浅谈公路工程档案的收集与整理

浅谈公路工程档案的收集与整理靳红娟（江西省路桥工程集团有限公司，江西南昌330000）摘要：针对公路工程施工中档案收集与整理中的一些问题及怎样做好档案的收集与整理谈了些不成熟的看法，希望能为以后的公路工程档案的收集与整理提供一些借鉴和参考。关键词：公路工程；档案；收集与整理0前言公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。虽然公路工程档案有其重要意义，然而纵观目前工程档案管理现状，普遍存在重工期；重质量；忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。有好多在建设过程中应该整理的档案资料，却留待工程结束后才去进行整理，致使收集资料难度加大。造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中对此深有体会。由于交通设施项目流动、分散、规模大，周期长，涉及人员面广等特点，要将包括建设、设计、监理、施工单位等部门的工程资料完好无损地收集归档难度相当大。为此本文着重对公路工程档案的收集与整理谈些不成熟的看法。1公路工程档案管理工作中存在的一些问题1.1施工管理与工程档案管理脱节施工单位在施工过程中不重视档案材料的及时收集和整理，最后往往导致竣工后资料参差不齐，记录不全，不能准确地反映工程真实情况，影响了工程技术文件系统的准确和完整。比如说工程照片、工程录像，施工日志也作为归档管理资料，但实际往往并没有重视这方面资料的收集，对于一些隐蔽工程的施工照片到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工人员的工作记录，做好施工日志对填写资料的相关数据显为重要，但实际工作中很少有人自始至终地坚持写施工日志，其实这些资料如果在施工过程中收集、整理会是件容易的事，但往往由于人们不够重视而被忽视，到竣工验收时再去收集这些资料就增加了难度，诸如此类，本来工程其内在质量、外观质量均达到优质工程标准，但由于竣工资料残缺而被扣分，使原本可以评优良的工程仅为合格。1.2表格没有统一标准其次，施工用表没有统一标准，填写的数据内容重叠，应按实际操作和设计要求所反映的特定内容被遗漏，竣工资料编制的办法五花八门，没有统一章法。1.3档案管理水平差档案管理水平不够专业，许多归档的资料不符合归档要求，比如在工程资料中存在不少复印件，甚至是复印材料多次复印件，内容模糊不清，有的复印件经涂改后再复印，字迹难以辨认，经不起长期永久性保存。这些归档资料在以后使用中难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。2问题产生的原因2.1工程档案管理意识淡薄工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成，积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理。一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，比如说某个隧道路面28d强度达到后已经计量了，而在做评定资料时查找相关资料却被丢失了。不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。2.2工程档案编制办法不统一我国交通工程尚没有形成统一、规范的竣工资料编制办法，而是由各省交通行业自行制定。由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收。现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管。在档案管理时，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区，竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从。2.3施工管理用表格式不统一工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（JTJF80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置。格式各自不相同，有些公路工程项目的施工用表如何设置在公路《规范》中甚至没有说明，使得各施工单位只能根据各自对表式的理解来编制或填写，造成填写的数据内容重叠，没有科学反映客观实际情况。另外，我国工程规范的修改时又跟不上我国施工技术的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。2.4公路工程档案管理人员专业化程度不一由于公路工程档案管理与工程息息相关，这就对档案管理人员的专业技术水平有一定的要求。而大多工程上的档案管理人员不是本专业的技术人员就是刚毕业的学生，缺少工程技术知识和经验，难免给资料的整理也带来了一定的困难。3对策与措施3.1提高档案管理意识提高工程各级管理部门的档案管理意识，重视建设过程中资料的收集工作。施工过程中形成的真实的内业资料是公路竣工资料整理之基础。因此，必须建立一套建设过程中收集资料的制度，建设单位不定期的组织专职人员检查和指导，发现不完善的地方，及时解决，同时避免以后的工作出现类似的问题。对不符合要求的不予计量、验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理。3.2制定统一竣工资料编制规范交通建设、档案等职能部门应协调配合，制定适用于交通建设行业使用的档案管理标准，统一竣工资料编制规范。由于交通部所颁发的各类工程管理标准、办法之间不统一，交通部的要求与国家档案局的要求也不一致，因此建议交通主管部门组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家。组成课题组，根据交通部和国家档案局等有关文件的规定，编制一套适合于公路建设竣工文件的编制办法，作为国家行业标准来使用。3.3统一交通工程建设表式尽快由交通行业有关职能部门牵头，统一交通工程建设表式。目前全国各省市都按照交通部编制的《公路工程质量检验评定标准》JTGF80-1-2004等一系列规范和标准编制了各类表格，在长期使用中已积累了丰富的经验，建议和编制统一竣工资料规范一样，编制一套完整的公路公程统一用表，这套表格可作为规范的附件。编制一套既符合现代施工技术要求，又符合档案要求的范本，并附上填表说明。例如，目前大多数表格中出现的监理签字一览，哪些空格应由旁站监理签字，哪些空格应由驻地高监签字，哪些应由总监签字，都应一一说明。有了详细的说明，施工、监理单位就可按标准操作，简便易行。3.4公路工程资料收集、整理应纳入工程日常管理工作范畴3.4.1落实组织和人员监理、承包人都应根据收集、整理资料工作量的大小合理配置人员，做到资料收集与施工同准备、同进行、同完成的“三同步”收集齐全后及时整理，不留尾巴。负责编制竣工资料的人员必须熟悉并参与项目建设的全过程。3.4.2监理应用时检查资料的收集、整理情况监理在检查工程施工的同时应检查资料的收集、整理是否与施工同步，是否符合要求，是否进行了抽验、与承包人检查的结果是否相符等等。3.4.3如实记载建设全过程此外要如实地记载建设的全过程，工程照片就显得很重要，在整理编制竣工资料时加以归纳。3.5举办培训班举办公路工程档案管理培训班，普及工程建设档案管理知识。编制公路工程资料的工作是由建设、设计、施工、监理单位共同完成的，而主要工作是由承包人完成。由于这些人员来自五湖四海。知识结构、工作经验参差不齐。为使所编制公路工程资料完整及规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在编制竣工资料之前组织他们进行培训，可以邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、辅导。3.6努力提高档案管理人员的专业素质工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补己之短，学习档案管理中好的做法。4结语公路工程档案作为一种信息资源，对于确保工程的安全使用和正常运营，促进城市建设和经济发展具有重要意义。通过以上这些措施的落实，将有利于加速工程建设的科技进步，并将其建设水平不断推上新的台阶。