开会前的准备(文秘工作人员必备)

开会前的准备为建立健全会议服务三级检查保障工作，确保全区性大型（重要）会议和区直机关各部、委、办、局的各项会议圆满顺利地进行，特制定机关后勤保障中心会务管理岗位职责。一、大型（重要）会议的会务服务大型（重要）会议期间，后勤保障中心会务组负责人全面负责会议的接待工作，召集各有关人员召开会前会，布置会前准备工作。区机关事务管理局对会务情况检查指导：一级检查对服务人员的检查，包括：会议服务人员着装准备等。对照会议备忘录，落实服务细节等。二级检查对会场布置的检查，包括：整体会场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、会徽等项目落实情况。三级检查机关事务管理局会同会议主办单位进行全面检查，协调会议服务环节、跟踪会议服务需求，落实会议服务细节，协助会务组完成会议接待任务。(一)全区性大型（重要）会议1、会议计划召开全区性大型（重要）会议，会议主办单位应提前三天报会务组安排。会议组织者应以同时以书面（紧急情况除外）或电话，通知机关事务管理局和会务组负责人。2、会前准备(1)确定会议名称、会标、欢迎牌、会议指示牌、会场座位安排示意图，会期、参加人员范围、开会时间和地点；(2)设置主席台桌椅、讲台，桌牌、签到册、签到笔，选票箱、会徽；(3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视；(4)会务组织者提供会议议程，或牵涉到需要插播音乐的有关领导讲话稿；(5)会内音乐：迎宾曲、国歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等；(6)主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等；(7)主席台茶水、湿纸巾，参会人员矿泉水或茶水；(8)调配会务专用车辆，联系交警大队协助交通安全；(9)保卫人员执勤；(10)会议组织者要求准备的其它事项。3、会议签到会议组织者应事先准备签到册。规模较大的会议实行个人签到，单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况检查或抽查。4、会议文件全区性正式会议的会议文件由会议主办单位准备。会务组协助通知文印室打印文件材料并组织装袋。会议结束后，会务组应及时将剩余的会议文件移交会务主办单位。5、会务纪律(1)会务服务人员应穿戴整齐，统一制服。(2)不迟到，不早退，有事离开应提前向会务组负责人请假；(3)规定时间内加水、倒茶。(4)会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。6、大型会议设备要求多媒体音视频信号源图像清晰音质优美，并根据需求配备投票表决功能以及会议大屏幕显示。控制室控制所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能。工作人员通过电脑控制，实现复杂的管理，包括：话筒管理，资料产生和显示，表决方式，内部通讯，建立代表数据库，出席登记和音频处理。7、设备操作(1)发言话筒(包括主席机和代表机)，话筒有一个红色的指示环，当打开话筒时指示环亮起来。为了防止声反啸叫，当打开话筒后，扬声器停止发声。(2)大屏幕投影机是多功能会议中心的重要组成部分。会务人员必须掌握投影影碟、录像等视频信号，以及投影实物、图文以及计算机画面等专业技能。(3)每个座位前配备投票器，可以进行会议方式/问卷方式投票表决。配合计算机机及投票软件可以统计显示表决结果。(4)电话会议系统与摄影机、视频展示台等设备配合构成（视音频）多媒体会议系统。通过话筒耦合器、输入/输出MIC/音频信号，以播放背景音乐或会议扩声参与远地会议。(二)重要会议1、制定会务服务保障的准备时间进度表；2、调配会务专用车辆，派车接机(车)；3、安排住宿：参加会议的(男、女)客房数、会务组用房；4、预订餐宴：欢迎酒会、欢送晚宴、茶歇，早、中、晚餐等；5、外围保卫由区政法委综治办负责协调公安、边防、当地派出所；6、饮食卫生和疾病防患由区卫生局指派医院、卫生防疫站负责；7、（可能）存在的问题，解决方案及要求；8、印制装订会务材料，代办会议水果(采购、清洁、摆放)；9、订制胸牌，订购胸花，联系专业摄影，组织快餐、点心；10、会前准备：(1)会议名称；(2)会议主旨和目标；(3)会议时间；(4)会议地点；(5)会议议程；(6)出席人员（桌牌）；(7)会议茶水；11、内勤保卫、参观考察途经地的交通安全；12、会议结束，派专车送客人前往机场、火车站；13、会议组织者要求准备的其它事项。(三)定期或不定期的常规会议1、会前应明确会议主题和出席或列席人员数量；2、不定期的重要会议，承办人应提出会议企划书；3、召开例会，通过电话或书面填报“会议室使用登记表”提出会议申请，经会务组确认。二、会务工作的后勤服务保障1、大会堂门厅摆放高档盆景，增强美化效果；2、主席台布置不厌其烦，数次调整，达到庄重、大方的要求，受到各方领导认可。3、机关食堂承担两会会务工作人员的膳食服务，落实专人值班，按大会要求除正常供应工作套餐外，还提供夜餐服务，保证菜肴质量；4、文印室承担党代会、人大会和政协会的会议材料印制任务，在抽调人员上会服务的同时，实行两班倒，停人不停机，２４小时为两会服务，做到稿到即排，及时分装会议文件，交付会议组织单位。三、定期检讨会议纪律执行情况1、及时掌握会务工作执行情况，重视会务操作规程；2、高度重视党代会、人大会和政协会等大型及全国性(重要)会议服务。保障会务抓好落实。明确责任分工，细化工作方案，要求：(1)、加强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育；(2)、接待服务工作细致、周密；及早制订会议服务保障方案，做到万无一失。(3)、高标准、高质量完成会议保障工作，为大型(重要)会议提供一流服务。(4)、严格按照标准对会场布置、客房服务、菜肴质量、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。(5)、检查会务用车的车容、车况，并对驾驶员的服务行为规范提出严格要求。(6)、严格执行卫生值日制度，清洁人员负责会议场所卫生清扫；(7)、会场内电风扇、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。(8)、会务筹备组负责大会的住宿安排、餐证发放、车辆安排，联系会场布置的有关事宜。(9)、会务人员再次核对上一级领导同志参加大会的通知联系事宜。会议组人员在会议期间要为大会提供全过程、全方位、全天候高效、快速的优质服务，处处体现“满意+惊喜”的服务宗旨。要求做到：一丝不苟，精益求精；挥洒自如，忙而不乱；尽善尽美，万无一失；各负其责，协同作战。