XX汽车4S店采购管理办法

采购管理办法为使公司的资金发挥更大的使用效益，减少浪费，规范采购行为，本着“统一采购、集中管理、保证质量、节约开支、合理配置”的原则，根据公司资产管理的有关规定，特制定本办法。一、此办法所称采购是指公司各部门的固定资产、低值易耗品、办公用品、公司各类活动物品采购、公司所有项目实施过程中自行采购的设备及主要材料购置等。二、有下列情形之一的采购行为，不适用本办法：（一）汽车品牌展厅建设中所需设备必须从厂方购置的；（二）因紧急工作需要或其他特殊情况并经总经理批准的，需例外采购的；（三）因战争、自然灾害等不可抗力因素，需紧急采购的；（四）精品超市购进用于销售类的物品；（五）服务部零件室购进零配件等；三、采购原则：围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等五原则开展采购工作。四、采购分类：（二）按采购类别分类1、固定资产：①定义：固定资产是指单位价值在2000元以上，或使用年限在一年以上的各种财产物资，可分为交通工具，机械设备、办公设备、通讯设备、房屋及建筑等。如：综合楼、办公用车、电脑、复印机、打印机、规格架、中央空调、精品展柜、家具、数码相机、举升机、音响等。②批准权限：总经理③采购责任：需求部门与管理部共同负责，或公司办公会指定采购部门④采购监督：管理部负责统一验收，财务部实施监督；⑤流程：需求部门提交申请→报总经理审批→采购部门市场询价→分管副总审核→签订合同→财务部备案→借款采购→管理部验收→建立固定资产档案→粘贴费用报销单据→财务部审核→总经理审核→报销费用。2、低值易耗品：①定义：是指单位价值在2000元以下，200元以上，且使用年限在一年以上的各种财产物资，可分为办公用具、家具用具、工具器具、包装物、劳保用品、展厅用品等。如下：A、资料柜、看板、桌子、接待台、办公椅、饮水机、电暖器等；B、疏通机、换气扇等；C、烤枪、防毒面具等精品专用工具；D、圣诞老人模型、娱乐设施及器具；E、风炮、热风机、塑料焊枪等服务部专用工具；②批准权限：A、总经理：1000元＜单位价值；2000元＜总价值B、副总经理：0元＜单位价值＜1000元；200元＜总价值＜2000元C、管理部负责人：标准库存物品补充采购③采购责任：A、管理部：办公用具、家具用具、劳保用品等常规性物品。B、需求部门：工具器具、包装物等专业性用具。④采购监督：管理部、财务部⑤流程：需求部门提交申请→报（副）总经理审批→采购部门借款→采购部门询价采购→采购物品入库（业务部专用工具类入系统）→粘贴费用报销单据→财务部审核→（副）总经理审核→报销费用。3、物料用品①定义：A、常规物料用品：物料用品是指不符合固定资产、低值易耗品确认条件的，公司拥有所有权的各种材料物品，包括各种消耗性材料、修理用材料、办公用品、广告宣传用品、展厅布置物品等。如下：a、镰刀、铁剪、铁鞋等；b、网线、光盘、电脑资料包、网卡、鼠标垫等；c、扫帚、铁耙、洗衣粉等；d、软抄本、资料夹、订书针、曲别针、大头针、印台、印油、印章垫鼠标等；e、洗手液、洁厕剂、空气清新剂、轮胎亮光剂、洗洁精等；B、非常规物料用品：各类专用工具等专业性较强的物料。如下：a、刮板、刀架等精品类专用工具；b、角铁、钳子、套头、扳手、延长杆等服务部专用工具类。②批准权限：A、副总经理：非行政仓库库存类物品C、管理部负责人：标准库存物品补充采购③采购责任：A、管理部：常规物料用品；B、企划：广告宣传用品、展厅布置物品C、需求部门：非常规物品④采购监督：管理部、财务部⑤流程：需求部门提交申请→报副总经理审批后报管理部→采购部门询价采购→采购物品入库（业务部专用工具类入系统）→粘贴费用报销单据→财务部审核→（副）总经理审核→报销费用。4、丰田订货类①定义：是指销售部常规促销用品订货及精品部车模订购等。如：营业日报、各类礼品、型录、各类车型及培训光盘、标识类、海报、车贴、地贴类、挂旗、车牌、各类车型单页及宣传手册、环保袋等。②批准权限：副总经理③流程：销售部提交采购申请→报副总经理审批→管理部系统订货→管理部查收货物→与财务对帐结算5、常规物品采购坚持定点采购，适时对比价格，货物结算实行挂帐、月结、季度结款的方式。五、采购时间1、固定资产：总经理审批后实施采购；2、低值易耗品、物料用品：每周四之前提交《物品采购申请单》，于周四统一进行采购。3、丰田订货：以系统通知时间为准六、采购物品出入库1、采购物品入库①入库时间：各类物品采购后于第一时间内入库。②入库流程：采购人到行政管理员处凭采购单据打印入库单→凭入库单和实物到仓库管理员入办理实物入库→仓库管理员根据入库单验收物品（新购物品已损坏或质量明显不合格的，严禁入库），→仓库管理员入库单确认并留存一联→采购人凭入库单办理报销手续。③仓库管理员在未验收物品时不得办理物品入库手续。2、采购物品出库①出库时间：A、低值易耗品、物料用品等：每周三、周六（9：00－11：00；14：30－16：00）；2）出库流程：①各部门安排指定专人负责物品领用工作；②领用人填写《物品领用申请单》→部门负责人签核→到行政管理员处打印出库单→规定时间内领取物品→仓库管理员确认后留存一联→仓库管理员为其领取物品。3、办理出入库手续时，入库单与出库单中出（入）库负责人和仓库负责人均不能为同一人。4、物品出库后各部门员工领用物品时要填写登记表，将当月所领物品的分发情况提报至管理部。七、有关处罚规定采购活动中如出现以下损害公司利益的行为，将按照公司人事管理制度给予责任人申戒、通报、记过或开除处理，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：1、未经上级批准，采购部门自行组织采购的费用不予报销；2、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的；3、采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游，私自参与供货方组织的活动的；4、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的；5、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购款的；6、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的。