会展现场管理规定(完整版)

会展现场管理规定完整版导读...为更好的提升会展服务质量和会展推广工作得到有效的延伸及达到参展预期目的，从而需规范会展现场在岗人员的管理，推进会展活动健康有序开展，特作如下相关内容规定：1、本文档内容完善对会展参展企业可以借鉴或参考之用途。2、可以节约大量的打字工作时间。3、为你提高工作效率和省去花大量的时间思考这些问题，有点伤脑筋。4、本管理规定是会展现场管理规定内容最完善的，涉及方方面面为你考虑最全面希望能够及时帮助到您。6、本管理规定内容共24条，3155字数。1会展现场管理规定为更好的提升会展服务质量和会展推广工作得到有效的延伸及达到参展预期目的，从而需规范会展现场在岗人员的管理，推进会展活动健康有序开展，特作如下相关内容规定：第一条考勤制度1、会展期间，严格按公司规定时间到场签到考勤。2、会展期间，各岗位人员无故不得擅自离岗。3、会展期间，员工无重要事情不得请假，部门领导不得批假，如需批假需要行政部、此次会展领导审批同意方可准假。第二条晨会1、会展期间，建立晨会制度。2、领导对当日工作做好安排部署及听取员工建议和意见等。3、明确岗位分工，各司其责，互相配合的原则。第三条着装要求1、会展期间，必须着正装，系领带，穿正装黑色皮鞋。2、衣服要求保持干净整洁。第四条仪容仪表1、男性：不得留胡须，发型怪异、裸露纹身等。2、女性：不得浓妆艳抹，太过于妖娆及使用浓烈的香水味等。3、夏季：女性不能袒胸露背；男性不能穿休闲短裤。4、冬季：不能穿着太臃肿或穿皮大衣之类的衣服。第五条佩带工作牌1、参展在岗服务员工必须佩带工作牌。2、本人随时检查或同事之间相互检查工作牌正面是否向外。3、工作牌应保持整洁不得沾有污迹。第六条资料管理1、根据岗位分工不同由本人管理好本次会展所需的相关工作资料。2、宣传册或DM广告单由指定专人管理。3、在职服务岗位人员的U盘资料应做好备份处理并作妥善保管。第七条热情接待1、首先，一定要微笑服务，服务宗旨“客户就是上帝”。2、接待客户时热情一点，注意服务用语。客户迎面过来时说(三米左右)，您好，请问你需要哪方面的服务，我能帮助到你吗？如有需要我们服务的，我们乐意为你提供咨询服务和帮助；客户离开时说，请慢走！3、邀请客户来展厅接待服务区就坐，并倒水泡茶或取矿泉水。4、如果在会展现场客户不多时，可以迎送客户三五步。第八条沟通要求1、客户咨询时，回答语速要放慢节奏。22、一律使用普通话进行交流，要求吐字清晰。3、与对方客户交流讲话时眼神要有专注。4、一定要耐心倾听客户要求，做好客户提出的问题的纪录并一一解答。5、当自己无法准确解答客户问题时，请在第一时间反馈给现场领导，寻求帮助或给予客户最专业满意的答复。6、当解答完毕时，可以主动向对方客户询问一句你是否还有哪些地方不清楚的吗？请给我讲！7、会展期间，所有参与展览会的半分利展览人代表公司品牌形象，不得在公共场合粗言秽语，不得大声喧哗，不得与参展客户或会展中心管理人员发生争执及不愉快事件。第九条禁止事项1、会展期间，禁止吃大蒜。2、有口气的，请买口香糖或口气清新喷剂等辅助手段解决。3、会展期间，禁止熬夜后精神不振，给客户带来不良印象。第十条名片管理1、每一位客户展厅时，一定要客户赐名片。2、名片由制作好的纸箱或其他工具放置。3、名片应该分类管理建议，总经理和董事长职位分一类，其他职位分一类，小规模企业与大企业分开放置管理。第十一条了解当地民俗1、在赴会展城市前，应做好了解当地民俗或禁止使用哪些不文明的语音。2、由参展领导在会展前给参会人员做一下培训或开会。第十二条了解同行业1、参会前，应搜集同行业相关企业做一定了解。2、会展前，是否有选择性的联系一些可能合作的企业。第十三条功能服务区1、参展前，到现场时及时了解会展场地周围功能服务区位置等（银行、厕所、组委会办公室、就餐位置、酒店位置、交通情况）2、参展员工必须先了解会展场地功能服务区，以便及时为客户做好服务。3、事先做好功能区的了解并整理打印出来，放在服务台。第十四条异常情况1、各自履行其岗位职责，有异常情况及时上级领导，工作汇报原则，紧急事情必须及时打电话处理，不是急于处理的小事情可以发微信留言即可。2、异常情况处理方式，领导有指示要求时按领导吩咐去做；如暂时未有解决办法时，同事之间可以相互商量讨论是否有切实可行的方案，如有急事向领导汇报同意后在执行。第十五条公司形象1、所有工作人员在会场场所，双手不得叉腰，不得将衣服搭肩上，不得脱鞋，脚裸露在外；夏季禁止穿裸露脚的凉鞋。2、会展期间，所有参展人员代表公司企业品牌形象，不得在公共场合粗言秽语，不得大声喧哗，不得与参展客户或会展中心管理人员发生争执及不愉快事件。33、严格遵守会展中心和公司规定和公共秩序，不得有不良行为发生。4、会展期间，工作时间内禁止吃零食。5、会展期间，工作时间内禁止看手机视频（除与业务有关系外）和玩弄手机等行为。6、会展期间，工作时间内禁止放手机音乐等行为。第十六条卫生打扫1、保持服务台公共区域卫生，会展期间，每天下班前负责人安排人员打扫卫生。2、对移动过或摆放位置有问题时请在场员工随时将物件及物品放置合理位置。第十七条互帮互助1、如有工作人员工作量大时，请其他在场的同事发扬互帮互助的风格，乐于帮助同事。第十八条通讯要求1、会展期间，参会员工应带上充电设备，保障手机正常使用。2、会展期间，参会职业手机通讯畅通。3、无故不得拒绝同事或领导的电话及本次参与服务工作人员电话。未接来电时，请及时回拨。4、加强信息互通交流，公司领导或同事因工作需要涉及到相关人员及时回复时，请在第一时间回复。第十九条工作汇报1、工作建议和意见，如及时发现问题或你有更好的解决方案时，请在第一时间向负责人或领导沟通。2、对会展期间，如有员工发现重大问题隐瞒不上报者，公司将给予严重警告处分。3、会展期间，每天下午各工作岗位人员做工作汇报与总结。第二十条信息传播1、会展领导安排员工及时收集会展信息图片、视频影像等资料及时分享到微信群里。2、为了扩大会展宣传力度和提升公司品牌影响力，请公司全体人员及时在微信群里转发会展期间的动态情况及会展实况图片及影像资料。3、根据会展现场实况，公司可以及时安排人员制作微信链接或H5动画画面信息，将公司品牌推向合作的客户或潜在客户。4、利用抖音信息平台传播有价值的新闻信息，及时做好录制与上传。拟定好的标题或捕捉有价值的亮点信息与图片及视频影像资料。第二十一条签约规定1、与客户谈判至可以签约时，把准备好的合同版本给客户阅读。2、针对客户提出有疑问的条款内容一一做好解释工作。3、签约前，需向客户索取相关资质资料，在合作方完全符合公司规定要求的情况下才能签约。4、签约时，需要注意的是核对客户在公司身份职位，如对方是法人代表可以直接签字；如不是则需要法人代表授权委托书，方能签约。5、如未对方客户既不是法人，又无委托书或公司合同专用章（公司带编码的公章）时，需要暂缓时间（1、让对方资料带全再约定时间签订合同；2、如客户办公地址在会展中心不足五十公里的，待会展结束后，则另外安排时间上门去公司签约）第二十二条工作交接1、员工如需上卫生间，做好工作交代。2、员工因工作需要外出不在现场时，做好资料等工作交接等。43、会展结束后，收集的名片及合同资料交由专人管理，各项资料应妥善保管。第二十三条验收工作对会展设施搭建验收注意事项如下。1、按施工图或效果图进行验收。2、材质验收。3、注意图纸与实务的色调是否基本一致。4、核对效果图纸上的各造型设计是否一致。5、各边角或材料结合衔接处的处理是否平整，间隙符合要求，色彩有无明显区别。6、检查材料表面是否有凹凸不平或损伤之处。7、各功能区是否达到要求标准。8、租赁设备是否符合规定要求。9、电源线路是否老化或有不安全的因素。10、灯光亮度是否达到要求。11、地毯布置边角处理是否完美。12、广告画面及LOGO是否清晰。13、其他.......。第二十四条安全管理1、参与会展员工要熟练操作使用灭火器设备。2、派专人对灭火器进行安全检查，对灭火器是否过期，喷管接触是否良好等逐一检查。3、提醒员工灭火器放置区域位置。4、一旦展厅周围发生有着火或冒烟及爆炸声音的现象时，立即通知同事停下手中的工作事务，展开灭火工作和协助救护等工作。5、如遇闻到浓烈的气味时，立即报告立即检查立即处理。6、如发现展台搭建物有松动或脱落时应立即通知搭建商处理，避免和杜绝危险事故发生。7、冬季不能使用人员委派建议：会展参会人员选拔要求如下1、对公司参展产品和业务熟悉的员工和领导。2、需要2位接待人员，年龄、形象气质，专业度得到公司领导认可的。3、说话语音甜美，微笑动人，具有一定亲和力。4、表达及沟通能力较强。5、业务能力较强的。5