四川射洪市东岳乡农村集体产权制度改革档案整理方案

—1—东岳乡农村集体产权制度改革档案整理方案一、农村集体产权制度改革档案的界定农村集体产权制度改革档案主要指：村股改工作组在机构设立、宣传动员、教育培训、建章立制、清产核资、成员界定、会议讨论、公告公示、折股量化、登记注册、权证发放、收益分配等农村集体产权制度改革过程中形成的所有痕迹资料。二、农村集体产权制度改革档案的归口管理村形成的档案资料统一纳入本村文书档案保管，乡自身形成的档案资料或者村上交乡的备案资料纳入乡文书档案管理。三、归档范围和保管期限东岳乡农村集体产权制度改革档案资料收集范围和保管期限类别归档范围保管期限备注政策文件类省、市、县、乡关于产权改革的政策性文件永久会议类会议记录第一次（成立领导机构会议）永久必有项会议记录第二次（讨论《方案》会议）永久必有项会议记录第三次（成立股份经济合作社及选举董事会监事会会议）永久必有项股份经济合作社设立大会《会议纪要》永久必有项机构设立类股份经济合作社董事会名单永久必有项股份经济合作社监事会名单永久必有项实施方案审批类村级《实施方案》（含成员界定标准）永久必有项交乡备案讨论《实施方案》的重大事项民主决策表永久必有项《实施方案》申报永久必有项—2—《实施方案》乡（街道办事处）的批复永久必有项调账申报方案永久据实公告公示类《实施方案》的公告文件永久必有项《实施方案》的公告照片永久必有项清产核资结果的公示文件、公示照片永久必有项成员确认结果的公示文件、公示照片永久必有项资产核销公示永久据实管理制度类股份经济合作社财务管理制度永久必有项股份经济合作社章程永久必有项股份经济合作社登记证书复印件永久必有项登记表册类清产核资登记表（1-9表）永久必有项交乡备案成员摸底表永久必有项农村集体经济组织成员登记表（簿）永久必有项交乡、县备案折股量化初始登记表永久必有项股东股权登记簿永久必有项交乡备案股权证发放登记表永久必有项调账方案表永久据实产改工作统计表永久必有项产改工作验收表永久必有项说明：1.“类别”栏所列的类别只供收集资料用，不作为档案的实体分类方案。2.“备注栏”标注为“必有项”的资料，是指不管村的规模大小、资产多少都应该产生的资料，检查验收时会重点检查这类资料。备注栏标注为“据实”的资料是指该项资料不是所有村都有，发生了相应事项的才产生相应的资料。备注栏标注为“备案”的资料，村要多制作一份上交所属乡或县农业局备案。3.各村可在此表基础上本着删繁就简的原则酌情增加资料项目。增加的资料保管期限划为“永久”。4.为了便于组卷，将各级制发的政策性文件的保管期限划为“永久”。四、农村集体产权制度改革档案的整理我乡农村集体产权制度改革档案采取立卷整理。即按照—3—档案资料形成的先后顺序装订成案卷的形式，将关联紧密的或者反映同一事项的档案资料装入同一案卷。档案整理分为如下步骤：第一步：收集。档案资料的收集工作是档案整理前必须完成的重要工作，档案资料收集不齐全将直接影响档案的利用价值。村在整理档案前要对集体产权制度改革中形成的档案资料充分收集，将散失在办公场地或村干部个人手中的档案资料逐一清理出来，将不属于产权制度改革的资料剔除出去。档案资料要签章齐备，文件制作规范，落款时间符合逻辑，有破损的要修补，因涂改而影响档案凭证性的要重新制作，所有档案原则上必须是原件归档。第二步：排序。档案资料收集齐全完整后要对其进行排序，先将所有档案资料按照产权制度改革工作流程顺序排列再将反映同一事项或者关联事项的档案材料调整在一起。第三步：组卷。按照产权制度改革工作流程顺序将档案资料排列好，再将反映同一事项或者关联事项的档案材料调整在一起，从中取出若干份文件用卷皮包装好，每卷文件的厚度不得超过卷皮脊背的厚度。第四步：编写页码。案卷组卷完成后，卷内文件的顺序就固定下来了。这时就可以对卷内文件编写页码。以卷为单位每卷单独拉通编写页码，在卷内第一份文件的第一页右上角用黑色签字笔写：1，背面如果有有效内容则在背面左上角写：2，依次类推直至编写到最后一页。第二卷又从1开—4—始编写页码，直至编完所有案卷的页码。卷内目录和备考表不编页码。第五步：编写卷内文件目录。卷内文件目录填写示例（见表1）（以太和乡白马寺村第一卷产权改革档案为示例，本卷共9份文件）：卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1川农业[2015]21号四川省农业厅四川省农村集体经济组织成员资格界定指导意见2015.03.1212射府办发[2015]53号射洪县人民政府办公室关于印发《射洪县农村集体经济股份合作社工商登记管理实施意见（试行）》的通知2015.11.1373射府办发[2016]46号射洪县人民政府办公室关于印发《射洪县关于进一步扩大农村集体资产股份合作制改革试点实施方案》的通知2016.07.07134太和乡人民政府试点村“村集体资产股份合作制改革”工作方案2016.08.09215太和乡白马庙村白马庙村集体资产股份合作制改革第一次村民代表大会议程2016.08.10316太和乡白马庙村白马庙村农村集体经济重大事项民主决策表2016.08.11327太和乡白马庙村白马庙村集体资产股份合作制改革第一次村民代表会议记录2016.08.11338太和乡白马庙村白马庙村集体资产股份合作制改革工作小组成员名单及公示图片2016.08.11369太和乡白马庙村白马庙村集体资产股份合作制改革实施方案及公示图片2016.08.1138—451011表1—5—各项目填写说明：顺序号：该份文件在卷内的排列顺序，每卷均从1开始排，第一份文件排1，第二份文件排2，......依次类推。文号：一般是红头文件原件或复印件上的发文代字。没有文号则不填。责任者：指文件的制作者或者署名者，盖章的文件以盖章内容为准，没有盖章的以落款为准，既无盖章也无落款的以文件头子为准，以上都没有则需要进行考证。此项不得空缺。题名：即文件标题，标题不全或者不能准确反映文件内容的则需要自拟题名，自拟部分用“[]”（中括号）括起来。此项不得空缺。日期：文件形成时间。例如：2015年3月2日形成的文件，日期格式为：2015.03.02，月、日不足两位的要补0。2015年11月13日形成的文件，日期格式为：2015.11.13。此项不得空缺。页号：指该份文件的首页右上角所占的页码数。卷内最后一份文件的页号填起止号。例如，卷内最后一份文件第一页的页号为38，最后一页为45，则这份文件的页号为38—45。此项不得空缺。备注：需要对该份文件进行文字性说明的则填在对应文件后的备注项。卷内文件目录放于案卷封面之后，卷内第一份文件之前。—6—第六步：编写卷内备考表。见表2（表2）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷人：由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。立卷时间：填写立卷结束时的日期。卷内备考表放于本卷最后一份文件之后，卷皮底面之前。第七步：拟写案卷题名。用简明、概括的文字将卷内文件的主要内容揭示出来，案卷题名一般30至40字左右，最多不超过50字。见表3。—7—表3射洪县档案局监制太和乡白马寺村村民委员会全宗号农村集体产权制度改革类（统一这样填）目录号省农业厅、县府办、太和乡、白马庙村关于成员界定、登记注册、合作制改革、村民大会的意见、通知、方案、议程、会议记录及公示图片（按此格式填）年度案卷号自2015年3月至2016年8月保管期限永久本卷共9件45页归档号全宗号目录号案卷—8—全宗号：不填，或者填写村名，例如：太和乡白马庙村。目录号：填写阿拉伯数字：1，2，3......。每个数字可以管理999卷文书档案，超过999卷，则目录号重新给定。目录号要连续，不得出现重号，漏号。年度：脊背年度栏填写卷内文件所属年度，例如：2016。跨年度组卷的，年度统一填最近一份文件所在年度。案卷号：与对应年度文书档案一起归档后拉通编写案卷号。归档号：在归档过程中临时给的档号，可不填。第八步：装订。在离卷皮左边脊背1.5厘米处用打孔机打间隔均匀的3个孔，3个孔将案卷高度均匀4等分，然后穿棉线装订打结，具体方法见附图。装订前要将所有文件的订书钉、回形针、大头针等装订金属物去除，装订孔不得压正文，不得掉页。