Project软件教学与应用

Project应用教学2019讲师：梁勇——软件操作及应用初识Project软件1实现计划管理2实现成本管理3主讲内容实现资源管理4项目管理项目管理是项目与管理的组合。项目管理的核心是基于某个目标，通过项目经理引导，采用一些列的管理手段，带领项目团队完成项目目标的过程。成功的项目团队项目管理核心引言项目经理（ProjectManager）项目经理是企业建立以项目经理责任制为核心，对项目实行质量、安全、进度、成本管理的责任保证体系和全面提高项目管理水平设立的重要管理岗位。见习助理项目助理项目主管项目经理高级pm资深pm产品经理CEO初识Project软件01软件应用介绍应用介绍MicrosoftProject(简称MSP)是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件，凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法，可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划控制。软件设计目的在于协助项目经理编制计划、为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。本应用程序可产生关键路径日程表，帮助项目经理实现项目进度、成本的控制、分析和预测。1990年Project1.0Project3.0Project4.0Project4.1Project2000Project98Project2002Project2003Project2007Project2010Project2013Project20161992年4月1994年4月1995年7月1997年10月2000年4月2002年9月2003年10月2006年11月2010年5月2012年10月2015年9月本次讲解以Project2010版为主操作界面Project2010版较Project2007版操作界面更为人性化，增添了不少拓展功能，使得操作更为简便。实现计划管理02创建项目计划及应用计划管理本次讲解以编排项目计划为主要内容，包括：创建项目日历、更改工作时间、确定项目信息、任务分解、任务跟踪、创建域等。选择项目→更改工作时间→新建日历→命名：SUNPOWER工作日历→确定创建项目日历后，我们根据全年假期及员工实际情况来更改工作时间并创建资源工作日历：1.设置非工作时间（例外假期）：点击例外日期→输入假期名称及开始、完成时间→确定；2.产假、婚假、病假等：同上述操作；3.设置双休日工作时间：正常工作日是周一到周五，如需要，可以将双休日加入到工作时间：点击工作周→点击名称输入框→详细信息→点击“星期六/星期日”→单击“对所列日期设置以下特定工作时间”→确定；注意：双休日工作时间必须设置如下：上午8:00~12:00，下午13:00~17:00，否则工期会出现小数。常见问题：工期出现小数。我们发现，即便按照上述操作调整了工作时间，但在实际操作时，工期还是会出现小数。那么，如何彻底解决这个问题呢？详见如下操作：单击文件→单机选项→选择日程→调整默认开始时间/结束时间/每周工时/每月工作日→确定更改项目信息，设置项目开始时间及项目日历。目的：为后期预览项目工期、工时及成本提供统计信息。操作：单击项目→项目信息→设定项目开始日期→选择日程排定方法（项目开始日期）→设置日历→单击下方统计信息1.为了使我们编排的项目计划更有条理性和观赏性，操作如下：单击格式栏→勾选大纲数字及项目摘要任务2.准备：a.任务模式选择自动模式（生成关键路径）;b.视图类型选择跟踪甘特图（便于项目跟踪）。Tips:创建任务不需要每次都选择任务模式，可在所有任务创建完成后，任务全选→自动安排。3.任务创建：输入任务名称、开始时间、完成时间（操作较为简单，不作演示）。4.任务升降级、关联：为了便于项目管理，常常对主线任务进行分解，那么该如何创建子任务呢？如何对任务升/降级呢？如何进行任务间的链接呢？详见如下演示：任务升降级任务关联1.中英文切换：在编制英文版计划时，日期格式如何调整为英文格式呢？操作如下：点击文件→选项→常规→选择Project视图→日期格式选择→确定（Tips：域名中英文切换是通过域设定自行更改）2.视图栏完整显示：在编制任务时，右侧视图栏经常会出现不能完整显示条形图，如何调整呢？操作如下：右键时间刻度→显示比例→完整项目→确定监控项目任务时，Project软件实现了进度预警和延期比较，主要以设置比较基准和进度线为监控工具。1、设置进度比较基准：单击项目→设置比较基准→完整项目→确定2、设置进度线：在视图区右击空白处→选择进度线→勾选显示当前进度线→选择状态日期（以3/31为例）→确定除此之外，我们也可以设置周期性跟踪。比如：领导要求每周五查看项目任务延期情况。操作：选择进度线→勾选周期性间隔进度线→选择”按周“→选择”每一周“→选择”星期五“→确定注意：项目状态日期≠当前日期，项目状态日期是为了检查某个时间段项目进度计划、成本等情况而人为设定的日期。Project软件功能非常强大，那么对于计划的跟踪管理，我们该如何实现“报警”功能呢？其实很简单：单击项目→自定义字段→选择任务→选择工期→命名：工期预警→选择公式→选择域：工期类→选择工期差异→确定→选择图形标记→按第7张截图输入→确定→插入新建的域“工期预警”→系统操作完成。实现成本管理03项目成本分析与控制成本概念项目成本各摘要任务成本子任务成本各摘要任务固定成本固定成本资源成本任务的固定成本工时类资源成本材料类资源成本工时类资源成本概念：指任务、资源或工作分配的计划总成本，或整个项目的计划总成本。在Project中比较基准成本通常称为“预算”。成本概念相关术语（了解）英文简写英文全称解释英文简写英文全称解释AC/ACWPActualCost实际成本CVCostVariance成本偏差PV/BCWSPlannedValue计划值SVScheduleVariance进度偏差EV/BCWPEarnedValue挣值CPICostPerformanceIndex成本绩效指数BACBudgetatcompletion预算成本SPISchedulePerformanceIndex进度绩效指数EACEstimateatcompletion完工预估ETCEstimatetoComplete完工尚需成本估算以上相关术语属于项目管理学中“挣值管理”的内容，感兴趣的同学可以在网上搜索“挣值管理”即可获得详细内容。在Project软件中，挣值的计算公式及相互间的关系已经做了设定，因此不作深究。资源库创建在Project中如何分析项目成本并予以控制？本节以创建项目资源库、设置项目总预算、分析项目成本为讲解。打开资源工作表→输入资源名称→类型选择“工时”→按图3/图4自行输入→完成资源库的创建。Tips：关于成本累算方式，各位可能会有所疑惑，不知道怎么选择。现在给大家举例解释一下：假如一项任务固定成本是300元，且该任务在星期一、星期二和星期三执行：1.开始：表示在任务开始时便开始累算成本，即此任务在星期一为此任务支出300元。2.结束：表示在任务结束时才开始累算成本，即此任务在星期三为此任务支出300元。3.按比例：表示按照任务的进度累算成本，即此任务在在星期一、星期二和星期三分别为此任务支出100元。任何一个项目在启动时都会有项目总预算表，用于项目经理分配、调控预算以及最终的盈余分析。接下来，我们介绍如何在Project中设置项目总预算（项目总预算只能为项目摘要任务设定）：打开资源表→输入项目预算（类型：成本）→双击项目预算弹出对话框→勾选“预算”→回到甘特图，插入域“资源名称”及预算成本→在资源名称列选择“项目预算”→选择视图“资源使用状况”→输入项目预算→回到甘特图完成预算创建。在项目管理中，成本分析是项目经理必不可少的一项工作。那么，在Project软件中该如何分析和控制项目成本？1.首先，我们需要准备资源库，然后给各项任务分配资源；2.其次，插入域“成本”，这样我们就可以看出该项目通过Project计算后得出的累算成本了；3.插入“实际成本”域便于后期成本分析，通过调整任务完成百分比可以看出该项任务实际发生成本；注意：1、实际成本指的是项目任务开始后实际发生的成本；2、对于成本累算方式为“按比例”的资源，可以通过调整任务完成百分比计算实际成本；3、对于其他累算方式，只有将任务调整100%完成才能计算实际成本；4.查看项目总成本使用情况：选择视图→表格→选择成本；选择项目→项目信息→统计信息5.以任务角度分析项目成本：选择视图“任务分配状况”，可以看出工时、成本等使用情况；6.以资源角度分析项目成本：选择视图“资源使用状况”，可以看出资源使用情况；7.导出成本分析结论，生成可视报表：选择项目→选择可视报表→选择自己需要的报表→点击视图即可；实现资源管理04项目资源的设定与管理资源管理Project是一个项目管理工具软件，那么在Project中如何分配资源和管理资源呢？其实很简单，其核心便是管理资源日历。其详细操作如下：打开已创建的资源库→双击任一资源→选择常规→设置资源可用时间/更改工作时间→确定。资源管理在完成资源日历设定后，如何查看整个项目各项任务资源使用情况呢？接下来，让我们看看Project是如何实现这种高大尚的操作。选择视图→勾选“详细信息”→单击下方视图并选中→选择左侧栏“资源图表”→资源分配动态视图完成。培训小结至此，关于Project软件常用功能已讲解完毕，相信掌握这些内容已足以使我们项目经理做出高逼格的项目计划。当然，也有一部分拓展功能并没有介绍到，需要各位去花时间和精力去探索。任何一款软件绝不是为了难为人类而开发的，软件的应用需要不断的探索、测试、修复和运维，直至线上推广应用，成为商品。Project软件作为国际认可的项目管理软件，也是项目经理必备的应用技能，功能非常强大，也希望各位同学能够好好利用这款软件。TheEndThanks!