文件材料收集整理的要求及分工

文件材料收集整理的要求及分工一、文件材料收集与整理的分工公路工程文件材料必须按文件材料形成的不同阶段、施工工序或公路工程进展情况由形成文件材料的单位负责及时收集、整理、组卷，遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，进行科学分类，达到便于查找利用的目的，。公路工程文件材料按下列分工收集与整理。（一）建设单位（业主）负责收集、整理项目立项审批、准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料。其中项目建议书及批复、工程可行性研究报告及批复、、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、性质和内容分类收集、整理；地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料，按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业结构分别整理。（二）施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料及竣工图表。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序整理。各项施工原始记录、竣工图表按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。（三）由监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、安全与环保管理文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理，监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按单位、分部、分项工程排序单独整理。（四）科研课题文件材料由承研单位负责收集和整理。（五）声像（照片）档案由形成单位负责收集整理组卷。根据湖南省高速公路工程文件材料的分类，各部分文件材料的成文、编制单位详见下表。这里的“成文单位”是指文件、材料的原形成单位或主要责任者；其“编制单位”是指公路工程建设中“三大主体”中的某一主体，是将竣工文件、材料按《范本》要求整理组卷成册的主要责任者。文件材料的形成、编制单位具体见表4-1。施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、整理。立项及设计文件的收集与整理一、第一册立项审批文件（一）收集的内容：1．项目建议书及批准文件，包括项目建议书、项目建议书的批复及其专家评审文件。2．工程可行性研究报告及批准文件，包括工程可行性研究报告、批复及其专家评审文件。3．水土保持方案报告书。4．环境影响报告书。5．文物勘探调查报告。6.防洪影响评价。7.地震安全性评价。8.压覆矿产资源评估。9.地质灾害危险性评估。10.土地利用整体规划修改方案及项目建设规划实施的影响评估。11．初步设计审批文件，包括初步设计批复及其专家评审文件。12．施工图设计审批文件，包括施工图设计批复及其专家评审文件。13．施工许可批准文件。14．上级单位有关指示。（二）整理要求及方法：1．文件材料按基本建设程序的顺序排列。2．项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批文顺序排列，结论性文件应放在前面。3．水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查和保护等文件首先按文件类别分类，类别内再按时间顺序排列，结论性文件应放在前面。4．初步设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。5．施工图设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。6．施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。二、第二册初步设计文件（一）收集的内容：初步设计图表，包括：第一篇总体设计，第二篇路线，第三篇路基、路面，第四篇桥梁、涵洞，第五篇隧道，第六篇路线交叉，第七篇交通工程及沿线设施，第八篇环境保护与景观设计，第九篇其他工程，第十篇筑路材料，第十一篇施工方案，第十二篇设计概算，附件基础资料。（二）整理的要求及方法：按原设计院提供的图纸编排顺序排列，不另行拆装。三、第三册施工图设计文件（一）收集的内容：1．技术设计图表2．施工图设计图表，包括：第一篇总体设计，第二篇路线，第三篇路基、路面，第四篇桥梁、涵洞，第五篇隧道，第六篇路线交叉，第七篇交通工程及沿线设施，第八篇环境保护与景观设计，第九篇其他工程，第十篇筑路材料，第十一篇施工组织计划，第十二篇施工图预算，附件基础资料。（二）整理的要求及方法：按原设计院提供的图纸编排顺序排列，不另行拆装。四、第四册设计变更文件及批准文件（一）收集的内容由设计单位提供的设计变更文件，不包括施工、监理和业主提供的设计变更文件。1．设计变更批准文件及其附件（成册、成套变更设计图纸及文件）（1）行业主管部门、建设项目法人关于设计变更的批文、指示。（2）设计变更的专家评审文件。（3）重大变更的往来文件、会议纪要。（4）变更设计图（设计单位提供的成册图纸）。（5）其他有关附件。2、变更设计图表（单份设计变更）（1）变更设计一览表。（2）变更设计修改通知单。（3）变更设计图（修改通知单附的变更设计图纸）。（二）整理的要求及方法：按照时间或者里程桩号顺序排列。工程管理文件的收集与整理一、第一册征地拆迁文件（一）收集的内容：1．征地拆迁的批文。2．占地图及土地使用证。3．征地拆迁合同协议。4．征地拆迁图表（1）征用土地数量一览表。（2）拆迁建筑物数量一览表。（3）拆迁电力、电讯及其他管线一览表。（4）征地青苗补偿一览表。（5）征地拆迁红线图。5．征地拆迁管理文件。（1）指挥部办公室征地拆迁协调工作文件。（2）征地拆迁补偿办法及标准。（3）征地拆迁协调工作总结。（二）整理的要求及方法：按类型、批次、线路走向及区域划分的顺序整理。二、第二册招投标及合同文件（一）第一分册招标评标文件1．收集的内容：（1）资格预审文件：资格预审文件，资格预审评审报告及上级批件等。（2）招标文件：招标文件（文本），评标文件包括清标报告、有关呈批件、上级批复及评标报告等。2．整理的要求及方法：先按招标内容分类（土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等），再按时间顺序排列。（二）第二分册投标文件1．收集的内容：已中标单位的投标文件（包括资格预审申请文件）。2．整理的要求及方法：先按标书的类别分类土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等）、再按投标书合同顺序号排列。（三）第三分册合同协议书1．收集的内容：（1）土建工程承发包合同、协议。（2）路面工程承发包合同、协议。（3）绿化工程承发包合同、协议。（4）交通安全设施承发包合同、协议。（5）机电工程承发包合同、协议。（6）收费站及房建工程承发包合同、协议。（7）监理合同、协议。（8）其他承发包合同、协议。2．整理的要求及方法：按土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理及其他承发包合同、协议分类，再按时间顺序排列。三、第三册综合管理文件1．收集的内容：（1）建设单位往来文件a）建设单位发文b）建设单位收文（2）安全管理文件a）安全组织机构及管理规章制度。b）安全生产管理文件c）施工及监理单位安全生产报审资料d）施工安全检查资料（3）环保管理文件（4）其他文件及资料包括各项规章制度、会议纪要等资料。2．整理的要求及方法：（1）先按内容，再按时间顺序整理。（2）安全管理文件按照厅质安字【2006】98号文要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。（3）建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。四、第四册技术管理文件（一）收集的内容：1．技术规范补充和修改文件（不含招标文件中的“技术规范补充”）2．技术咨询、技术报告、技术方案的补充3．中心试验室抽样试验资料4．质监部门提供的检测报告5．技术管理相关资料（二）整理的要求及方法：先按类别，再按时间顺序整理。第五册计量支付文件（一）收集的内容：1．项目计量支付汇总表；2．月计量支付证书及附件。（二）整理的要求及方法1．项目计量支付汇总表，以工程项目为单元，按表格名称分类，按合同号顺序排列，组成案卷。2．月计量支付证书及附件，以合同段为分类单元，一个合同段内按期号顺序排列组成案卷（已精装本的可不另行拆装）。3.月支付证书及附件一式两份，一份为业主存档的原件，另一份为施工单位存档的原件。