视频会议技术支持管理办法

视频会议技术支持管理办法目录第一章总则第二章管理职责第三章视频会议调试管理第四章问责第五章附则第一章总则第一条为加强和规范视频会议系统的调试和运行管理，保障视频会议系统稳定、高效、安全运行，保证视频会议的顺利召开，特制定本办法。第二条本办法适用于中国化学工程第六建设有限公司总部以及各分会场的视频会议系统的调试和运行管理工作。第二章管理职责第三条责任部门及职责（一）主要责任部门：信息中心。（二）相关责任部门（单位）：视频会议申请部门及有视频条件的各二级单位。（三）职责：信息中心负责保障公司总部会场视频会议系统的调试、运行、管理并指导各分会场的视频会议系统的接入、调试；各分会场视频会议系统的管理维护由各单位指定专人负责。第三章视频会议调试管理第四条集团视频会议和内部视频会议的调试管理一、参加集团公司视频会议1.按正式联调时间，提前一天检查网络、MCU、会议终端等硬件情况；2.按会议通知要求准时参加会议调试；3.专人负责与集团公司视频中控室人员保持联系，确认音频、视频、双流是否正常，确认集团公司是否能看到本端会场画面；4.做好会议摄像机场景预制；5.机柜内功放（功率放大器）、调音台等设备的参数应在平常保持正常状态，会议进行期间不要轻易改动。6.会议进行中须全程跟会，在控制室内对设备运行状态和会议效果进行监控，根据需要及时将视频场景、声音大小调整到最佳位置；7.遵守公司保密制度，对会议内容严格保密；8.会议中如出现突发技术问题无法立即解决，应立即联系相关技术人员寻求解决办法，并及时向领导汇报。9.按照设备管理要求，依次关闭所有设备电源；10.完成本次联调和会议召开情况记录；二、公司召开内部视频会议（一）公司主会场1.按会议通知准时开机与分会场进行联调，确保音视频及双流正常同时需确认轮巡能看到所有分会场。联调结束后不得更改任何设置；2.会议召开当天须提前一个小时再次进行联调确认；3.需转发集团公司视频画面时，应确保集团公司能看到本端会场画面同时二级单位可以看到集团公司画面；4.机柜内功放、调音台等设备的参数应在平常保持正常状态，会议进行期间不得随意改动。5.会议主办部门应将会议议程发给会议技术支持人员，联动调试过程中根据会议议程和会场布置情况，提前将摄像机位置预设，为会议做好准备；6.完成联调和会议召开情况记录。（二）公司二、三级单位分会场1.提供技术支持人员须按会议通知按时开机参加会前系统调试；2.应主动联系主会场技术人员，确认音频、视频、双流、轮巡正常，及时解决出现的问题，排除故障；3.应调整好摄像头位置、角度和光照，确保会议现场画面显示饱满，色彩丰富。4.会议期间应关闭其他应用软件以免占用系统资源，严禁会议期间使用P2P类下载软件，保障视频会议带宽流量，。5.会议期间请保持话筒处于静音状态，需分会场发言时可取消静音。6.视频连接线属于易耗品，长期频繁拔插容易损耗，容易出现接触不良现象，请各分会场妥善保管视频连接线和采集卡。第四章问责第五条违反上述办法者，将视情况予以问责：1.具备视频条件的各分会场未按规定准时参与调试造成视频会议无法及时接入的，扣减责任人当年绩效奖金50元。2.因分会场自身原因无法召开视频会议造成不良后果的，将在对各二级单位考核打分时予以扣减相应分值。第五章附则第六条二级单位视频会议会场布置建议原则：保证摄像效果达到再现清晰图像目的。布局要求：颜色、装饰、背景：（1）为避免颜色对摄像产生的“吸光”及“反光”效应，忌用“白色”、“黑色”；如墙壁、桌椅等宜采用均匀的浅色；（2）房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配，忌用鲜艳高饱和色彩。墙面都不适宜用复杂的图案装饰或悬挂复杂的画幅，以免增加系统编码开销，降低质量。（3）摄像背景禁止使用强烈对比的混乱色彩，以免降低图像质量。光线和照明：（1）会议室须采用人工光源，所有窗户都应在窗帘后加装遮光窗帘。背景处（摄像镜头正对的墙面部分）绝对禁止存在强光源（如窗户、大功率照明等），否则镜头将对背后光源曝光，导致场景内主体曝光不足。（2）会议室不要放置能反光的物品，如镜子等；地面瓷砖反光强烈影响摄像效果的，一定要改善。（3）为减少面部阴影，会议桌建议采用浅色桌面或桌布。（4）应选择冷光源灯具照明，诸如三基色灯（色温3000-3500K）较为适宜。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。设备摆放和安置：（1）摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同，扬声器的位置可放置在会议室的四角或挂在四周的墙上。摄像机镜头避免对准门口，（2）如采用电视机的布局，应放置在相对于参会者中心的位置，距地高度大约一米，人与电视机的距离大约为4－6倍电视机屏幕高度。前排参会者眼睛到监视器的水平视角应不大于30度。（2）如采用投影仪布局，在避免摄像机镜头摄入投影仪强光的前提下摆放在合适位置。设备选型：公司视频会议系统已经升级为宝利通品牌，原配置的设备存在老化现象，二级单位新视频会议系统统一型号为宝利通G310。其他注意事项：（1）为保证声绝缘与吸声效果，有条件的会场可考虑利用地毯、装隔音毯、双层玻璃窗等方法进行吸音或隔音。（2）视频会议系统完全依赖于网络运转，网络中断或故障，将直接影响视频会议的效果，因此稳定可靠的网络在视频会议系统中起着十分重要的作用。公司视频会议系统是高清标准，实际使用传输的是标清信号，对网络的带宽、网速、安全、稳定、可靠有一定的要求，各会场要做到网络运行切实有效。要保证：(1)会议终端最好直接连接本地核心交换机，与核心设备之间最多只允许有一个接入交换机。(2)会议室连入本地局域网的链路带宽为100M或1000M链路，链路上的所有设备必须是二层或二层以上的可网管设备，链路的布线方式建议使用光纤直接将会议终端和核心接入设备相连。(3)分配给视频终端的IP地址采用VLAN形式与其他计算机隔离，以保证不被他人占用或冲突。(4)做好本地网络安全措施，保证网络运行安全稳定。