应商类别不同，注册中要求填报的内容有所不同（详见附件），以下为保供类供应商注册简要流程。一、登陆中国石化全球供应商管理系统（）仔细阅读“供应商注册流程”及“中国石化关于供应商管理的严正声明”后进入“注册信息”页面，录入供应商登陆的用户名、密码和联系人等信息。二、仔细阅读廉洁从业责任书,选择同意后方可进入下一步。三、选择境内外标志、供应商类别、供应商类型，进入维护联系人信息界面。四、维护联系人信息，通过手机和邮箱校验后进入下一步。五、填写公司概况。包括基本信息、联系信息、财务状况、银行信息、经营范围、公司简介等6部分内容（*为必填项）。六、维护申请入网产品目录，选定供应商申请供应产品所属专业、属性，填写供应产品详细情况。七、维护供应服务能力，包括基本资质、生产检验能力、仓储运输能力、研发能力、质量保证体系、售后服务体系等。八、准确录入资质证书名称和有效期，上传资质证书和公司图片等。九、选推荐单位,需选择一个中国石化物资装备部或中国石化下属石油石化企业作为入网的推荐单位。十、所有信息填报准确、真实，确认无误后提交审核（提交10后审核期间不能撤回或更改信息）。供应商注册简要流程图11第四章全球供应商管理系统用户管理主要内容一、注册信息查询及修改注册信息在提交前可以修改，提交后无法自行修改。在推荐单位审核信息之前，供应商可自行撤销。如推荐单位已审核，供应商则不能撤销审核，状态显示为正在审核中，审核通过或审核拒绝。如注册申请被驳回，可按要求修改后再次提报。二、供应商档案信息查询登录全球供应商管理系统，进入供应商档案维护界面。可进行一般信息查询。包括供应商当前状态、服务关系、产品目录、交易明细、资质证书否在有效期等情况，接收查看整改通知单、现场考察评价表维护通知，查看关键信息变更审批进展和结果。三、一般信息维护供应商档案中的一般信息由供应商及时维护、修改，确保信息真实、准确、完整。供应商应及时更新上传最新的企业相关资质证书，正确维护证书的有效开始、结束日期。重要资质证书有效期到期前1个月，系统将提示及时更新重要资质证书，重要资质证书到期未更新的，停用供应商的交易资格。四、关键信息变更申请供应商申请关键信息（名称、税号、类型）变更，需在供应商管理系统中申请并上传相应附件，经审核、公示后变更。五、供应商增加、启用许可供应产品目录，需要与各石油石化企业物资供应部门联系。由供应商向石油石化企业或及国际事业公司各境内外公司12线下申请，根据管理权限，审批通过后变更。六、整改通知书反馈对现场考察有问题、年审不符合要求或有违约行为的供应商将通过信息系统发布整改通知书。供应商进入整改通知书的信息页面，会看到发布的整改通知书的详细信息。供应商要制定整改措施进行整改，并将整改情况和整改结果及时填报提交。七、供应商业绩查询13供应商电子档案信息表序号信息名称更新要求1营业热照号：关键信息，变更时需按《供应商信息变更流程》，从系统中申报并上传相关证明材料，报批审核通过后生效。2国税号：3供应商名称：4供应商类型：5营业执照（副本）：1、图片要求：原件扫描。复印件、照片无效。2、资质要求：有期限要求的，必须在有效期内。如营业执照、生产许可证等。每年6月底前更新上传当年年检合格的营业执照。3、格式要求：扫描图片大小适中（规格800*600），清晰可辩，图片一律放正。图片横置或倒置无效。4、恪守商业道德协议书须在系统内下载，签字盖章后扫描上传。5、“*”表示国家法律法规明确要求的重要资质。6税务登记证（副本）：7组织机构代码证8廉洁从业责任书9质量管理体系认证书10生产许可证*11特种产品经营许可证*12其他证明文件13中国石化供应商准入与现场考察评价表（必填）14通讯地址：最新通讯地址。15工商注册地：与营业执照一致。16注册国别/省份：与营业执照一致。17注册资金(元)：以元为单位，半角。18邮政编码：最新通讯地址。19法定代表人：1、电话（座机、手机）、传真、电子邮件；2、联系人的手机号和电子邮件一定要认真填写。3、联系人的手机号是系统发布电子通知的快捷方式，电子邮件是供应商查询用户名和密码的最好方式。20销售负责人：21联系人：22开户银行及账号：基本开户银行及账号。23授权签约人姓名、身份证号码、允许签订合同的权限和范围。24经营范围：与营业执照一致。25供应商简介：内容不少于300字（或600字节）26人员情况：实际职员数量。14重要资质证书明细表序号证书名称资质有效期过期的将停止交易资格（国内供应商）资质有效期到期一个月前提示（国内供应商）1廉洁从业责任书√√2营业执照副本√√3API认证√√4生产许可证√√5煤炭安全生产许可证√√6煤炭经营许可证√√7危险化学品生产许可证√√8危险化学品经营许可证√√9危险化学品运输许可证√√10特种设备制造许可证√√11民用爆炸物品销售许可