展会管理规定

展会管理规定一、总则明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。二、适用范围本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。三、展会操作规程（一）国内展会参展操作规程第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位；第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。（二）国外展会参展操作规程第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项；第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作；第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。（三）年度展会计划组织展会负责人应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责，国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。1）信息调研综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理应配合外联员做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处理相关事宜）2）价格及优惠政策落实综合办行政管理员在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。3）参展财务预算在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。（四）参展筹备工作1）定立合同决定参展后应与主办方或组展单位订立合同；如有条件，事先核实后，请法律顾问出具意见和确认。2）展会策划综合办行政管理员针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。①展位选择展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略；选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。②展台布置和展品陈列展台布置的基本原则：远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调；展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光；展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。③广告信息的发布根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。④目标客户的邀请参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。⑤展品及模型的运输和保管各种资料及展品及模型应在展前3个月列出明细清单并制定运输方案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等情况进行汇报。（五）参展人员根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人员，参展前2个月由国际项目部提报并报公司领导批准。1）参展人员的职责展会项目经理：了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时模型和文件的及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司形象反映在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。专业技术人员：必须是经验丰富的技术人员，对产品和技术细节非常了解，在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示；对客户提出的技术问题进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。项目助理：主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍；将参观者引导给项目经理或专业技术人员；分发宣传品和纪念品；指导客人填写信息和联络表格；恭送问询者离开，负责展会客商来访登记表的填写、整理及展会客户信息汇总表的汇总；会后负责撰写展会总结。2）人员规范和培训全体参展人员要求统一着装；佩戴名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由负责展会所在国的市场部负责。3）参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。（六）展会的总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。必须指出，展览的效果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。1）效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等。2）信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等；可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。3）总结报告展会总结报告应在参展后10个工作日内由展会项目经理提交综合办主任，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；展会结束10个工作日内，展会项目经理负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。4）资料存档所有参展人员于展会结束10个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交综合办存档；综合办行政管理员将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档，在电脑和档案橱中各保存一份。5）落实政策补贴综合办行政管理员根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。五、记录存档（一）保存地点：综合办（二）保存时间：五年（三）保存要求：装订成册