乾坤木业组织结构诊断报告(彭烨)

青岛乾坤木业有限公司组织结构诊断报告北大纵横管理咨询二零零二年六月目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析缺失部门分析重点回顾与初步建议北大纵横的主要发现•人少机构多，家族色彩比较重•施工、采购和人事管理应作为局部管理的重点•乾坤需要加强计划(包括公司整体经营计划、月度工作计划、营销计划、资金计划、生产计划、采购计划等）管理，建立严格的计划管理控制系统•乾坤处在在企业发展的关键阶段，不进则退•跨部门协作和信息共享困难，主要工作流程没有形成规范的闭环，难以形成良性循环•缺乏规范的知识管理，不能把生产和安装中的经验形成规范化的操作规则，提高生产和安装的效率•人力资源管理流程整体需要加强，并与战略计划、公司文化密切结合•培训考核流于形式，培训效果评估不规范•缺乏竞争淘汰机制，容易形成冗员沉淀•业绩、态度和培训考核流于形式，使得月度考核基本上由遵守纪律情况好坏来决定•员工的薪酬缺乏激励性，职位、工资和年度奖金级别少、差距小，影响内部公平目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析缺失部门分析重点回顾与初步建议乾坤木业的主要问题点战略；；；组织；；文化随着公司规模扩大，凝聚力下降，工作效率下降；应该力争任人唯贤；员工有时感到不受尊重；应该尽量做到制度面前人人平等；公司文化和经营理念要落到实处，防范形式主义；管理管理上随意性大；中层管理人员基本上是在最高层的推动下向前走；员工习惯于按指令行动，还不适应按制度主动开展工作；部门之间的计划不协调。资料来源：乾坤访谈与分析价值链分析部门结构分析：家族色彩浓厚总经理财务部企管部生产部总仓库售后部国际业务部采购部业务一部业务二部总经理助理乾坤处于企业发展的一个关键阶段，不进则退主业务流程一：大厅销售程序销售部仓库财务部公司领导客户购买意愿购买意愿到仓库看货导购接待确定顾客意向NO放弃YES签销售合同交款下生产单是否缺货缺不缺是否缺原材料通知领导不缺主业务流程一：零售客户退板程序售后服务销售仓库财务客户退板购买意愿到仓库看货导购接待确定顾客意向NO放弃YES签销售合同交款下生产单是否缺货缺不缺是否缺原材料通知领导不缺主业务流程一：零售客户换板程序售后服务销售仓库财务客户换板购买意愿到仓库看货导购接待确定顾客意向NO放弃YES签销售合同交款下生产单是否缺货缺不缺是否缺原材料通知领导不缺主业务流程一：原材料采购流程销售部仓库采购部公司领导财务部信息搜寻采购意向接到采购任务作出采购决策缺是否缺原材料通知领导不缺采购采购决策通知有关通知财务付款付款主业务流程一：原材料入库流程销售部仓库采购部公司领导财务部干燥采购意向仓库检验是否缺原材料通知领导入原材料库水分合格通知有关原材料运达主业务流程一：生产辅料采购流程销售部仓库采购部公司领导财务部干燥采购意向仓库检验是否缺原材料通知领导入原材料库水分合格通知有关原材料运达主业务流程一：生产流程销售部仓库公司领导购买意愿领原材料下生产工艺单确定顾客意向放弃YES签销售合同通知分检原材料下生产单是否缺货缺不缺生产部成型组油漆组包装组加工成型四面刨车间细工艺流程人员配置车间主任：一人负责成型车间各项事务，设备调试班长：一人负责本班组人员安排，设备调试磨刀机操作员：一人修磨设备使用的各种刃具四面刨机操作员：三人品检、送料、接料双头铣操作员：二人送料、接料领料选料底槽口底面刨槽舌加工槽口加工刨侧面基准送料正面刨检验两端企口截断齐头印字油漆和包装车间细工艺流程领料上料底漆砂光机冷却输送机UV干燥机滚筒式涂装机粉尘清除机喂料砂光机UV干燥机滚筒式涂装机粉尘清除机冷却输送机粉尘清除机淋前滚涂机淋幕式涂装机恒温输送机UV干燥机分色收料输送机印箱包装送仓库检验主业务流程一：产成品入库流程销售部仓库采购部公司领导财务部信息搜寻采购意向仓库检验是否缺原材料通知领导采购采购决策通知有关原材料运达付款财务报销程序工资制定程序目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议采购部的主要问题点•没有规范的采购流程•采购过于偏重个人能力，不利于公司规范化运作采购部组织结构分析：主管领导：主要职责：采购部部长：江剑锋主要职责：职员：主要职责：采购部目前的制度、流程以及需要补充的制度、流程现状建议补充制度流程问题点分析：采购部分析的主要发现及初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议总仓库的主要问题点总仓库组织结构分析总仓库主任：胡生贵原材料库成品库辅料库质检组总仓库目前的制度、流程以及需要补充的制度、流程现状建议补充制度盘存、盘点、数据分析制度流程入库流程出库流程退货流程领料流程总仓库分析的主要发现及初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议生产部的主要问题点生产部组织结构生产部长部长助理包装组长上漆组长成型组长干燥组长PV漆组长UV漆组长操作工生产管理流程问题点分析问题点分析主要发现初步建议小结：生产部分析主要发现与初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议业务一部的主要问题点业务一部组织结构图业务一部目前的制度、流程以及需要补充的制度、流程现状需补充制度流程工作流程：销售流程问题点分析1、接待客户销售员说明：参考接待流程3、签定合同销售部说明：参考相应流程分析：设计变更参考设计变更流程5、办理按揭客户/销售员/信贷员说明：参考按揭流程9、退房与违约处理销售部说明：参考相关规定和流程有否意向2、签订购单销售员说明：分析：购买回访否否是回访10、销售和市场分析销售部说明：综合分析，不局限于问题分析分析：市场研究需要加强11、调整销售和市场计划销售部说明：4、首期付款销售部/银行说明：分析：按揭7、办理产权证（房照）参见流程按期付款6、账款催收销售员说明：依据合同支付条款否是8、办理入户手续销售员/物业公司说明：参考入户流程12、市场计划实施销售部说明：广告促销运用，营销方案制定分析：广告与销售有时脱节13、销售培训及选聘销售部/人事部说明：参考培训、招聘及考评流程和制度是否接待流程问题点分析1、客户上门保安/销售员说明：填写到访客户登记表分析：等待客户上门，过于被动2、介绍情况销售员说明：分析：3、现场参观销售员说明：分析：4、计算置业费用，填制到访征询单、问询总结、客户登记表销售员说明：分析：8、总结与提高销售人员说明：整理典型案例作为销售技能培训素材分析：重视不够3、送走客户销售员说明：保留客户资料，安排回访购买意向否是5、客户预定销售员说明：签购楼定单，填制保留房屋控制表分析：6、交纳定金统计员/销售员说明：填制销售报表，电话咨询接听填记录表分析：业务一部分析的主要发现及初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议业务二部的主要问题点业务二部组织结构图业务二部目前的制度、流程以及需要补充的制度、流程现状需补充制度流程工作流程：业务二部分析的主要发现及初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议国际业务部的主要问题点国际业务部组织结构小结：销售部分析主要发现及初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议售后部的主要问题点售后部组织结构售后部的制度和工作流程现状需要补充制度流程目录北大纵横的主要发现总体分析采购部分析总仓库分析生产部分析业务一部分析业务二部分析国际业务部分析售后部分析财务部分析企管部分析分析重点回顾与初步建议财务部的主要问题及建议1、材料会计应该及时掌握单项工程与材料消耗的关系和工程量与工程款的关系，为工程造价分析积累资料和培训材料；2、要求业务部门及时提供相关信息；3、资金计划与业务计划应该密切联系，科目要尽可能细，便于财务分析和成本控制；4、报销制度不规范。5、没有规范的差旅费报销制度财务部组织结构分析总会计师：曹洪金成本会计：李鸣职责：成本效益分析贷款员：朱恩武职责：办理贷款手续材料会计：付敬媛职责：巴黎豪苑建筑费用帐务和核算材料会计：吴艳华职责：世纪新城建筑费用帐务和核算出纳员：徐冬梅职责：出纳销售会计：冯哲职责：巴黎豪苑;纳税申报销售会计：惠永俊职责：世纪新城财务副部长：李恩明职责：偏重外勤财务副部长：孟令艳职责：偏重内勤财务部的制度和工作流程现状需要补充制度流程文件现金流管理流程问题点分析：总体而言，现金流管理严谨1、部门拟定月度收入和支出计划主管副总/部长分析：资金计划与业务计划应该紧密结合2、汇总收入和支出计划成本会计说明：到各部门收集信息分析：不了解业务计划3、资金计划审批总经理/总会计师说明：在计划会上讨论之后定资金计划，6人会签。分析：核实资金计划与业务计划的关系7、资金计划执行评估徐总/财务部说明：月度计划会分析：与项目成本效益分析结合开发成本规划设计部说明：规划费和设计费工程成本工程部说明：参照成本会计工作流程，应作为管理重点销售收入销售部说明：销售预测和账款催收分析：现金流入关键，应重点管理投资收益财务部说明：目前比较少分析：贷款/融资财务部说明：财务部主要是办理手续分析：关注速度销售成本销售部说明：每月计划30万材料成本经营部说明：参照材料会计工作流程，应作为管理重点税费支出财务部分析：需深入研究合法利用税收政策，如设立税率低的下属公司贷款偿付财务部说明：分析：管理费用办公室/财务部说明：除工资付例外，每月计划30万收入4、现金流入5、现金流出是否6、现金流计划控制财务部成本会计说明：分析监控现金流计划内是否总经理特批付款执行财务部说明：参考《财务付款职业指导书》财务部孟令艳副部长签字材料会计工作流程问题点分析：销售会计工作流程问题点分析10、销售收支与业务总结财务会计/说明：销售收入与目标收入对比分析7帐务处理、销售会计说明：借预收账款/贷经营收入/实现销售收入分析：8、结转成本销售会计说明：每月两次分析：5、银行转账银行/销售会计说明：分析：9、销售支出销售部/财务部说明：参考相关付款规定6、销售部挂帐催收销售部/客户/财务部说明：1、签订销售合同客户/销售部说明：财务审核盖章2、首笔付款客户/销售部/财务部说明：4、办理银行按揭销售部/客户说明：参见按揭办理流程3、开发票销售部/客户说明：按揭8、销售累计日报单销售会计说明：每天与销售日报单核对目标利润、收入、成本控制流程问题点分析小结：财务部分析的主要发现和初步建议主要发现初步建议目录北大纵横的主要发现总体分析市场开发部分析规划设计部分析工程部分析工程造价部分析经营部分析销售部分析物业公司分析财务部分析人事部分析企管部分析办公室分析重点回顾与初步建议人事部结构人事部是员工对管理部门关注的焦点•人事管理工作处于起步阶段，很不成熟•考评管理应该集中在一个部门•人事部以抽查的方式考评员工遵守纪律情况，很难体现公平•部门负责人对下属的考核基本流于形式•考核指标设置不合理•责任状的考核指标不明确•薪酬结构不太合理，学历和职称所占比重过大•员工级别设置不合理，级别之间差距太大•级别相同，报酬相同，不能体现多劳多得•全员培训效果不理想•各部门内部培训基本没有开展，而员工迫