物业管理机构更迭承接查验须知

隆舜园小区2018物业管理机构更迭承接查验须知一、准备工作（一）符合承接查验条件物业管理机构更迭，新的物业服务企业实施承接查验必须在下列条件均满足的情况下进行：1.物业的产权单位或业主大会与原有物业管理机构完全解除了物业服务合同；2.物业的产权单位或业主大会同新的物业服务企业签订了物业服务合同。（二）成立物业承接查验小组签订物业管理服务合同后，新的物业服务企业即组织力量成立物业承接查验小组，了解物业的基本情况，并着手制定承接查验方案。（三）准备资料和工具准备接管时所需的各类表格、工具、物品等。物业的承接查验小组应提前与业主委员会及原物业服务企业接触，洽谈移交的有关事项，商定移交的程序和步骤，明确移交单位应准备的资料、清单等。（四）提前与有关单位协调关系机构更迭时的承接查验没有明确的法律规定，为了顺利开展承接查验，需同建设单位、原物业服务企业、业主委员会、行业主管部门等单位进行良好沟通。（五）对物业项目进行调查评估为了使物业项目的承接查验能够顺利进行，在承接查验前必须对旧物业的管理现状及存在问题进行全方位调查与评估，为物业移交和日后的管理提供依据，对发现需要整改的内容及时与移交单位协调处理。要调查的内容包括：1.了解房屋的完好情况；2.了解各类设备设施的运行、管理、维护情况；3.了解卫生、消杀、绿化、公共秩序、消防安全的管理服务情况；4.业主（物业使用人）、行政主管部门、社会公众媒体对该项目物业管理的评价情况；5.了解员工的办公、生活情况；6.了解各类人员的素质；7.管理处经营情况，包括管理费、停车费、水电费、其它有偿服务的收取、日常开支、维修基金使用、各类押金、欠收款项、待付费用等。二、物业查验的内容（一）物业资料情况1.物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。2.业主资料（1）业主入住资料：包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片；（2）房屋装修资料：装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等。3.管理资料：各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。4.财务资料：固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表隆舜园小区2018记录及费用代收代缴明细、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其它需移交的各类凭证表格清单。5.合同协议书：对内外签订的合同、协议原件，例如与水、电、通讯等市政管理单位的供水、供电的合同、协议等。6.人事档案资料：双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。7.其它需要移交的资料。（二）物业共用部位、共用设备设施及管理现状查验的主要内容有：1.建筑结构及装饰装修工程的状况；2.供配电、给排水、消防、电梯、空调等机电设施设备；3.保安监控、对讲门禁设施；4.清洁卫生设施；5.绿化及设施；6.停车场、门岗、道闸设施；7.室外道路、雨污水井等排水设施；8.公共活动场所及娱乐设施；9.其它需了解的设施、设备。（三）各项费用与收支情况，项目机构经济运行情况包括服务费、停车费、水电费、其它有偿服务费的收取和支出，维修资金的收取、使用和结存，各类押金、欠收款项、待付费用等账务情况。（四）其它内容1.各类物业用房：办公用房、活动室、员工宿舍、食堂（包括设施）、仓库、商业用房等。2.产权属全体业主所有的设备、工具、材料。三、物业管理机构更迭时承接查验注意的问题物业管理机构更迭时管理工作的移交包括：原有物业管理机构向业主大会或物业产权单位移交和业主大会或物业产权单位向新的物业服务企业移交。前者的移交方为该物业的原物业管理机构，承接方为业主大会或物业产权单位。后者的移交方为业主大会或物业产权单位，承接方为新的物业服务企业。明确交接主体和次序：此类物业的物业管理工作移交是原物业管理机构将物业管理工作移交给该物业的业主大会或物业产权单位后，再由业主大会或物业产权单位将物业管理工作移交给准备接管的物业服务企业，而不是原物业管理机构向准备承接的物业服务企业直接移交。虽然在具体移交工作中可合并进行，但移交的主体及责任要分清楚。1.确认旧物业业主大会或产权单位与原来的物业服务企业正式解除合同。要求业主大会或产权单位提供解除合同原件，并详细察看解除合同内容，避免介入业主大会或产权单位与旧物业服务企业的纠纷。2.认真对物业项目进行调查评估，掌握物业的真实状况，特别是对房屋完好情况、设备设施完好情况等，更要认真调查，以防接管到设备设施存在重大安全隐患的项目，使公司遭受损失。3.财务账目交接清楚，重大关注原来的物业服务企业所拖欠的各项费用，对于暂时无法解决的问题，要签订书面协议，明确债权债务关系。4.各类原始管理资料要进行交接，包括物业产权资料、业主资料、管理资料、人事档隆舜园小区2018案资料等，便于了解项目的运行情况，便于制定合理的管理方案。5.如承接的部分物业项目还在保修期内，承接单位应与建设单位、移交单位共同签订移交协议，明确具体的保修项目、负责保修的单位及联络方式、保修方面遗留问题的处理情况，并在必要时提供原施工或采购合同中关于保修的相关条款文本。6.在物业管理工作移交中，对物业共用部位和共用设施设备存在的问题不易全部发现，难免存在遗漏，因此在签订移交协议或办理相关手续时应注意作出相关安排，便于后续发现的问题也能妥善解决。7.物业管理机构更迭时的承接查验没有成型的模式和明确的规定，所以在承接查验中存在较大难度，为了承接查验做好做好公平、公正，承接双方有必要在承接查验期间，请第三方及物业管理业务或行政主管部门进行协调监督。四、移交工作的难点及解决措施（一）移交工作的难点1.各项费用移交困难（1）管理费的欠交：一般项目的费用收缴率在70-95%之间，有些项目甚至40%不到，欠费问题未解决，原来的物业服务企业不愿退出。（2）代收代缴费用有差额：旧小区公共水电由物业服务企业代收代缴，如果差额无法弥补，原来的物业服务企业不愿退出。（3）停车费、经营收益等利益分配也会导致原来的物业服务企业不愿退出。（4）管理费、基金等账目混乱：有些项目的管理费、基金收支账目混乱，一是没有按时公布，二是没有监管，或者人为的导致账目不清，这将影响正常的交接。2.各项资产移交困难（1）管理用房移交：一是原来的物业服务企业不愿移交；二是管理用房一般由原来的物业服务企业装修过，装修费的补贴方面存在疑问，导致交接困难。（2）办公用品、维修工具等移交困难：一般项目的办公用品、维修工具是由管理费支出购买的，实际工作中，原来的物业服务企业会把所有用品、工具带走。（3）停车场设备、巡更设备等移交困难：原来的物业服务企业退出时可能会把属于业主的停车场设备、巡更设备带走。3.物业资料移交困难（1）原来的物业服务企业销毁或带走物业资料：原来的物业服务企业销毁物业运行、维护资料，特别是设施设备的运行、维修资料，导致新物业无法判断设备设施的状况，难以制定合理的维护计划，无法顺利开展工作。（2）物业资料不全：原来建设单位与原来的物业服务企业的资料移交不齐，或者原来的物业服务企业的日常运行、维护资料不齐，也将影响新的物业服务企业工作的开展。4.公共设备设施保修问题移交困难在原来的物业服务企业管理期间，有些设施设备进行了维修，对于这些设施设备的保修责任问题常常无法移交。5.物业管理运作困难在管理机构更迭时，原来的物业服务企业已经撤走，新的物业服务企隆舜园小区2018业尚未完全接管，将导致物业管理短时间的真空或混乱。这将严重影响新的物业服务企业在广大业主心中的第一印象，为将来的管理埋下隐患。（二）新、旧物业纠纷的解决措施1.处理好三方面关系物业服务企业要顺利移交必须处理好以下三方面的关系：一要处理好与业委会或者产权单位的关系；二是新、旧两家物业服务企业之间要主动沟通；三要处理好与政府的关系。2.老物业服务企业要树立市场心态业主对原来物业服务企业的服务不满时，可以重新选择新的物业服务企业，但是必须按照法定程序进行。一旦出现业主大会变更物业管理权的决定，被正常解聘的物业服务企业就要确立“市场心态”；同时，要按照合法程序退出物业项目。3.新的物业服务企业要加强企业团队建设和规避风险意识企业要意识到在市场竞争中不能盲目地拓展市场，结合行业的现状，进行充分的调研和分析，再采取相应的经济行为。而且对经济行为的可操作性细节考虑的要多，物业管理行业并不是一个低风险的行业，存在很大风险。江苏启成物业管理服务有限公司2018年12月1日隆舜园小区2018无锡市惠山区隆舜园物业管理机构更迭承接查验领导小组隆舜园业委会——启成物业组长、副组长、组员职责：负责组织、协调、安排物业整体承接查验，解决查验过程中发现问题的整改完善工作。领导小组下设物业承接查验小组职责：根据领导小组的统一安排，按规范要求进行物业承接查验工作，跟进查验过程中发现问题的整改情况，并做好物业承接查验相关记录。【一】物业资料交接时间:组长：副组长：参加交接人员：交接内容：（一）根据实际情况内容（1）物业规划批准资料、竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，分幢分层平面图和套型图，物业区域内道路、景观、绿化、水系、地下停车库、配套设施、地下管网竣工图等竣工验收资料；（2）共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养技术资料；（3）供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等具备提供相关服务；（4）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（5）业主名册和物业清单；（6）物业服务用房及物业管理所必需的相关资料;（7）建筑区划内根据规划和居住区公建配套标准建设，未计入公用建筑面积进行分摊的汽车库（位），符合房屋登记条件的，登记为建设单位所有的权属材料；其他依法属于全体业主共有的汽车库（位），符合房屋登记条件的，登记为全体业主共有的权属材料。（二）管理规约；（三）物业档案资料，包括反映物业实际情况的图纸资料和技术档案资料，有关设施设备的使用说明、运行情况记录等技术资料；（四）物业服务收费、电梯运行费、停车费等资料，公共能耗分摊办法及收支情况资料，原物业服务企业利用物业共用部位、共用设施、共用设备等所得收益的明细账目和收支情况；（五）由业主缴纳、物业企业代收的公用水电费的记载资料；（六）物业服务区域内共用设施、共用设备维保协议；隆舜园小区2018（七）与物业管理和物业经营相关的合同及资料;（八）承接项目时接收的以及管理过程中产生的其他资料；（九）物业管理需要的其他资料。1.前期物业服务合同、物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。2.业主资料（1）业主入住资料：包括入住通知书、入住登记表、产权证明复印件、身份证复印件、家庭基本情况登记表、业主资料电子版本（包含房号、姓名、产权面积、物业费合成单价）、车位使用登记电子版本（含车位属性、车位号、车主信息）；（2）房屋装修资料：装修申请表、装修图纸、敲墙鉴定报告、消防审批、验收报告、装修巡查表、违章记录、装修验收表等。3.管理资料：各类值班记录、设备维修、保养、年检记录、二次供水水质化验报告等各类服务质量的原始记录。4.财务资料：固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其它需移交的各类凭证表格清单。5.合同协议书：对内外签订的合同、协议原件，例如与水、电、通讯等市政管理单位的供水、供电的合同、协议等。6.人事档案资料：双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。7.其它需要移交的资料。【二】物业共用部位、共用设备设施及管理现状查验时间：组长：组员：查验的主要内容有：1.建筑结构及装饰装修工程的状况；2.供配电、给排水、消防、电梯、空调等机电设施设备；3.保安监控、对讲门禁设施；4.清洁卫生设施；5.绿化及设施；6.停车场、门岗、道闸设施；7.室外道路、雨污水井、化粪池等排水设施；8.公共活动场所及娱乐设施；9.其它需了解的设施、设备。【三】各项费用与收支情况，项目机构经济运行情况交接时间:参加交接人员：隆舜园小区2018主要内容：包括服务费、电梯运行费、停车费、水电费、公共能耗分摊办法及其它有偿服