组织库冷冻样本库建设流程

组织库冷冻样本管理流程推荐一．取材和编号/标签部分在本环节进行组织和血液的取材，并制作条形码标签，将样本进行分装。1.取材单：手术医生根据临床病例情况在术前一日通知样本库次日取样本，同时在医嘱中注明需要抽取血样数量、种类。样本库根据次日样本情况预先准备样本提取单，并预先定义好流水编号。样本提取单上的信息可包含并不仅限于以下内容中的一部分：A.个体流水编号B.个体基本信息：如住院号，病理号，手术科室，手术医生，病人姓名，性别等C.样本特征信息：如脏器名称，样本类型（肿瘤，癌旁，正常，淋巴结，息肉，囊壁），样本性质（原发/复发/转移）等D.样本采集信息：如样本份量，体积，分管数，术前/术后等E.诊断信息：如临床诊断，病理诊断，分化程度，UICC分期，ICD10/ICDO-3代码等F.治疗信息：如放疗，化疗，手术等G.生物安全信息：有/无传染性H.时间信息：采集时间，样本离体时间，低温时间，等I.工作人员信息：取材员，记录员等J.以及备注信息。2.组织样本：从手术室收集组织样本，填写取材表。在组织库冻存管理软件上登记部分栏目，如通过输入住院号码，软件从HIS中自动调入该病例的个体信息（基本信息、临床信息等）。如果输入部分信息，由系统自动生成连续于上次的个体编号，如选择脏器名，样本类型，样本保存方式，以及分管数，软件按照规则生成样本编号，如1012345D19TF1~1012345D19TF4，在对应的样本信息栏中输入各分管的样本采集信息等特性，点击保存将所有信息存入数据库，同时自动在手术室的耐液氮的条形码标签上生成样本条形码信息。将离体的组织样本存入耐液氮冻存管，贴好标签后，在30分钟内浸入液氮。当天样本采集完成后，使用小型液氮转移罐或者冰盒将样本转移到实验室。【组织样本的编号命名1012345D19TF1，代表该1012345号病收集的D19脏器的癌旁样本（T肿瘤，P癌旁，N正常，L淋巴结，Y息肉，C囊壁）用F方式（FrozenTissues/OCT/RNAlater/DNA/Paraffinembedding等）保存的第一份。】3.血液样本：各科室分别将血液样本送样本库，附血液取材表，填写取材表信息，取材表上分管数留空。按不同原发病灶脏器名称，对样本和取材单归类，每类按序排放。a.打印标签：通过输入住院号将个体信息导入组织库冻存管理软件，之后将取材单上的流水编号和脏器名称输入软件，同时输入不同成份对应的预设管数，按照规则自动生成样本编号，如1012345D19BP1～1012345D19BP5，自动在实验室的条码打印机上生成耐-80度标签。b.将标签贴到EP管上，按序在离心管架上排好。c.将血液样本进行离心分血处理，对每种成份按预设的分管数分装成若干份，存入预先排好的离心管，存入时核对一下编号。【以上方法为先贴标签再分血的程序，也可以考虑先分管再贴标签，流程如下：将血样样本进行离心分血处理，按需对不同成份存入EP管，按样本类型排序放好，在EP管盖上手工写上取材表上的个体流水号，同时在取材单上登记不同成份样本的确切分管数。完成后，根据取材单上的信息，通过软件输入相关信息，按照规则自动生成耐-80度的条形码标签。按顺序将整批离心管贴好标签，再送-80度冻存。】【血液样本的编号命名1012345D19BP1，代表该1012345号病收集的D19脏器癌症的B血液样本的P血浆（Plasma/Serum/WhiteBloodCells/Erythrocyte/Thrombolytic/DNA/RNA/wholeBlood/等）的第一份。】注：如今后存储细胞混悬液、分泌物、排泄物等类型样本时，编号规则参考附表2。二．样本入库部分在本环节将条码冻存管按照预先分配的位置信息存入条码冻存盒。通过对冻存管条形码的扫描，实现软件上的同步存入。4.在-80度卧式冰箱里进行样本分类整理，按不同脏器将条码冻存管存入条码冻存盒，存入时通过对条码的扫描，确定冻存管和冻存盒之间的位置关系，实现软件上的同步信息定位。将冻存盒存入-80度卧式冰箱的对应位置时，也通过对冻存盒条形码的扫描在软件上实现同步存入。建议按照原发脏器名称进行样本归类存储，每个冻存盒内装同一种脏器同一种类型的样本，不同类型的样本存入不同颜色的冻存盒（如分成血清，血浆，白细胞，冷冻组织，RNALATER，细胞组学）。为更便于使用，并且减少使用时的冻融次数，建议同一脏器同一类型样本的不同份数，存入不同的冻存盒。建议预先规划冻存盒的存放位置，在冻存盒放入卧式整理冰箱之前，已经预先贴好了标签，其中包含脏器名称，样本类型和位置编号。等冻存盒存满后，可另贴一个标签注明内部的冻存管的流水编号起止。5.在卧式整理冰箱里任一病种的冻存盒存满后，转移到预先规划好位置的供长期存储的立式-80度超低温冰箱（如不同层架规划给不同的脏器），将冻存盒进行转移的时候，通过对冻存盒条形码的扫描，实现软件上的同步的位置搬移。三．信息关联部分6.样本的个体信息关联导入：样本的个体信息，可以在以上第2第3点制作标签的环节通过HIS关联直接导入。如果无法实现HIS接口的导入，可以通过定期用EXCEL格式转导入。通过住院号或者病理号，从医院信息系统（HIS）里将样本个体来源对应的信息（基本信息，病史，病程，诊断信息，病理信息，检验信息，治疗信息，电子病例信息等）以“.xls”(EXCEL文件格式)导出，然后将相关信息导入到冻存管理软件，通过住院号将冻存管上的编号和样本个体来源的信息进行关联。7.将样本的后期管理信息录入系统。可通过直接登记或者接口导入的方法，在冻存管理软件上录入样本的关联信息，如治疗结果，家系资料，流行病学资料，随访资料等。8.组织/血液样本的匹配：在冻存管理系统中设置关联栏目，如就诊卡号，住院号或身份证号等，如果某例样本既有血液又有组织，则系统自动匹配样本，建立信息关联并提示匹配样本数量。四．出库管理和日常操作部分9.样本的使用和管理中的几个细节1)通过冻存管理软件，进行各种预定条件的查询，统计，分析和出入库管理。2)在冰箱中的样本盒内空位较多时，计算机主界面上用不同颜色显示对应冻存盒的存储空置情况，可对对应冻存盒进行并位管理，整理出空的位置可供新的样本存入。3)出库时，通过条形码扫描实现快速信息处理。4)设立账号层级权限，对样本设置重要性权限级别，对样本的某些信息字段也设置权限级别。权限除了操作功能限定，还和样本重要性级别挂钩。例如：现场取材账户只能制作标签和录入取材基本信息；样本管理人员可以查询样本的信息并进行入库操作，也可执行出库，；样本库主管账号可统计分析样本库信息，并审批出库；授权的访问账号可以查询得知库内现有的符合某些对应基本信息的样本数量，或者看到样本基本信息，却无法看到姓名等隐私字段。10.样本库标识建议在冰箱外门上贴上磁性冻存架模拟标识，并在对应的空格位置上填写冻存盒的信息。例如冻存盒内样本名称，冻存盒编号，冻存盒内样本编号起止等。这样，在打开冰箱门之前，对内部的样本基本情况也能一目了然。注：【根据某些样本最终的实验要求，可能需要设计不同的存储流程，比如有些需要做蛋白实验的样本，直接存入液氮罐或者-150度冰箱保存，不经过整理冰箱这个环节；又比如对需要做细胞和组织培养的样本，为保证样本的质量，需要先存入-40度冰箱后再转入-80再存入-150度超低温冰箱，或者采用程序冷冻仪进行冷冻】五．样本保存图示说明A.组织编号规则和标签B.外周血编号规则和标签标签类型：BRADYTHT-163-499-3-IP长方形为25.4mm*9.525mm,圆直径9.525mmC．标签说明：以上方案设计中，条码打印机和标签使用美国的BRADY产品，标签建议使用THT-163-499，该标签可以适用－196度。标签长方部分可打印条形码和编号，单位logo，以及若干条样本的信息项（如脏器名称，ICDO-3编号，样本类型，采集日期等），可贴于冻存管和离心管的侧壁，标签的圆点部分可以打印流水号、脏器名称和采集日期，可贴于冻存管和离心管的顶盖部分，以便于核对。编号规则，参见附表2D.冻存管/离心管贴了条码标签后的情况如下:E.在冻存盒上贴上标签，并注明冻存盒的位置编号。F.按照样本类型，进行冻存盒分色存放G.同一脏器同一类型样本不同份分入不同冻存盒存放，同一脏器不同类型分成不同颜色冻存盒，同一脏器所有盒子存入同一冻存架，在样本处理室内的卧式超低温冰箱里整理，某一盒存满后，再转移入样本储存室的大型立式超低温冰箱。H.立式超低温冰箱按照不同脏器，预先规划位置。所有放到卧式冰箱里整理的冻存盒上，已经预先贴好了标签，标签上包含这个冻存盒最终将存入超低温冰箱的位置信息。附件一：组织库冷冻保存容器的基本情况一．组织库冷冻保存管的常见形态与保存温度。组织：冻存管保存（以内旋冻存管为多），常保存于-80度/-150度冰箱或液氮，也有很多单位将部分组织以RNAlater浸润后保存于-30度或-80度条件，此外也有OCT包埋，蜡块等组织保存形态。在条件允许的情况下，尽量保留T/P/N三种形态的样本。推荐用内旋冻存管，一组TPN保留于-150度冰箱，两组TPN保留于-80度冰箱，一组TPN保留于RNAlater血液：冻存管或离心管保存，常保存于-80度条件下。血液应进行分离，并以血液组分的形式单独保存，常见保存的有血浆，血清，白细胞，也有保存红细胞，血沉棕黄层的，也有分离出淋巴细胞保存的。推荐用0.5ml离心管保存5份血清，5份血浆，1~2份淋巴细胞从样本管的容积上看，越来越有细分化的趋势，这一趋势也是为了最大化地方便样本使用和改善样本质量（减少冻融次数），目前常规都存储在0.5-2ml的样本管内。二．组织库冻存盒的常见形态冻存盒是存放样本管的最基础容器，选择好冻存盒，可以给存储样本带来方便，也可以合理利用冰箱存储空间，所以显得重要。由于目前主流超低温冰箱/液氮罐的内空间设计，都是以2英寸冻存盒为基准设计的，所以选择的冻存盒尺寸应尽量采用标准尺寸：132*132*52。在满足该尺寸的条件下，有两种规格的冻存盒，一种为9*9，一种为10*10。9*9规格最为常见，适用于各品牌各种规格的1.5-2ml样本管。而10*10仅适用于某些品牌的内旋2ml冻存管，以及部分特制的1.5ml外旋冻存管。在选择冻存盒的时候需要注意该点。0.5ml离心管对应的冻存盒，10*10规格的情况下，长宽尺寸和标准2ml冻存盒相同，高度可以减小到2/3以增加内冻存盒容量。从冻存盒材料上看，市场上主要有纸质，PP，PC几种材料。PC塑料冻存盒能兼容冰箱和液氮罐，可惜成本太高，PP塑料冻存盒在液氮条件下会脆裂，纸质冻存盒能适用液氮，不过在应用于液氮液相时需要预先打孔。常规纸质冻存盒不防水，上海万格科学器材有限公司专利的翻盖型冻存盒既解决了防水问题，又解决了编号定位问题，翻盖设计还解决了低温条件下开盖困难的问题，是目前制作最好的纸质冻存盒。目前国内大型组织生物样本库都使用了该类型冻存盒。三．冰箱内存放冻存架冻存盒的常见形态1.立式超低温冰箱内放置冻存架的方法2．立式冻存架内放置冻存盒的方法：3.卧式低温冰箱存放冻存盒的情况4.冻存架的选择：常规的不锈钢冻存架，按材料分，有SUS-304或SUS-201的0.4-1.0mm厚度不锈钢材料制作，类型分，有抽屉型冻存架和框式冻存架。因为不锈钢材料和工艺的不同，所以价格差距比较大。Avantech品牌CryoMaxTM系列冻存架，全部采用SUS-304有3种系列，覆盖各种需求。IR常规系列冻存架采用和进口冻存架同等的模具，使用0.75mm厚度SUS-304不锈钢使用冲模将背板一次冲压翻边成型，是目前国内制作最好的冻存架。IR-CN系列冻存架采用0.4mm厚度SUS-304不锈钢，对切口做翻边处理，是实惠型的轻质冻存架，比市场上常见的SUS-201制作的冻存架更耐腐蚀。IR-D系列冻存架是采用0.4mm-1.0mm多种材料混合制作的抽屉型冻存架。四．超低温冰箱的考虑因素1．冰箱类型。超低温冰箱有立式和卧式之分，温度有-80度和-150度