物资部管理制度

第一章、物资部管理制度（一）概述1.某公司物资部是某集团（以下简称集团）下设的职能部门之一，在集团总裁办公室的领导下开展工作，并向集团总裁办公室负责。2.物资部管理制度附属于集团的管理制度。物资部管理制度的其中某一条款与集团管理制度相抵触时，以集团管理制度为准。物资部组成人员同时受集团管理制度和本制度约束。3.物资部激励措施：物资部所有人员年终奖，达到考核标准，最高额度年产值万分之三进行激励。（二）物资部主要工作职责在公司总裁、总经理、常务副经理、总工程师、总经济师的领导下，负责公司办公材料、施工单位甲供材料和设备的需求管理、采购管理、仓库管理、向施工单位调拨物资并监督审核施工单位物资使用等工作，其主要职责如下：1、认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。2、保质、保量、按时完成本职工作和领导交待的各项任务。3、对公司的库管，项目部材料组的采购人员及工地保安负有直接领导的责任及日常管理工作。项目部库管、采购人员下工地后受双重领导。4、负责对公司项目工程所需机械设备、各种工具、周转材料的采购、保管。5、负责公司的各种设备、工具的检修、维护工作。6、负责对项目部大宗采购计划的审核工作。对涉及金额大、影响结构安全、受关注程度高的材料；首先按确定的档次，对产品进行质量、信誉、生产能力等方面的市场调查，收集样品和整理、汇总信息资料；根据工期要求及生产、维修就近原则，综合比较分析后，选择入围厂家；然后协助项目经理采取招标方式或组织公司领导、总工办等相关部门共同参与审核，认质认价。（协助商务经理在预算范围内，以封标的形式，上报招标领导小组及公司总工程师、总经济师、常务副总审批）7、负责对甲供的材料和设备，力争供前考察、供中追踪、供后反馈，严把质量关。8、负责对项目工程所需库管、采购人员、保安人员的工作安排。9、负责对公司库管，项目部库管、采购员、保安人员进行监督和检查，检查工作每月初进行，检查内容按相关规定执行。10、负责公司各种物资、设备、材料总账的管理，每季负责和材料员对账，并负责公司库管、项目部库管，盘点、对账等工作。11、负责组织项目工程撤场后，各种设备、工具、材料返库时的清点、验收工作。12、负责不定期对公司库管、项目部库管、采购人员的各种手续，账目的检查工作。13、负责、搜集各类施工材料、设备资料及采购信息，并建立信息平台，保存整理并建立档案库，资料信息库。同时建立合格供方资料库及不合格供方库。14、负责对已不能维修或没必要维修的工具，过期变质的原材料及时写出报废报告，报公司总经理批准后给予处理。15、负责对物资部全体人员的业务培训、安全教育工作。16、通过各种渠道收集信息，与材料商建立良好业务往来关系，使材料能最经济、最快捷、最合理的被投入使用。17、与工程、预算等相关部门交流经验、密切合作，做到事前预计、事中配合、事后反馈。18、多方求证、精心分析、公平比较为领导作招投标决策提供最优依据。19、每月定期或不定期组织人员到市场、工地进行考察，熟悉材料的使用部位和使用情况，得到从销售到售后整个环节的综合信息。20、严格按照材料或设备认质核价的程序开展材料审批工作。21、负责督促材料员及供货商及时提供各种需归档的资料。（三）物资部工作人员的工作职责1.物资部经理工作职责负责公司办公材料、施工单位甲供材料和设备的需求管理、采购管理、仓库管理、向施工单位调拨物资并监督审核施工单位物资使用等工作，其主要职责如下：①认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。②负责公司物资部的日常管理工作。③负责对公司的库管，项目部材料组、采购人员及工地保安的日常管理工作。④负责对物资部员工的业绩考核及实施工作。⑤负责对项目部材料采购计划的审核工作。⑥负责项目大宗材料招标的审核、监督配合工作。⑦负责对公司项目常规材料采购的厂商核定工作。建立资质可信、人品可信、具有规模经营的厂商信息库。⑧负责材料采购过程中的供方评价、合法资格、选择、控制和重新评价工作。⑨负责项目材料采买过程中的合同审定工作。⑩负责项目材料采买后的发票签字、审核工作。⑪负责对项目工程所需库管、采购人员、保安人员的工作安排。⑫负责对公司库管，项目部库管、采购员、保安人员进行监督和检查，检查工作每月初进行，检查内容按有关规定执行。⑬负责对物资部全体人员的业务培训、安全教育等工作。⑭每月定期或不定期组织人员到市场、工地进行考察，熟悉材料的使用部位和使用情况，得到从销售到售后整个环节的综合信息。⑮负责按照材料或设备认质核价的程序开展材料审批工作。⑯负责编写劳务合同中有利于集团节约、发展类的对劳务队进行的必要限制、规范、违约罚款等方面的合同建议，书面管理文件。⑰负责项目部涉及本部门管理范围内的各项考核工作。2.物资部副经理工作职责：外业（1）负责辅助物资部经理的日常管理工作，认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定。（2）负责对项目部材料采购计划的审核工作以及材料采购过程中材料员的监察工作，监督检查物资采购、验收、发放、保管等各过程的受控情况。（3）负责对材料员在采购过程中支票、周转现金的发放、使用过程的监督、票据的审查、核实工作。（4）负责对集团项目部大宗材料招标的组织、编报、协助商务经理在预算的范围内，完善报批手续工作（5）监督检查物资采购、验收、发放、保管、使用等各过程的受控情况。（6）监督检查物资采购过程中对釆购员违纪事件调查取证工作。（7）监督检查材料组采购员釆买过程中的合规性调查及供货商的考察工作。（8）合格供方的评审、报批、归档、收集、推荐合格供方。（9）负责项目完工后剩余物资的调配、退场工作。（10）负责项目废旧物资处理、组织相关人员到现场鉴定、审批，监督过程的执行及资料备案。（11）部门各岗位人员工作计划的执行情况及完成情况的总结。（12）集团领导及物资部经理交办的事务。4.物资部副经理工作职责：内业（1）负责协助物资部经理的日常管理工作，认真贯彻执行公司各项管理制度和相关规定；（2）负责物资部制度的建立、修改、完善、运行，检查制度的落实；（3）负责对集团项目部大宗材料招标的组织、编报，协助商务经理在预算的范围内，完善报批手续工作；（4）负责材料釆购中的合同起草和合同存档工作；（5）负责掌握物资包括周转材料采购、租赁等过程管理情况；（6）负责协助物资部经理对物资部全体人员的业务培训、安全教育工作；（7）负责搜集各类施工材料、设备资料及釆购信息，并建立信息平台，资料信息库；（8）负责对已不能维修或没必要维修的工具，过期变质的原材料及时写出报废报告，报集团领导批准后给予处理；（9）负责通过各种渠道收集信息，丰富信息资源库，配合市场部投标询价工作；（10）做好资料收集、整理、汇总、存档工作，以及重要文件归档工作；（11）集团领导及物资部经理交办的事务。4.库管工作职责：负责项目部材料、工具出、入库管理及登记工作具体如下：一、公司库房，项目部库房内材料物资要分类码放整齐，保持库房整洁卫生。二、公司库房，项目部库房凡是出入库的各种工具，各种材料都要填写一式三份的出入库单；1)库房出库工具填写出库单交材料员一份，工具用到那个工地，材料员把出库单交负责库管，库管凭此单入库，工具使用完毕库管及时开出库单工具返回库房。2)工具出库时是好的，工地用完后出现坏的，要修好后再返回库房，库管负责监督发现坏了的工具要及时让材料员拉去修理，以免影响其他工地使用。3)材料员新购进的工具要及时去公司大库房备案入库，同时新工具保修单、保养手册、合格证、零配件等到总库归档。工地库管再入库；各工地之间转接的工具，库管也要开具出库单再出库，并及时反馈给大库房，知道工具具体在哪个工地使用，用完后及时返库，避免丢失。4)材料员购买的材料入库时库管填写入库单：项目部库管一份，库管凭入库单登记明细帐，交采购员一份附发票后，财务报销用，交公司财务一份。5)各项目部进场材料必须要数量明确，该量方的量方，该过数的过数，再办理入库手续，填写入库单。6)对工地上的贵重物资材料（如：电缆、电线、铜截止阀等）实行专业工长批准，出库单后见单再发放，并跟踪使用成效，每天估计当天用料。7)要熟悉材料验收、入库的基本程序：材料检尺、检称验收→开入库单并签字→登记台帐。材料出库并签字→登记台帐→月底编报材料月报表。8)各工地租赁的架管、卡扣、跳板等物资要及时与施工队办理手续，一次交给施工队。有损失由施工队负责。（此项需签署周转工具补充协议）三、项目部各种工具、各种材料出库时，须填写一式三份出库单，库管一份，提货人一份。各项目部下属施工队领料，须指定专人到库房领料，办理好材料出库交接手续，严格把关，不允许施工队人员谁都可以来库房领取材料。四、各项目部库房除库管，公司有关管理人员，领取材料得专人并填写领料单。其他人员不允许随便出入库房。专料专用按照使用计划出库，不允许一次性把材料都出给施工队，要循序渐进控制好量，避免浪费材料。五、材料员新购进的材料要及时清点数量，审查质量，不清楚的要专业工长审查，要严把质量关，在办理入库手续。并及时填写入库单交材料员一份。当天材料入库必须办理完入库相关手续，不允许此工作滞后导致单据丢失。六、公司大库，出入库单，必须由双方经手人签字。七、项目部库房已开出的出入库单据，应分类装订成册、封面说明：月份、张数、项目名称、经手人。八、关于各项目部库管明细账的登记，要根据审核无误的出入库单据，登记明细帐，要求库管分类别如：电料、水暖、土建建材等类别逐一登记。每日结存，每月累计，根据明细账做月材料对账表，项目部每月25日结账，每月30日前把材料对账表报到公司物资部。九、各项目部库管每月要做材料对账表、工具盘点表、工程大宗材料使用明细表。每月30日前报公司物资部。十、库管员在项目部要做好日常考勤工作，实事求是，不徇私情。十一、项目部之间工具、周转物资使用管理制度办理并及时反馈给库房记录防止转来转去工具丢失。十二、库管在材料物资被施工队伍领取后，在使用过程中有审查对方使用是否有浪费现象，是否违规使用现象的义务。做好库管应尽职责。十三、库管员安排好项目部保安的夜间执勤工作，配合保安工作，做好防治材料丢失被盗情况发生。如有盗窃现象发生要第一时间通知项目经理及物资部经理。十四、各工地租赁的架管、卡扣等库管都要有严格的出入库手续：①租赁物资进场时库管要清点清楚在开具入库单，登记在帐，工地用完后归还时仔细清点数量的办理出库，保安要起到监督职责，检查手续是否齐全，进行登记才允许拉出工地，库管要跟车到租赁站办理相关手续。②架管、卡扣等租赁物资转借其他公司或施工队使用时，要有严格的出库转库手续，具体转借数量，转借到那个工地，开具出库单在出库，使用完毕归还租赁站时写单据通知租赁站转借其他工地的架管、卡扣的具体数量，最后由借方工地清算租赁费。十五、到工地的材料物资有包装物的（纸箱、水泥袋、涂料桶等）库管都要收回，在工地自行处理的都要有处理单报回公司。（不准私自处理）a)水泥要解袋使用，不允许从中间割开，水泥袋要整理回收：b)涂料大桶的要施工队分装小桶在使用，用完后盖好桶盖，避免涂料晒干，涂料用完后空桶要回收。c)腻子粉不能隔夜使用。d)数量较小没有再次使用价值的废旧物资，由库管协同材料员、工长、项目经理进行处理；数量较大没有再次使用价值的废旧物资，由物资部指派人员协同以上相关人员进行处理。十六、工地库管晚上手机不允许关机，避免材料员晚间调材料联系不到影响材料进场。库管要配备盒尺和秤对进场材料进行抽查，发现问题及时反映。十七、各工地库管要严格按照公司规定，实事求是记录考勤，如果发现有不按规定记录考勤的，发现一次罚款50-100元。十八、库管员调动工作或中途辞职、辞退的,必须办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证。要列出清单一式三份，确保写明情况，双方签字。有关领导见证。交接双方各执一份，财务部存档一份。要做好交接手续后，于下月再做工资结算。4、材料员负责项目部材料采购工作，具体如下：1)各项目部材料员所购买的任何材料、工具等在项目部入库办理入库手续时，要配合库管、专业工长查验无误后方可办理入库，并由库管开具入库单双方签字，并由库管、专业工长、项目负责