档案管理理论与实务

第一章1.文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件由信息符号和载体结合而成。2.文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。文件的根本属性是信息记录。3.文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。4.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等。5.文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。6.文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文件的管理工作。7.文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性8.文件工作的作用历史意义（1）实现单位职能的重要条件（2）国家档案事业的重要基础。这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。9.文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。10.文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。11.通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办公厅（室）进行统一指导和监督。12.文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查阅与利用服务。13.归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。14.归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。15.对于归档文件，无论室通过立卷来整理，海市以“件”为单位整理，其原则均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文件价值，便于保管和利用。16.应归档的文件材料的齐全、完整是归档质量最基本的要求。17.首先是将归档文件范围和文件登记薄相结合，从总体上检查应归档文件是否均已收集齐全18.主要的规范和标准由《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。19.文件的归档鉴定意义（1）关系到档案室室藏档案质量的优劣（2）关系到准确划定保管期限的长短（3）关系到档案管理工作的质量与效率（4）关系到档案保管成本的高低20.文件的归档鉴定的原则（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发（2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素21.文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。22.此处所谓“特征”，是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之间的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切的文件组合成一个案卷，是我国最基本的立卷方法。23.按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动、某一工作、某一问题的发生、发展、结局，又保持文件之间的有机联系，因此是使用最频繁的立卷特征。24.所谓名称特征立卷，即将同一文种的文件组合成一个立卷。25.按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一个问题进行工作联系而形成的往复性函件组合成一个案卷。26.除通讯者特征外，其余五个特征可以据文件的实际情况结合选用。27.以件为单位整理归档意义：一是提高归档文件整理工作的效率并节约费用、二是有利于档案工作的开展、三是推动了文档一体化的进程。第二章1.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的又价值的各种形式的历史记录。2.档案的形成者来自两个方面：一是机关、团体、部队、企事业单位等；二是个人、家庭和家族。3.文件转化为档案一般需要具备一定条件，即必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；必须是按照一定规律整理完毕的文件。4.对内容具有不真实、不可靠之处，既不能简单地将这一客观存在付之一炬。5.档案作用范围的扩展律一般而言，时间和作用范围成正比。档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。第三章1.丰富和优化馆（室）藏室档案收集工作首先必须树立的指导思想。丰富和优化馆（室）藏具体是指：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。2.机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6月底之前向档案部门移交。3.学校各部门应在次学年6月底前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档。4.档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作。5.各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。6.列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。7.列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年，向区、县综合档案馆移交。8.总要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起6个月内向有接受该档案任务的综合档案馆移交。9.档案馆对档案的收集方式主要有两种：逐年接受收和定期接收。第四章1.形成档案整体的单位或个人，就成为“全宗构成者”，又称“立档单位”。2.个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关组织全宗的一个组成部分。3.全宗的特殊形式主要分为联合全宗、全宗汇集和档案汇集等三种。4.立档单位与全宗历史考证一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成。5.立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责攥写，整理过程，全宗整理结束后，存入“全宗卷”内。第五章1.以磁带、磁盘、光盘等为载体的档案可采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。第六章1.全总卷内容构成：全总指南、收集工作中的材料（交接数据）、鉴定工作形成的报告、档案利用制度、数字化工作第七章1.档案必要著录项目：正提名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。（载体是错误的）2.档案馆（室）不同于国家公证机关。3.《档案法》规定国家档案馆保存的档案，一般应自形成之日起满30年可以向社会开放。4.所有权不同，其公布权限也不同。第八章661.第九章1.各机关、人民团体和企事业单位应当设置档案工作机构，一般设在办公室（秘书处）。2.档案工作规章制度一般包括：工作规章、管理制度、业务规范。3.文件材料归档范围和档案保管期限表——明确本单位各类文件材料归档范围及相对应的档案保管期限。4.档案分类方案一般由题名、编制说明、分类表、使用说明组成。（分类号是错误的）5.标准档案保管期限表，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案使用。6.后四种档案保管期限表所确定的各类档案保管期限，只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长，不能任意缩短。7.保管期限室档案馆（室）根据档案鉴定标准对档案所确定的保存年限。8.按国家档案局第8号令和第10号令规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为10年、30年。9.利用范围即由编制机关对保管期限为永久的档案满30年后是否向社会开放提出“开放”或“控制”的意见。10.本单位的财务预算——30年。11.本机关及所属单位人员任免、奖惩材料保管期限为永久，利用范围为控制。12.确定归档和不归档的范围（111——114）13.档案bao管期限表并不是一成不变的，如果机关内设机构或工作职能，企业的资本机构或主营业务发生较大变化时，应当及时做相应修订和调整。第十章1.文件收集的主要责任人时文件形成和承办的部门、处室，各部门、处室负责人对本部门文件材料收集负有领导责任，兼职档案人员对本部门文件材料收集负有具体责任，各项业务、活动的经办人员对各自经办业务、活动中文件材料的形成、积累同时负有具体责任。2.各部门、处室文件收集的工作依据是文件材料归档范围。3.系统性主要检查：卷内文件排列是否正确。4.重要会议、重大事件、重大活动统称为重大活动。5.发文的排列次序一般为：文件正本—发文稿纸—定稿（签发稿）—最后修改稿；来问的排列次序一般为：文件处理单—来文。（具体考题目）6.永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。7.题名，即文件标题，题名采取照录原则。8.WS·2013—Y—105中WS表示文书档案。9.WS·2013—D30—BGS—30中D30表示保管期限为定期30年。10.零散积存文件是指散存在部门或个人手中，未在应归档年度及时归档的漏归文件材料。第十一章1.科学技术文件材料（简称科技文件）：指记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。2.科技档案的定义：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应该归档保存的科技文件。3.科技档案的主要特征：构成的成套性、内容的专业性、管理的现实性、种类的多样性、利用的广域性。4.科技档案构成的成套性室科技档案形成和内容构成的整体特征。特点和规律决定了人们总是以一个独立项目或某一对象为单位进行科技生产活动。自然形成了一列相关联的文件材料，构成了一个有机联系的整体，即成套性。5.管理的现实性决定了科技档案应与其所反映的对象和现实保持一致，如市政管线档案。6.科技档案的管理现实性要求科技档案实行动态管理，如建立健全更改补充制度。（是非）7.科技档案管理的基本方法：第一，“三纳入”，即科技档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入有关的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的经济责任制和岗位责任制。第二，“四参加”，即档案部门或人员应参加产品鉴定、科研课题（或项目）、成果审定、建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整、准确、系统。第三，“四同时”，即下达项目计划任务应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时确保项目文件材料归档交接的完整、准确、系统。8.科技文件积累的原则：系统原则、动态原则、与科技活动同步的原则。9.系统原则：是要求从全局的角度出发，遵循科技活动的规律，依据科技工作程序，按照科技文件的特点进行全过程积累，以保证科技文件产生、形成的内在有机联系。10.动态原则就是要求把科技文件的积累保存与更改结合起来。11.与科技活动同步的原则就是要求把科技文件的累积贯穿于科技活动的全过程，以保证科技文件的完整。第一，生产活动的立项时入手，第二，科技文件的积累应在每一阶段、每一环节及每个科技人员的工作活动中随时进行。12.参考性科技文件主要包括从外来单位收集来的、作为本科技活动参考使用的技术资料、科技情报等。13.科技文件积累的方式：科技人员个人积累、科技管理部门积累、专门文档管理部门积累。14.科技档案的基本保管单位——案卷。15.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。16.以建设项目前期形成的相关管理性文件为例，可按照立项、各专项审批、动拆迁、招投标等前期各工作阶段组卷。17.圈内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后。18.产品类案卷宜按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。19.建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。20.科技档案案卷编目：案卷内科技文件页号的编写、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷目录的编制。（多选）21.案卷内科技文件页号的编写（1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。（3）圈内目录、圈内备考表不编写页号。22.案卷封面六要素：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级