会展准备阶段礼仪规范及训练

会展准备阶段礼仪规范及训练3.1会展准备阶段工作概述3.2邀请礼仪3.3新闻发布会礼仪3.4会展现场装饰用品及礼仪规范简介3.5会展现场布置及礼仪规范3.6座次安排3.1会展准备阶段工作概述会展邀请接受会展预订会展前协调文案准备管理新闻发布会会展现场的布置和装饰设施设备准备会展前检查图3-1会展准备阶段基本工作内容和程序3.1.1会展邀请活动邀请对象参展单位专业观众相关部门领导及人员3.1.2接受会展预订3.1.3会展前协调3.1.4会展前检查3.2邀请礼仪3.2.1邀请函礼仪邀请函的内容邀请函礼仪3.2.2电话、传真礼仪电话邀请的基本礼仪要求其他电话礼仪要求传真礼仪3.2.3电子邮件礼仪简洁明确礼貌措辞提前通知防止泄密慎用附件和抄送功能避免字符图释3.2.4人员拜访邀请礼仪预约拜访准备拜访礼节拜访礼仪迎访礼仪准备工作迎访程序3.3新闻发布会礼仪中澳自贸区协定研讨会深圳新闻发布会示例3.3.1会展新闻发布会介绍新闻发布会，简称发布会，是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效沟通方式。在会展组织活动中通过新闻媒体来发布信息既能节省费用，又有良好的宣传作用，可提高会展活动在公众心目中的可信度。新闻发布会还可以向广大潜在的参会、参展人员提供信息，提高会展活动的影响力。新闻发布会的类型风格政治性发布会高科技产品类发布会农业类发布会文化类发布会一般工业品发布会娱乐类发布会产品发布会工艺品类发布会严肃正规中略有活泼感亲切，突出环保文化感、历史感突出科技含量和品质意识活泼、前卫时尚经典中带有时代气息经典、古拙突出新意突出宗旨突出服务突出形象突出便利3.3.2举行新闻发布会的注意事项3.3.3新闻发布会礼仪规范会前准备确定时间、地点和参加人员会场布置选聘主持人、礼仪人员和服务员材料准备其他准备新闻发布会程序及礼仪规范报到会议正式开始答记者问接受重点采访发布会后续工作和礼仪要求3.4会展现场装饰用品及礼仪规范简介3.4.1花卉会展用花种类适用范围花篮开幕式、会议场馆门口及主要通道贵宾胸花贵宾出席开幕式、主题发言等主席台桌面用花开幕大会主席台中心摆设讲台用花讲台前方盖住话筒签到台、报到台用花与会者签到、报到处陈列用花椭圆形、回字形等会议桌当中空间布置会展用花示例3.4.2旗帜同时升挂中外国旗的礼仪场合•当外国元首、副元首、政府首脑、副首脑、议长、副议长、外交部长、国防部长、总司令或总参谋长、率领政府代表团的正部长、国家元首派遣的特使以本人所担任的公职身份单独或率领代表团来访时，在重大礼仪活动场所，如欢迎仪式、欢迎宴会、正式会谈、签字仪式，以及其住所和交通工具上可以升挂中国国旗和来访国国旗。•国际条约、重要协定的签字仪式、国际会议、文化体育活动、展览会、博览会现场可以升挂中国国旗和有关国家的国旗。•外国政府经援项目及外商投资企业的奠基、开业、落成典礼和重大庆祝活动可以同时升挂中国国旗和有关国家的国旗。•民间团体在双边和多边交往中举行重大庆祝活动是，可以同时升挂中国国旗和有关国家的国旗。•除外国驻华的使领馆和其他外交代表机构之外，在我国境内凡升挂外国国旗时，一律应同时升挂中国国旗；凡同时升挂多国国旗时，必须同时升挂中国国旗。升挂国旗的规则——旗幅一致，规范整洁——主左客右——国旗不得倒挂、反挂。——国旗排列顺序——升旗注意事项会标•会标是以会展名称为主要内容的会展信息的文字性标志，可以展示会展主题、性质、主办者等，还可体现出会展的庄重性，激发与会者的参与性、积极性和责任感。•会标一般用醒目的横幅悬挂在主席台上方或布景版上，或是直接投影在天幕之上。•会标的格调要与会展活动主题一致，同时要具有视觉冲击力。•会标主要表现会展的名称，也可标注会展的主办者、承办者、赞助者及会议的时间、地点等信息。•国际性会展的会标可以用中文和外文同时书写，也可用英文书写。3.4.4会徽常德第四届农民运动会会徽入围作品•会徽是体现或象征会展精神的图案性标志。•会徽一般悬挂在主席台的天幕中央，形成会展现场的视觉中心，具有较强的感染和激励作用。•在布置主席台时，会徽悬挂在台幕正中黄金分割线处为佳。3.4.5台幕•台幕是主席台的背景，一般用紫红色或深蓝色面料做成，可视会议性质分别选用。•一般的台幕都用单色，也可采用分割法配以两种颜色。3.4.6标语条幅•会展现场布置的标语可以烘托会展主题，渲染气氛，调动与会者的情绪。•会议标语和会标、会徽一起彰显出会展活动的主题，具有显著的宣传效果。•会议标语要简练亲切，体现会议的主题和目标。条幅制作要精致统一，烘托会展活动的整体形象。3.4.7会展模型标志=13•模型标志是一种矗立在会场内的立体型的形象标志，具有较强的视觉冲击力。•有时会选择吉祥物作为模型，烘托会展活动的氛围。3.5会展现场布置及礼仪规范3.5.1展览现场布置礼仪规范展览现场布置展位展台布置会场布置参展商主办方1）展览会现场布置（1）基本原则专业性原则充分利用原则美学原则便于管理原则（2）环境装饰•常用装饰手段主题背景板室外布置•环境装饰示例://kmsmggzl.cn.china.cn/op/404/index.html）展台布置•展台布置是在限定的时间内，将道具、展品、说明等放置在展台最合适的位置。•展台布置是展览设计工作的组成部分，对整体展示效果影响深远。•展台布置要实现突出展品、吸引专业观众、传递展品信息、树立参展企业形象的目的。（1）展台布置的原则忠实企业VI原则服从展会管理突出主体色彩充分利用空间迎合观众品味（2）展台布置礼仪要求和具体体现①尊重观众包括专业观众和普通观众展台应该留下充足的地方让观众便与参观。所有的文字、图案信息无论是设计还是悬挂，都应该考虑观众的需要，便于阅读、理解。②尊重礼俗与禁忌布置展台时不能只注重自身的喜好和需求，一定要考虑到观众以及当地的礼俗与禁忌。不展示当地禁忌的物品和图案，不使用当地禁忌的语言文字，不使用当地厌恶或忌讳的色彩。3.5.2会议现场布置1）会场选择考察会场服务考察交通条件考查硬件设施确定会场面积及早预订会场会场选择考虑因素2）会场环境设计与布置(1)路标及相关标志•会场外主要的通道设置路标•路标包括指示箭头、会议名称、地址和时间•路标可包括会议主要标识图案，以强化品牌形象•路标所含标识或文字应清楚、醒目的，一般要求使用简洁精练的敬语（2）冷气和暖气最佳湿度：60%到80%最佳温度：18到20摄氏度其它要求：通风、无异味（3）桌椅•桌子要足够大，能方便与会者摊开资料。•座椅要舒适柔软，如果开会时间较长，最好选择宽大的软椅。（4）会议室灯光•灯光强度适当，应明亮、柔和、安定。•尽量避免阳光射进会场，因为阳光容易分散人们的注意力。•如在带有舞台的大型会议厅里，主席台的灯光应略为突出，但不宜过分强调。因为会议是一种交流和互动的活动，不能孤立地突出某一方面人物。（5）噪音与背景音乐•会场周围墙面不应过于光滑，因该具有降低噪音的作用。•麦克风与音箱要保持合适的距离和方向，避免出现杂音，降低会场内的回声，营造良好的开会环境。•背景音乐应柔和、悠扬，声音不宜过大，以不影响与会人员言谈交流为原则。（6）色调与色彩•会场四周的景物色彩、桌椅颜色等一般忌用白色、黑色，因为这两种颜色对人体产生反光和吸光的不良效应。•比较恰当的颜色是四周及桌椅选择浅色调。•摄像背景（被摄人物背后的墙面）不宜挂有山水画等物品，否则会增加摄像对象的信息流，不利于图像质量的提高。（7）横幅场外横幅场内横幅（8）名牌•名牌有挂牌和桌牌两种•名牌要清楚写明姓名•职务、单位等信息也可写在名牌上•在国际会议中担任职务的人员，如大会主席、副主席、秘书长等，其名牌只写职务，不写姓名（9）插花•鲜花装饰会议现场美化环境，缓解疲劳，一般不用纸花、绢花、塑料花来布置会场。•鲜花一般布置在主席台上和会场周围，可以将其插成圆形或扇面。•插花应该考虑与会人员的文化背景和礼俗习惯，避免选择嘉宾忌讳的鲜花。会议插花示例（10）茶水和茶歇茶水：•适用于一般会议。•会议现场在角落处或入口处设置茶水服务。茶歇——适用于国际性会议•会议中场休息时为嘉宾提供茶水、咖啡、点心、水果的服务。•要求桌面干净整洁、方便进出，距离会议现场不宜太远。•饮料和点心应种类齐全，充分照顾与会嘉宾的生活习惯，同时尽量体现民族特色和地方特色。茶歇示例）会议座次形式环绕式主席式圆桌式2）主席台座次安排•主席台座次安排的必要性•主席台座次排列一般原则•主席台座次安排的灵活性•座次安排应提前落实妥当3.6.2会议合影座次安排•在正式场合拍摄的合影，一般应进行排位。•排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑是否方便拍摄。其它注意事项•场地的大小，人数的多少，背景的陈设，光线的强弱，合影参加者具体的身份、高矮和胖瘦，方便与否。•正式合影的总人数一般宜少不宜多。•在合影时，所有的参与者一般均应站立。必要时，可以安排前排人员就座，后排人员在其身后呈梯级状站立。但通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。•可以先期在合影现场摆设便于辨认的名签，以便参加者准确无误地各就各位。合影座次示例图（14）（12）（10）（8）（7）（9）（11）（13）（15）（5）（3）（1）主人（2）（4）（6）照相机合影座次示例图3.6.3乘车座次1）小轿车——车主亲自驾驶•双排五座轿车上其他的四个座位的座次，由尊而卑依次应为：副驾驶座，后排右座，后排左座，后排中座。•三排七座轿车上其他的六个座位的座次，由尊而卑依次应为：副驾驶座，中排右座，中排中座，中排左座，后排右座，后排中座，后排左座。•当主人亲自驾车时，若一个人乘车，则必须坐在副驾驶座上，若多人乘车，必须推举一个人在副驾驶座上就座，不然就是对主人的失敬。1）小轿车——专职司机驾驶•双排五座轿车上其他的四个座位的座次，由尊而卑依次应为：后排右座，后排左座，后排中座，副驾驶座。•三排七座轿车上其他的六个座位的座次，由尊而卑依次应为：后排右座，后排左座，后排中座，中排右座，中排左座，副驾驶座。•三排九座轿车上其他的八个座位的座次，由尊面卑依次应为(假定驾驶座居左)：中排右座、中排中座、中排左座、后排右座、后排中座、后排左座、前排右座、前排中座。其它•根据常识，轿车的前排，特别是副驾驶座，是车上最不安全的座位。因此，按惯例，在社交场合，该座位不宜安排妇女或儿童就座。而在公务活动中，副驾驶座，特别是双排五座轿车上副驾驶座，则被称为随员座，循例专供秘书、翻译、警卫、陪同等随从人员就座。2）乘坐中型或大型轿车——由前而