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商务报告制作方法与演示逻辑商务演示报告制作目录•基本要素•版面构成•数据图表一二三•非数据图表四商务演示报告制作ClientReady——为读者和听众着想,设计友好的界面,使他们花费最小的代价阅读和理解表述的内容直观1.AnswerFirst:整理摘要与总结,首先说出结论2.ImportantFirst:重要的先表达3.使用图表,直观的表达思路与结论4.注重版式设计:方便阅读,赏心悦目逻辑1.目录清晰:目录结构清楚明白2.提纲先列:提供引导阅读的逻辑大纲3.逻辑呈现:通篇逻辑严谨周密4.注重过渡:利用过渡手段保证全文连接为整体其他1.材料完整:支持结论的依据充分,可直接看到,或方便的查阅2.表述专业:语言表达专业严谨恰当3.数据注明出处:提供数据来源保证数据可以验证核实商务演示报告制作1.目标,恰当的PPT,为恰当的人1一个PPT只为一类人服务,针对不同听众制作不同层次内容。2演讲PPT的场合也非常重要,是一对一?一对多??或者是公开演讲???3你的PPT永远是为听者服务,所以在设计的时候,一定不要以自我为中心。4你的PPT只讲一个重点,不要试图在某个PPT中既讲技术,又讲管理。商务演示报告制作2.逻辑,唯有逻辑,使PPT具有说服力1PPT要有清晰、简明的逻辑,所以,最好就用“并列”或“递进”两类逻辑关系。2一定要通过不同层次“标题”的分层,标明你整个PPT逻辑关系(但最好不要超过3层纵深)。3建议每个章节之间,插入一个空白幻灯片或标题幻灯片。4演示的时候,顺序播放,切忌幻灯片回翻,使听者混淆。商务演示报告制作3.风格,有个人风格的PPT,易记忆1通过“母版”,定义你的PPT风格——商业应用中,一般应趋于“保守”的风格。2所有风格中,最重要的是“简明”的风格:尽量少的文字;尽可能多的图表与简洁的数字。3留白天地宽,所以,母版背景切忌用图片等;而只用空白或是很淡的底,以凸显其上图文。4用标准的、已被成功应用的各类图表工具,不要自造。5尽量少的使用动画,尽量少的使用声音,特别是一些正规的场合。商务演示报告制作4.布局,结构化你的PPT1单个幻灯片布局要有空余空间,要有均衡感。2PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片;结构化它们,体现你的逻辑性。3整个PPT最好不要超过30页面。4完成PPT之后,切换到“浏览视图”,整体看看有没有不协调的地方。商务演示报告制作5.颜色,PPT,不是绘画1整个PPT,包括图表,最好不要超过4种颜色。2整个PPT的几种颜色,一定要协调,因此建议多用同一个色调的。3不要自造颜色,而应用“屏幕取色器”,去“扒”已经成功应用的颜色。4完成PPT之后,切换到“浏览视图”,整体看看颜色有无突兀的地方。商务演示报告制作6.过程,行动的PPT2最大的忌讳是演讲的时候,对着PPT照本宣科地念上面的文字!!!3主题-暂停-下一个主题,如此循环,注意使用“暂停”使演讲平滑过渡。4不要试图去用PPT阐述复杂的概念,永远记住PPT只说清晰、简明的事物。5善用比喻和象征;善于调动听者参与互动;但谨慎地使用幽默。1演讲结构:开展白、主体演讲、结束语。商务演示报告制作幻灯片的基本要素幻灯片长宽比例页眉页脚标题123图表表格图片456文本文本框指示符号底色底纹789流程图示意图线条101112商务演示报告制作专业的四点1.清晰2.严谨3.层次分明逻辑1.正确2.明确3.新颖4.独到观点1.清楚2.简洁3.风格4.美观5.统一形式1.准确2.完整3.可复查4.一手5.有时效数据商务演示报告制作目录•基本要素•版面构成•数据图表一二三•非数据图表四商务演示报告制作巴巴拉·明托(BarbaraMinto)三十多年来,明托女士致力于向人们传授明托金字塔原理。迄今为止,明托已经为美国、欧洲、澳大利亚、新西兰和中东等国家和地区绝大部分大公司和许多管理咨询公司讲过课,并在哈佛商学院、斯坦佛商学院、芝加哥商学院、伦敦商学院以及纽约州立大学等做过讲座。1961年1963年1966年1973年巴巴拉·明托成为哈佛商学院录取的第一批女学员之一;成为麦肯锡公司第一位女性咨询顾问,在写作方面的长处很快得到赏识;被派往伦敦,负责提高麦肯锡欧洲员工的写作能力;出版TheMintoPyramidPrinciple。商务演示报告制作我们向读者展示的这种结构应该具有金字塔的四个基本特征。GAA1A2A3BB1B2B3CC1C2C3特征二:任何一个层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括。特征三:每组中的思想必须属于同一个范畴。特征四:每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。特征一:一篇文章的结构必定只支持一个思想,这个思想将概括所有各级各组的思想。商务演示报告制作金字塔的三种结构主题子主题子主题子结构一:主题和子主题之间的纵向关系子结构二:子主题之间的横向关系序言子结构三:序言的讲故事结构商务演示报告制作横向关系主要是确定同一级别的思想之间的逻辑关系,这种关系或者是演绎推理或者归纳推理鸟会飞我是鸟因此,我会飞我会飞,因为我是鸟法军坦克抵达波兰边境德军坦克抵达波兰边境俄军坦克抵达波兰边境多国坦克集结波兰边境,可能意味着------演绎推理归纳推理商务演示报告制作目录•基本要素•版面构成•数据图表一二三•非数据图表四商务演示报告制作制作图表的目的-对决策形成支持05010015020025030035040001020304050各省销售额与客户数量对比图平均各省销售额70.3万平均各省客户数量10.3个各省销售额:万元客户数量:个山东吉林江苏河北辽宁商务演示报告制作从历年各国汽车需求结构上看,轿车也是绝对的主力各国轿车销售量占汽车销售量的比率变化88.20%85.90%77.50%70%57.10%84.60%90.40%92.70%93.90%92.70%76%83.90%86.20%85.30%84.40%48.50%44.20%55.30%65.60%73.60%31.30%61.20%73.90%80.90%74.80%87.30%20.00%30.00%40.00%50.00%60.00%70.00%80.00%90.00%100.00%1955年1960年1965年1970年1975年1980年1985年1990年1995年美国德国法国韩国巴西信息来源:国家发改委宏观经济研究院《世界汽车工业道路-趋势-矛盾-对策》、新华信研究商务演示报告制作图表(graphics)的基本构造丰田汽车在中国计划达到的生产能力(万辆)5.010.020.015.030.02.07.012.017.022.027.032.02005年2007年2010年皇冠佳美信息来源:天津开发区投资网丰田计划2010年在中国生产100万辆汽车,占领中国汽车市场15%的份额。3.05.05.08.00.50.51.01.01.01.53.03.05.05.00.05.010.015.020.025.02002年2003年2004年2005年威驰霸道陆地巡洋舰花冠皇冠佳美刻度线标志图例脚注网格线数据单位图表标题数据图形数据值标志说明文字商务演示报告制作成功的图表应该具备以下五个特征信息来源:国家发改委宏观经济研究院《世界汽车工业道路-趋势-矛盾-对策》、新华信研究46.48%45.91%44.41%51.97%58.34%63.26%67.22%53.52%54.09%55.59%48.03%41.66%36.74%32.78%30%35%40%45%50%55%60%65%70%2000年2001年2002年2003年2004年E2005年E2006年E私人轿车所占比率商务轿车等所占比率私人购车已经成为推动中国汽车市场发展的主力1、每张图表都传达一个明确的信息2、图表与标题相辅相成3、选择正确图形4、格式完整5、文字清晰商务演示报告制作做图的要点合适的图表风格的选择正确选择图形合理选择图表要素•根据阐述目的、听众、读者选择图表类型•根据数据类型选择图形•刻度•图例•标注•边框•字体与字号•线形•网格线•颜色•底纹•标志线•附表•根据文档主题选择风格商务演示报告制作数据关系的类型数据关系对比关系•对两个可比变量进行对比,以发现差距相关关系•判断两个变量的相关性以确定它们之间的相互影响的程度•相关性还分为:•直接因果关系•间接因果关系•非因果关系趋势关系•一个或几个变量随另一个变量的发展而发展的规律商务演示报告制作图表的类型柱形图雷达图折线图散点图气泡图柱状趋势图其他柱状图其他折线图柱状对比图饼形图面积堆积图刻度图商务演示报告制作柱形图的功能:用于显示对比或趋势柱形图趋势对比相关商务演示报告制作柱形图——用于显示对比或趋势CAGR(1990-96)62%MM产出RMBBn(1996RealRMB)0.41.12.63.84.44.54.9100887656413836平均价格指数:用柱形图表示产出随时间的变化0123451990199119921993199419951996商务演示报告制作被调查对江动集团从事行业进入门槛的看法132411201.7%18.6%33.9%5.1%40.7%051015202530很高较高一般较低很低0%5%10%15%20%25%30%35%40%45%柱状分布图-可与饼图互换有效样本数:59接近40%的中高层被调查者认为江动集团从事行业的进入门槛较低或很低商务演示报告制作柱状对比图0%10%20%30%40%泰安、济宁、荷泽、济南聊城、德州、淄博、东营、滨州烟台、威海青岛枣庄、临沂山东低档洗衣粉市场主要品牌占有率比较全力蓬莱阁加佳大众洁能蓬莱阁鹿牌大众蓬莱阁红花蓬莱阁鹿牌红花蓬莱阁鹿牌蓬莱阁洁能红花•从上图可以看出,蓬莱阁在山东本地的地位已经受到鹿牌、红花等品牌的威胁,如不集中力量抢占市场,势必丧失这片根据地,进军全国市场更无从谈起•注:此处低档洗衣粉指专门针对农村市场,每百克批发价大约在0.4元以下的洗衣粉商务演示报告制作汽车产量及国家对汽车行业的投资图107.09113.1387.1121.06170.27241.78162.78183.16206.82234.15325.12444.370501001502002503003504004505001998年1999年2000年2001年2002年2003年投资额(亿元)年产量(万辆)国家将继续保持目前对汽车产业的投资力度信息来源:《中国汽车工业年鉴》•汽车产业是国民经济的“发动机”,汽车工业每增加1个百分点的产出,能够带动整个国民经济各环节总体增加10个百分点的产出。•汽车工业可以带动钢铁、冶金、橡胶、石化、塑料、玻璃、机械、电子、纺织等诸多相关产业,可以延伸到维修服务业、商业、保险业、交通运输业及路桥建筑等许多相关行业,可以吸纳各种新技术、新材料、新工艺、新装备,可以形成相当的生产和市场规模,可以创造巨大的产值、利润和税收。商务演示报告制作练习:将下表用柱状对比图表示出来长途IP电话业务市场占有率比较省公司重庆四川北京江苏移动35%15%38%10%联通25%25%15%10%网通/电信30%28%40%38%铁通8%10%5%20%卫通2%22%2%22%商务演示报告制作横向拄状图2001年单缸机销量前20名企业的单台利税对比62910099887467534231292618161630-104116-61-10-200-1000100200300400500600700时风常发峨嵋常内全椒常工江动常林慈溪三环镇江东风亚美珂常通巨菱莱动如皋柴滨湖武进五菱新乡金坛常柴元商务演示报告制作城市居民家庭户均金融资产分布情况5.50%5%7.50%13%10.40%19%21.20%12.50%6%0.00%5.00%10.00%15.00%20.00%25.00%0.2万以下0.2-0.5万元0.5-1.0万元1.0-2.0万元2.0-3.0万元3.0-5.0万元5.0-10万元10-20万元20万元以上从消费者构成角度看,金融资产(主要是储蓄)超过5万元的城市居民家庭可以承受购车付款或购车按揭首付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