作业批导书

建设工程监理档案资料管理作业指导书0目录一、编制本作业指导书的意义..............................................................11、建设工程监理文件流程表.............................................................22、监理文件档案资料管理...............................................................3二、分类档案管理总目录..................................................................5（一）监理合同文件及监理技术文件......................................................5（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件...........................................18（三）进度控制文件...................................................................24（四）质量控制文件...................................................................38（五）投资控制文件...................................................................55（六）合同管理文件...................................................................72（七）协调文件.......................................................................85（八）会议记录文件...................................................................88（九）监理报告.......................................................................88（十）工程安全资料...................................................................88（十一）工程验收文件.................................................................96（十二）监理记录及总结...............................................................97三、工程文件的立卷....................................................................102(一）基本原则.......................................................................102(二）立卷的具体方法.................................................................102(三）卷内文件的排列.................................................................102四、工程文件的归档要求................................................................103(一）纸质文件归档的质量要求.........................................................103(二）电子文件归档的质量要求.........................................................103常用法律法规目录......................................................................105建设工程监理档案资料管理作业指导书1一、编制本作业指导书的意义监理文件档案资料管理，是工程建设工程管理的一项重要工作，是实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。在监理项目部中必须有专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检查利用等一系列工作。编制本作业指导书有以下意义：对监理文件档案资料进行科学管理，建设工程监理工作的顺利开展制造良好的前提条件。对监理文件档案进行科学管理，可提高监理工作效率。对监理文件档案进行科学管理，可以对实施工程档案的归档提供可靠保证。建设工程监理档案资料管理作业指导书21、建设工程监理文件流程表建设工程监理文件流程表类型时间提供者接受者ABC1、C2…FG1监理大纲招标前B★2监理规划签定合同后B★3监理实施细则项目开工前B★○○○4开工申请报告（含施工组织设计）开工前20天申请C1、C2…★★★○○5开工令、开工许可证（返、复）工令开工前、施工中B○★○○6监理文件不定时B★★○○7施工进度计划每月C1、C2…○★8施工图、设计变更不定明F★○9支付工程月报每月C1、C2…○★10支付结算报告每月B★○11设计图提供报表每月B★12实施进度月报每月B★○○13工程质量月报每月B★○★14设计变更月报每月B★★15协调会议纪要不定时B★○○16监理现场记录每月B★17外资购买设备资料每月C1、C2…★18器材设备供应计划每月C1、C2…○★○19监理简报、通讯每月B★○○★20人员动态月报每月C1、C2…★21竣工档案单项工程完成C1、C2…★22其他不定时说明：1、施工图设计变更经监理审核后，作为监理工程师图纸发送有关单位；2、符号：★——主送○——抄送（报）；A——项目法人，B——监理单位，C——承建单位，F——设计单位，G——质监站。建设工程监理档案资料管理作业指导书32、监理文件档案资料管理2．1监理文件和档案收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记，记录文件名称、文件摘要信息。文件的发放单位（部门）、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间。最后由项目管理部负责收文人员签字。2．2监理文件档案资料传阅与登记由项目监理部总监理工程师确定来文、记录批示由哪个部门（监理工程师）办理，并确定是否要传阅及传阅名单和范围，并注明在文件处理表上（如表2-1）。随同文件和记录交给处理部门（具体人员）或进行传阅。批示的文件的处理部门（具体人员）应对该文件按期限做出具体的处理意见及办理情况。传阅的文件和记录每位传阅人员阅后应在文件处理单上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件交还资料管理人员。文件处理表来文单位来文日期文件标题拟办意见：年月日总监理工程师批示：年月日办理情况：年月日阅者签名姓名收／返日期姓名收／返日期／／／／／／／／／／／／／／／／2．3监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目部图章。对盖章工作应进行专项登记。所有发文按监理资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文表上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、搞要内容、接收文件的单位（部门）名称、发文日期建设工程监理档案资料管理作业指导书4（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）。收件人收到文件后应签名。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，资料管理人员签发人批示确定文件责任和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。2．4监理文件档案资料的存放2．4．1分类存放的定义监理文件档案经收/发文登记和传阅工作程序后，必须分类存放。既可满足项目实施过程查阅的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理资料的专用资料柜和用于监理资料分类归档存放的专用档案盒或文件夹。在本项目部采用计算机对监理资料进行辅助管理。2．4．2具体分类存放的办法项目监理部应根据项目规模规划资料柜和档案盒内容。建设工程监理档案资料管理作业指导书5二、分类档案管理总目录（一）监理合同文件及监理技术文件1、工程前期资料卷内目录XXXX工程监理资料1政府批复文件2用地征地资料3规划施工许可4施工图审查文件5地下管线保护协议及相关资料6A—17序号日期备注：文件是原件/复写件/复印件工程前期资料页次文件编号文件形成单位文件题名2、监理机构设置卷内目录XXXX工程监理资料1监理单位资质证书复印件加盖公章2监理人员执业证书复印件加盖公章3总监理工程师任命通知书原件4监理机构设置通知书原件5监理人员变更通知书原件6监理制度原件A—27监理机构设置序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件3、监理合同文件卷内目录XXXX工程监理资料1监理合同原件2监理招标文件原件3监理报价标原件4监理方案标原件5监理资信标原件6补充协议书原件A—37中标通知书复印件备注：文件是原件/复写件/复印件监理合同文件文件形成单位文件题名日期页次序号文件编号（详见附表）建设工程监理档案资料管理作业指导书6附表：GD2002SZ001编号：————————总监理工程师任命通知书工程名称：致：——————————————————————————————（业主）根据——————————————————————————————建设工程监理合同的要求，我单位委派——————————————————出任该工程项目的总监理工程师，除下列权力外，代表我单位全权处理本工程项目的监理工作，若你方对该总监理工程师的人选有异议，请在接到此任命书后——————天内与我单位联系。1）、———————————————————————————————————————————2）、———————————————————————————————————————————监理单位（章）：———————————————被任命人签章：———————————————法人代表：———————————————日期：—————年———月——日附件：□监理工程师执业证书附注：1、本表根据《深圳市施工监理规程》4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。建设工程监理档案资料管理作业指导书7附表：GD2002SZ002编号：————————监理机构设置通知书工程名称：致：——————————————————————————————（业主、承包商）现将本监理机构的监理工程师名单及其专业分工通知你方，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后—————天内告知本人。总监理工程师：———————————————日期：—————年———月——日附件：□监理机构成员资格证明姓名专业分工职位执业/岗位证书号本人签名附注：1、本表根据《深圳市施工监理规程》4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。建设工程监理档案资料管理作业指导书8附表：GD2002SZ003编号：————————监理工程师变更通知书工程名称：致：——————————————————————————————（业主、承包商）因工作需要，现对本监理机构的监理人员作如下变更，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后—————天内告知本人。总监理工程师：———————————————日期：—————年———月——日附件：□变更人员资格证明专业分工职位执业/岗位证书