采购过程控制谈判技巧

一、采购部主管岗位职责1、负责本部门日常管理工作。2、负责本部门采购任务的达成、库存周转预算。3、指导采购员开展工作，并完成每年的采购任务和库存控制指标。4、发展与供应商的业务关系。5、督促落实每期采购计划，审核采购品项和价格。6、制定新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实。7、负责采购合同的签署。8、负责采购成本的控制。采购部人员岗位职责二、采购工程师岗位职责1、主要原材料的估价。2、供应商材料样板的品质初步确认。3、供应商的评审。4、材料样板的初期制作与更改。5、替代材料的搜寻。6、采购部门有关技术、品质文件的拟制。7、与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调。8、与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调。9、采购成本的评估。三、采购员岗位职责1、贯彻执行公司的质量方针、目标和各项管理制度。2、负责市场调研，提供符合公司要求的供应商名单，并建立合格的供方档案。3、执行询价、比价、议价制度，努力降低采购成本。4、对商务谈判、采购进度、质量检验等全过程负责，按时完成采购任务，保证生产的正常进行。5、办理部分需要现金采购物资的人人借款和采购贷款的结算手续。6、负责不合格品的处理。7、对采购业务进行汇总分析，需要时向管理层提供采购报告。8、负责供应商的管理、与供应商维持健康、良好的商业合作关系；协助公司法律顾问，处理与供应商的各种纠纷。9、参与合同评审，配合有关部门做好报价、采购成本、交货期方面的方案。10、参与设计评审，配合研发部门开发新产品供应商。11、协助采购管做好采购成本控制。四、采购文员岗位职责1、负责收发各类文件、信件、公文、请购单、采购单、并及时交给经理审核指示，做到不积压、不拖延各类文件。2、做好各类文件登记与存档，做好往来业务单据的登记并协助领导检查采购过程。3、接听电话，并认真细致做好记录；接待来访客人，文明待客；做好会议记录及存档。4、协调采购主管与采购工程师，并做好采购成本核算。5、做好合格供应商档案管理。6、做好采购合同的管理。采购过程控制第一章谈判技巧何谓谈判？———“谈判”者，“协商”也，“交涉”也。竞争合作求双赢采购谈判目的：第一节采购谈判的内容与程序一、采购谈判的内容（一）物品品质（二）物品价格（三）物品数量（四）物品包装（五）交货（六）保险条件（七）货款（八）售后服务二、采购谈判的流程（一）询盘是交易一方为出售或购买某项商品，而向交易的另一方询问该商品交易的各项条件1、目的：主要是寻找买主2、询盘对象：通常利用报纸、网络、广播、电视询盘。3、询盘方式：口头和书面，无约束性，无固定格式。询盘发盘还盘接受签约（二）发盘1、定义发盘就是交易一方为出售或购买某种商品，而向交易的另一方提供买卖该商品的各种交易条件，并愿意按这些条件订立合同。2、分类（1）实盘一般具备四项条件（如下图所示）条件一各项交易都非常清楚、明确，不存在含糊不清和模棱两可的词句条件二各项交易条件完备，商品品名、单位、品质、价格、数量、交货期、支付方式和包装等主要条件都开列齐全条件三条件四无保留条件，即发盘人保证按提出的各项交易条件签订合同、达成协议规定有限期，即告知对方发盘的终止时期。这个有效期主要是约束发盘人的，对受盘人无约束力（2）虚盘指对发盘人和受盘人都没有约束力的发盘。一般具有以下三个特点：A、在发盘中有保留条件B、发盘内容模糊，不做肯定表示C、缺少主要交易条件（三）还盘1、定义还盘是指受盘人在接到发盘后，对发盘内容不同意，反过来向发盘人提出变更内容或建议的表示。2、注意事项（1）一方面要明确自己的实盘已经失效不受约束了，另一方面要分析对方的还是实盘还是虚盘；（2）若接受对方的是实盘，当然要求对方履约，但要注意对方有时发来的只是貌似还盘，其实不是还盘，那么自己的实盘就并未失效。3、再还盘（四）接受1、定义接受是指交易的一方同意另一方的发盘。2、构成接受的基本条件（1）接受必须是无条件的，所谓无条件是指受盘人对一项实盘无保留地同意，即接受的内容必须同对方实盘中所提出的各项交易条件严格保持一致，否则就不能表明为有效接受。（2）接受必须在一项发盘的有效期内表示（3）接受必须由合法的受盘人表示，这一点是对明确规定了特定受盘人的发盘而言。（4）接受必须以声明的形式或其他行业的形式表示并传达到发盘人如：支付货款、发运货物等形式来表示接受。（五）签约采供双方通过交易谈判，一方的实盘被另一方有效接受后，交易即达成，但一般都应通过书面合同来确认。第二节采购谈判规划与准备一、采购谈判规划（一）预测1、供应商对产品比较了解，尽快取得由供应商提供的协助（技术、管理、财务）。2、预测订购量：收集过去使用量的资料3、掌握特殊重大事件：天灾、关税、法令、运输4、注意价格趋势（1）过去供应商价格上涨何时、幅度、通报方式（2）比同行业涨的快、涨的多（二）学习谈判模式掌握好的谈判模式，将有利于谈判。而从模式所获得的资讯中学习谈判的问题、对象及内容，则是谈判成功的关键。资讯分为容易得到的资讯（少花钱及时间）和不易得到的资讯（多花钱及时间）。1、易得到的资讯（如下表）序号种类获得处1谈判及价格历史资料找出供应商谈判技巧的倾向，供应商处理上次谈判的方式2产品与服务的历史资料价格的上涨有时是隐含于品质及服务水准的降低。工程部门及使用该产品的制造部门不难揭发实情，此点可作为谈判的筹码3稽核结果通过会计或采购稽核可发现待加强控制之处（如供应商常发生错误的账款）4最高指导原则挟公司政策、政府法令和过去发生的先例，以增强谈判力5供应商的营运状况通过供应商的销售人员及能力，可了解供应商的问题与优劣势，知己知彼才能百战百胜6谁有权决定价格收集谈判者的个人资料加以运用7掌握关键原料和关键因素运用80/20法则。对非紧要项目，可予以退让；对重要项目坚守谈判原则8利用供应商的情报网络可从销售人员处得到一些有价值的资讯，如价格趋势、科技的重要发明、市场占有率、设计的改变等2、不易得到的资讯（1）寻求更多的供应来源即使仍向原来的供应商采购，但更多的供应来源可增强议价能力。（2）有用的成本、价格资料与分析：必要时应借助于成本分析师（3）供应商估价系统：化整为零—从供应商哥哥部门的生产过程来推估商品成本（4）限制供应商的谈判能力：提供对方越少的资讯越好，尽量让对方发表意见，从中找出对策（5）了解供应商的利润目标及价格底线（三）分析采购现状（1）建立报价系统：分析成本，估算底价。（2）比价比价可分为以下两种：价格分析：相同成分或规格比较其价格或服务。成本分析：将总成本分为细项——包含人工、原料、包装、制造费用、管理费用、利润等。（3）找出决定价格的主要因素（4）价格的上涨对供应商的边际利润的影响（5）实际与合理的价格是多少（6）对付价格上涨的最好策略（四）对采购优劣势的分析采购人员必须对供应商的谈判实力进行评估，并分析有自身哪些优势或劣势，才能够选择适当的谈判策略与方法。1、采购数量占供应商别的产能比率大。2、供应商产能成长超出采购方需求成长。3、买方市场竞争激烈。4、买方最终产品获利率高。5、物料成本占产品售价的比率低。6、断料停工损失成本低。7、采用新来源成本低。8、买方购运时间充足，卖方急于争取订单。二、采购谈判准备（一）收集采购谈判资料1、明确已方需求需求物品名称规格、数量、交期、包装、价格、底线、质量、运输、方式2、调查资源市场调查项目调查内容调查目的产品供应需求情况（1）对于该产品来说，市场上是供大于求，供小于求，还是供需平衡（2）了解该产品目前市场上潜在的需求者，是生产本企业同种产品的竞争者，还是生产本企业产品替代品的潜在市场竞争者制定不同的采购方案和策略产品销售情况（1）该类产品各种型号在过去几年内销售量及价格波动情况（2）该类产品的需求程度和潜在的销售量（3）其他购买者对此类新、老产品的评价及要求可以使大体掌握市场容量、销售量，有助于确定未来具体的购进数量调查项目调查内容调查目的产品竞争情况（1）生产同种所需产品供应商的数量及其规模（2）所要采购产品的种类（3）所需产品是否有可替代品的生产供应商（4）此类产品的各类品牌市场占有率及，未来发展趋势（5）竞争产品的品质、性能、设计（6）主要竞争对手所提供的售后服务方式及中间商对这种服务的满意度通过产品竞争情况的调查，使谈判者能够掌握供应已方所需同类产品竞争塲数量、强弱等有关情况，寻找谈判对手的弱点，争取以较低的成本费用获得已方所需产品，也能使谈判者预测对方产品的市场竞争力，使自己保持清醒的头脑，在谈判桌上灵活掌握价格弹性产品分销渠道（1）各类主要供应商采用何种经销路线，当地零售商或制造商是否聘用人员直接推销，其使用程度如何（2）各种类型的中间商有无仓储设备（3）各主要市场地区的批发商与零售商的数量（4）各种销售推广、售后服务及存储商品的功能可以掌握谈判对手的运输、仓储等管理成本状况，在价格谈判时心中有数，而且可以针对供应商售后服务的弱点，要求对方在其他方面给予一定的补偿，争取谈判成功3、收集供方信息（1）对方的资信情况：是否具有签订合同的合法资格；对方的资本、信用和履约能力。（2）对方的谈判作风及特点（3）其他如：付款方式、谈判最后期限等。4、整理和分析资料（1）鉴别资料的真实性和可靠性（2）鉴别资料信息的相关信和有用性（二）制定采购谈判方案1、确定谈判目标（三个层次）必达目标：满足企业对原料、零售件或产品的需求量、质量和规格等。中等目标：满足价格水平、经济效益水平等。最高目标：考虑供应商的售后服务情况。2、安排采购谈判议程（1）确定谈判主题（2）安排谈判时间3、制定谈判备选方案（三）选择采购谈判队伍1、队伍选择的原则（1）根据谈判的内容、重要性和难易程度组织谈判队伍（2）根据谈判对手的具体情况组织谈判队伍2、谈判人员的选择与配备（1）在通常情况下，参加采购谈判的人数往往超过一人，而组成谈判小组（2）对于复杂、较为重要的谈判来讲，首先可以满足谈判中多学科、多专业的知识需求，取得知识结构上的互补与综合优势；其次，可以群策群力、集思广益，形成集体的进取与抵抗的力量3、谈判人员的分工与合作（1）分工主谈和副谈（2）合作指整个谈判过程都是的主谈人员的指挥下进行的，互相密切配合。（四）确定谈判地点谈判地点优点缺点已方所在地以逸待劳，无需熟悉环境或适应环境这一过程随机应变，可以根据谈判的形式发展随时调整谈判计划、人员和目标等创造气氛，可以利用地利之便，通过热心接待对方、关心其谈判期间生活等问题，显示已方的谈判诚意，创造融洽的谈判氛围，从而促使谈判成功要承担烦琐的接待工作谈判可能常常受已方领导的制约，不能使谈判小组独立地进行工作对方所在地不必承担接待工作，可以全心全意地投入到谈判中去可以顺便实地考察对方的生产经营状况，取得第一手的资料在遇到敏感性的问题时，可以说资料不全而委婉地拒绝答复要有一个熟悉和适应对方环境的过程谈判中遇到困难时，难以调整自己。容易产生不稳定情绪，进而影响谈判结果双方之外的地方对于双方来说在心理上都会感到较为公平合理，有利于缓和双方的关系由于双方都远离自己的所在地，因此在谈判准备上会有所欠缺，谈判中难免会产生争论，从而影响谈判的成功率（五）安排与布置谈判现场1、最好能为谈判安排三个房间2、谈判双方的座位也应认真考虑（六）模拟谈判为了提高谈判工作的效率，使谈判方案、计划等各项准备工作更加周密、更有针对性，因此在谈判准备工作基本完成以后，应对此项准备工作进行检查。最有效的方法就是进行模拟谈判。有效的模拟谈判可以预先暴露己方谈判方案、计划的不足之处及薄弱环节、检验己方谈判人员的总体素质、提高他们的应变能力，从而减少失误、实现谈判目标。第三节采购谈判的过程控制一、相互介绍（1）首先可用一方的负责采购员来负责介绍对方主要人物，然后依次按职务高低介绍。（2）介绍时要坚持客方优先的原则。（3）介绍后邀请双方入座，并向对方通报今天的具体谈判议程安排。案例：介绍因随意导致谈判失败2008年10月，KK公司转型成功，从之前一家制造性企业转为销售性企业，同时也开始了从原始采购配件，自己组装成品转为采购成品销售。当月，公司采购部