高效的会议管理

高效会议EfficientMeeting北京华夏基石人力资源顾问有限公司2004.01北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting1引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting2引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting3引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting4引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting5引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting6引子王大侠华山论会北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting7第五回会议专门技术•有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用在什么地方。—彼得·杜拉克北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting8实话实说1，请大家计算一下：我们平均每天要在会议上花费多少时间？占一周标准工作时间的百分之几？北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting9第一回会议概览我们有多少时间在开会？•美国权威机构数据：经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。•另一个统计显示：美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％-70％。•据日本效率协会统计，科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40%以上。•日本旭化成公司的一家设备工厂1980年的统计数字：在办公业务时间中会议时间占去28%以上，折算成本10亿元。北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting10第一回会议概览第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting11第一回会议概览第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting12第一回会议概览1，会议的基本功能是什么？■群体沟通■传达指令，收集信息■协调矛盾，解决问题■共享资源■集思广益，开发创新■激励士气，制造氛围北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting13第一回会议概览2，会议的基本类型有哪些？■告知型会议由特殊身份的人宣布指令，与会者只应接受、讨论和理解。■执行型会议将任务分配给执行者，解决“怎么做？谁来做”的问题。■立法型会议受命制定规章、制度等，或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。■研究型会议研究、讨论新方法、新技术、非确定性问题等的开放式会议。北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting14第一回会议概览2，会议的基本类型有哪些？（CONT.)■通过式会议只有一种意见和主张，提出后让大家举手通过，履行认可手续。■选择式会议在两种或多种意见中选取一种。■拼合式会议在已提出的几个方案中，采纳每个方案中的合理意见，拼成一个新方案。■折衷式会议两种方案相持不下，只好采用介于两者之间的第三种方案，虽双方均不满意，但得到部分满足，尚可以接受。■综合式会议将所有好的意见综合起来，形成一个最佳方案。北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting15第一回会议概览3，会议成本知多少？■3.1时间成本北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting16第一回会议概览3，会议成本知多少？（CONT.)■3.2直接的会议成本北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting17第一回会议概览3，会议成本知多少？（CONT.)■3.3效率损失成本北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting18第一回会议概览3，会议成本知多少？（CONT.)■3.4会议总成本概算会议总成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）人均月收入（元）人数开会时间总成本(元）6000201.57714.3北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting19实话实说1，请大家回想一下，我们的会议效率如何？还存在哪些需要改进的地方？2，请大家畅想一下：高效会议应当是什么样子？北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting20第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第一回会议概览第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting21第一回会议概览第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting22第二回会议效率1，低效会议的表现－－■没有明确的目的和主题，形成多中心会议■主持人被参会者牵着鼻子跑，无法控制会议局面■参会者缺乏效率观念，不准时参加■对某些问题反复研究，不能形成决议■重复发言，重复表态■会议气氛沉闷，参会者消极应付、不充分准备、不积极参与■汇报不得要领，像流水帐北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting23第二回会议效率2，造成会议低效的原因－－■会议的任务、目的不明确，或者开会只是走形式■会前准备不充分，通知、议程、资料等没有提前送达与会者■参会者缺乏必要的技能和准备■时间、地点选择不当，会议时间过长■主持人缺乏充分的准备，缺乏控制力、影响力和说服力■参会对象选择不当北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting24第二回会议效率3，高效会议的特征－－■只在必要时召开■事先对时间、地点等进行了认真的筹划■拟定和分发了议程表，按部就班，按时开始，按时结束■清晰记录了所有建议、决定及执行的责任人■通过研究、讨论，归纳形成了鲜明的结论和成果■在条件允许的情况下，请到了最有经验和能力的人参与■与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting25第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第一回会议概览第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting26第二回会议效率第三回会议角色今日研讨课题第一回会议概览第四回会议组织与管理第五回会议专门技术北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting27第三回会议角色1，会议中的角色北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting28第三回会议角色1，会议中的角色会议主席北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting29第三回会议角色会议主席的职责：■致开幕词，明确会议的背景、基调和目标■对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围■在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向■在会议出现异常情况时，果断出手处理■推动会议得到结论或成果，而不是一无所获■评估会议的效果与成果■跟踪、检查会议成果的发布与落实北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting30第三回会议角色1，会议中的角色主持人北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting31第三回会议角色主持人的职责：■规划会议：确定会议目标、内容、议程以及时间、地点、方式；发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务；■启动会议：分配会议角色；组织会议的召开；向与会人员介绍会议背景、目标、议程和规则；北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting32第三回会议角色主持人的职责：CONT.■促进推动：在会场建立和维护鼓励讨论的氛围；对争论的问题进行解释、澄清，推动会议的进行；对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解；北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting33第三回会议角色主持人的职责：CONT.■监控管理：在结束某一个议题的讨论后进行总结，确认一致认可的行动计划、职责和时间期限。控制会议时间，确保会议按进度进行；严格限制讨论时间，及时处理离题；建一座“停车场”，将没有时间处理的问题先放在上面；北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting34第三回会议角色1，会议中的角色记录人北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting35第三回会议角色记录人的职责：■记录会议时、地、人等基本信息■准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果■准确记录会议的决策以及要采取的实施行动，包括责任人和截止时间■在会议出现异常情况时，果断出手处理■评估会议的效果与成果■跟踪、检查会议成果的发布与落实北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting36第三回会议角色1，会议中的角色支持人北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting37第三回会议角色支持人的职责：■协助主持人做好会议通知和议程分发工作■确保会议设施和设备已经被预订和调整、准备完毕■确保会议所需的材料和设备随时可用■安排与会人员的膳宿、茶点北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting38第三回会议角色1，会议中的角色参会者北京华夏基石人力资源顾问有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting39第三回会议角色参会者的职责：■以会议议程表为指南，进行充分的准备■准时参加会议■遵守会议规则■仔细倾听，不断验证听到的内容，准确辨别发言者的意图■积极参与，包括：表达不同的观点，提问，回答问题，提供相关的背景信息，等等■清晰地组织和表达自己的见解，不重复、不跑题■贯彻、实施会议的决议和行动计划北京华