时间管理ppt

时间管理2020年10月17日星期六学习目标正确认识时间管理的重要性了解时间管理失控的问题掌握时间管理的六大法则帮助大家学会时间管理的基本技巧掌握常见的时间管理工具时间管理营销经理小王的困扰——我的时间完全不够用客户的电话响个不停，光接一个电话就得一二十分钟；常用的工作表格，工具，要用的时候经常找不着；电脑里很多邮件来不及看，导致很多信息／通知／公司制度都不了解；三天两头开会，基本上没时间做准备；招来的新人不熟悉业务，经常要指导、培训；精心培养的业务精英要辞职，据说是被竞争对手猎走了；除了做业务，上级还分配了一些行政上的管理事务要做；忙得昏天黑地的时候，竟然连女朋友的生日都给忘了……真的那么忙吗?1正确认识时间2时间管理的必要性3时间管理法则4时间管理工具5回顾总结目录1正确认识时间①游戏：小组讨论-怎么花钱②时间的特质③时间的定义④什么是时间管理⑤你的时间价值内容提纲第一部份游戏－－分组讨论为你提供86400元人民币，请在1天之内把它全部花完，但这笔“奇怪”的钱，不可以积蓄、不可以转让。你将如何花掉这笔钱呢？规则：1.供给毫无弹性2.不能储存3.不会停止4.不能增加5.无法转让6.无法失而复得7.客观公平…………正确认识时间：时间的特质时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的：时间是由过去、现在及未来构成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。正确认识时间：时间的定义什么是时间管理？时间管理者对过去-现在-未来每一个时间的事件的控制你的时间管理水平如何？•下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。•计分方式为：选择“从不”记0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1．我在每个工作日之前．都能为计划中的工作做些准备。2．凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3．我利用工作进度来书面规定工作任务与目标。4．我尽量一次性处理完毕每份文件。5．我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理这些事情。6．我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7．我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作。8．我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9．当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18-22分：你的时间管理状况良好。23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。12结论：年收入（万元）年工作时间（天）且工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2261876.639.580.1642618153.2619.160.3262618229.8928.740.4882618306.5138.310.64102618383.1447.890.80年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）现在2618目标2618你的时间价值你的时间管理水平你的时间价值进行时间管理的必要性－－时间就是金钱•不能管理时间的人，就不能管理一切。——彼得·杜拉克2时间管理的六大法则①SMART法则②20/80法则③四象限法则④并行串行法则⑤蕃茄工作法则⑥适当授权法则内容提纲第三部份时间管理法则1：目标管理与计划管理设定目标的SMART原则Specific：必须具体、明确的Measurable：可以衡量、要量化Achievable：可以达到、挑战性Relevant：相关性Timebound：时间、期限做计划要学会列清单工作方法三段论计划计划是从目标到方法的桥梁时间管理法则1：目标管理与计划管理遵循20：80定律用你80%的时间来做20%最重要的事情你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？时间管理法则2：二八定律20%-symptom80%-Hiddencauses紧急性重要度A重要而且紧急Ｃ紧急但不重要D不重要不紧急Ｂ重要但不紧急注：重要度取决于任务本身对战略的影响力紧迫性取决于任务本身时间性的强弱20时间管理法则3：四象限坐标法鹅卵石的故事碎石型事务水型事务细沙型事务石块型事务必要的战略的浪费的干扰的22时间管理矩阵图有限期的任务危机急迫的问题马上召开的会议准备／开拓事项预防/改善／创新工作计划建立关系不速之客的接待某些骚扰电话某些邮件与报告某些会议搞笑邮件与人八卦自己并不感兴趣的活动可去可不去的应酬立即做Doitnow“超越今天”有计划的做Doitlater授权Delegate用空闲时间做／不做Don’tdo时间管理矩阵图：4D原则普通人的时间安排15%2-3%25-30%15%50-60%20-25%65-80%15%1%成功人士时间管理矩阵图：案例分析：销售部王经理的一天：1与华清公司商谈产品定价2接听电话留言3与重要客户共进午餐4突然接到通知：天际公司的货未到，怎么办？5开庭在即，与客服经理商讨索赔案的处理6阅读内部刊物7突然接到一个客户的投诉8与实达公司的合作意向书明天就要拿出来9准备周五的业绩汇报会10人事部要求提交新员工的转正评价表11对文件进行归档紧急重要1与华清公司商谈产品定价3与重要客户共进午餐9准备周五的业绩汇报会11对文件进行归档处理4突然接到通知：天际公司的货未到，怎么办？5开庭在即，与客服经理商讨索赔案的处理8与实达公司的合作意向书明天就要拿出来6阅读内部刊物2接听电话留言10人事部要求提交新员工的转正评价表7突然接到一位客户投诉立刻做有计划的做，“超越今天”授权做用零散的时间做Ⅲ紧急重要ⅡⅠⅣ并行工作模式ABC去珠海分公司做业务支持替行政部带办公设备给珠海分公司把新聘的大学生带去珠海报到多头事务一次搞掂27时间管理法则4：并行串行统筹兼顾串行工作模式ABCD主要领导不到场会议不能开会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核充分考虑工作的连续性时间管理法则4：并行串行统筹兼顾并行串行统筹兼顾ABCD去珠海分公司做业务支持了解当地情况，召开座谈会把新聘的大学生带去珠海报到和珠海的同学聚会公私兼顾高效有序E陪同珠海业务同事外出拓展29时间管理法则4：并行串行统筹兼顾时间管理法则5：蕃茄工作时间法则25分钟5分钟休息5分钟紧急事情以25分钟为一个番茄时间；在这段时间内只允许做一种事情；提前确定好比这件事情更重要的紧急事情；紧急事情的处理时间不超过5分钟，如果超过，则这个番茄作废，从新计时；25分钟之后一定要休息5分钟。时间管理法则5：适当授权法则适当授权适当借力学会拒绝流程优化现代社会是个高度分工的社会，专业的人做专业的事。你不可能把所有事都自己挑在肩膀上，必须交给你的下级、同级甚至上级去做。特别要说明的是，授权并不一定发生在工作上，生活学习中处处存在授权。4时间管理工具①行事日历②闹钟、蕃茄钟③任务甘特图④行动日志清单⑤勤做5S运动内容提纲第四部份项目会议外出培训组织面试时间管理工具1：行事日历（推荐）时间管理工具2：闹钟、蕃茄钟（推荐）适用“蕃茄工作法”时钟常用于第2象限任务“重要不紧急”时间管理工具3：任务甘特图（推荐）周一2007年6月4日重要级别时间今日事项要事第一（根据事项的重要级别按A、B、C分别标选）完成时限完成情况B117-18周绩效评估会议C1天津代理商来参观公司A19-12新产品新闻发布会B3知名记者专访A214-16杭州大客户到访A316-17核心员工离职B2与总经理开会C3电话沟通华南工作完成日目标（百分比%）：100%时间管理工具4：行动日志清单（推荐）职场人员的办公5S管理工作计划表常用文件及工具书柜子及办公室桌清理相关人员通讯录时间管理工具5：办公室5S（推荐）5回顾总结①学到了什么？②该做些什么？③总结评语内容提纲第五部份我们学习到了什么？正确认识时间管理的重要性了解时间管理失控的问题掌握时间管理的六大法则学会时间管理的基本技巧掌握常见的时间管理工具设置“定计划的时间”（早上或晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务时间10-20%的缓冲每天从做一项主要工作开始每天至少完成一项主要工作每个时间段里做一件事情并把它做好每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段每个时间段以2小时或更少为宜计划你的一天准备一张长条纸用笔将它划成10份（中间部分刚好每两列一份代表生命中的10年，分别写上10、20等，最左边的空余部分写上“生”字，最右边的空余部分写上“死”字）。第一个问题：请问你现在几岁？第二个问题：请问你想活到几岁？第三个问题：请问你想几岁退休？第四个问题：请问一天24小时你会如何分配？第五个问题：比比看。第六个问题：想一想。第七个问题：请问你现在有何感想？第八个问题：请问你会如何看待你的未来？游戏：－互动时间管理金科玉律1.设立有挑战但可实现的目标2.设定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛时做最用脑力的工作5.不要推迟你不喜欢但重要的事情6.不重要的事迟一点做7.分析你在时间管理方面的障碍8.确立你不希望被打扰的时间9.一次只做一件事10.如果你开始做一件事，尽可能做完它11.做好电话沟通的计划12.在工作效率低时做几次小休的安排13.用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜14.有选择，要学会拒绝15.在同一地方收集你所有的想法16.定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17.如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.弄清问题才去做19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义20.养成记笔记组织思路的习惯时间管理金科玉律（续）更成功更从容更快乐今天必须做的事