XX汽车4S店公司文件管理办法

公司文件管理办法为了保证公司日常经营管理工作的顺利进行，规范公司的文件管理，特制定本管理办法。一、董事会决定的有关制度、决议由董事会成员讨论拟订，交由总经理执行，并由董事会各成员监督执行。形成的有关文件由总经理办公室保存。二、行政、财务、人事、业务等部门制度由本部门起草，经公司办公会成员讨论审议，由（副）总经理同意签发，部门负责人负责在本部门宣讲并贯彻实施，由管理部备案并监督执行，三、部门内部制度由本部门制定，经分管副总审定并签发，部门经理负责传达、实施、监督，报管理部备案。四、涉及部门经理以下人员的任免、调动、升迁、奖惩，由其所在部门经理或分管副总提议，由总经理同意签发，管理部负责下文，由管理部保存。五、联合签署文件的规定：1、各部门下发考核文件时，要由被考核部门制订细则，交管理部审核联合下文，由被考核部门保存，管理部存档。2、行政、人事、业务等部门下发涉及到财务的文件时，由非财务部门制订交财务部门审定，并联和下文。文件由非财务部门和管理部保存，报财务部门存档。六、文件保密规定：文件打印前应由文件签发人确定保密等级，如秘密、机密、绝密，不同等级的文件下发时其范围也应不同。绝密文件仅限于董事会成员传阅，传阅后交董事长秘书存档；机密文件只限于部门经理以上人员传阅；秘密文件可在公司员工中组织学习、贯彻。公司文件及其内容不许外传，违反以上规定者，视危害程度给予相应处理，直至追究法律责任。七、文件传达时限规定：二十四小时内传达完毕，特殊情况另行处理。八、文件贯彻规定：文件在传达时，阅读人应在文件上签字。如有人外出，亦应电话传达，并作好传达记录。外出人员回公司后，应在有关文件上履行补签手续。九、文号管理规定：属于公司下发的文件，统一定为“泛X总字[20XX]XX号”属于办公室下发的文件，统一定为“泛X办字[20XX]XX号”属于管理部下发的文件，统一定为“泛X人字[20XX]XX号”属于财务部下发的文件，统一定为“泛X财字[20XX]XX号”以上所有下发文件的文号由办公室统一管理，统一确定。十、文件的管理：各部门于每年末的时候对部门将要存档的文件进行整理，于次年首月存入档案室，入档前要与相关部门做好沟通避免资料存档重复，管理部凭资料明细及整理完备的资料核查入库，对未整理完善且资料明细不健全的资料，管理部有权拒绝入库，其中财务部的档案资料由财务部自行保管。十一、档案资料查看：凡入档资料任何人不得私自查阅和复印，更不得将资料带出档案室，特殊情况需经（副）总经理批复。十、凡公司及各部门下发的文件，都要确定专人传达，分类保存，不可缺损。