第三节会议礼仪

第三节会议礼仪接待准备工作之一：酒店门口横幅会议准备工作（用车车号牌）酒店报到台酒店大堂会议指引牌会议前天的准备工作会议室气氛营造开会前晚的彩排工作会议室休息中准备的水果，点心会议进行中会议代表用风味餐时的拦门酒风味酒店前的欢迎横幅会前工作流程会中工作流程会后工作流程•【案例1】•年末，某企业召开总结大会，企业近百名员工全体参加。会上有一项议程是表彰企业10名作出突出贡献的优秀员工，由企业高层领导、董事会的成员亲自为其颁发奖状，以此来鼓励员工。到了颁奖时刻，10名代表整齐上台，奖状却没有人递送到领导手中，一时冷场，待到奖状送上台后，慌乱中发的奖状已全然不能对号入座，10位优秀员工只能重新确认写着自己名字和荣誉的奖状，台下一片哗然。•讨论：•请针对以上案例谈谈此次会议接待所出现的问题，并说说正确的做法。会议•会议是两个以上的人,多人或多个组织团体就事先商定的议题进行商议的过程，是人际交往的一种常规形式。•座谈会、办公会、报告会、博览会、展示会。。。会议礼仪的内容•端正会风•会务工作•排列会议的位次会议的作用•讨论问题•弄清问题•解决问题一、端正会风•会风：有关会议的风气；•开会开会，去了就睡•开会开会，其实不累中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。中央和地方党政国家机关部门开支状况开支项目中央党政国家机关部门开支状况地方党政国家机关部门开支状况接待开支117.6亿（其中涉外开支86.7亿）1366亿（其中涉外开支172.5亿）会议差旅费42.7亿1625亿出国出境考察公干108.3亿2531亿（1271万人次）公车开支及购换新车84.4亿3281亿现登记公车数量5，174，700辆购买新车数量5580辆331，000辆（其中进口车4270辆）开支总额353亿8803亿注：按国务院2005年公车使用规定，公车违规超额已达480余万辆，仅保养、耗油等开支每年就达2500多亿元，仅这两项平均每辆车达52083元/年。数据•中央和地方党政国家机关部门开支状况（２００８年）••中央党政国家机关部门会议差旅费42.7亿•地方党政国家机关部门会议差旅费1625亿•１、避免形式主义•议而不决，决而不行；•２、严格控制会议•数量、规模、地点、时间、经费会议小调侃•第一天：签到——见面有礼•第二天：表彰会——人人拿奖•第三天：庆功会——满汉全席•第四天：现场会议——各取所需•第五天：总结会——打包发货•第六天：返程——周游列国•３、提高会议效率•集中主题•压缩会议的内容•对于会议材料已经发放的，可不必再照本宣科•限时发言•４、按时到会，专心参会，维持秩序•按时到会：准时赴会，不得迟到、早退•专心参会：不得交头接耳，四处走动，接听电话•维持秩序：不得愤然告退、打断、谴责或是当众争论会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会议准备工作•指导会务工作的原则准备充分组织严密服务周到确保安全1、２、３、４、一、会前策划礼仪1、会前礼仪⑴会前准备⑵会前礼仪策划的重点①会议的筹备②通知的拟发③会议证件的制作④文件的起草⑤常规性准备：会议用品的采购、与外界搞好沟通、会场布置。2、会场的选择和布置⑴会场的选择①会议地点②会场面积③硬件设备④费用的计算⑵会场环境设计①布局合理，空间适中，通风良好，干净整洁。②对会场的湿度要及时调整。③会场布置要避免使用黑色和白色，这样的色调会对人体产生吸光和反光。会场四周墙壁和桌椅宜采用浅色调，这对摄像影响较小。主席台和会场四周可适当用④在会场布置中，要突出会名。⑤在会场的安排中，要保持畅通，便于安全疏通。⑥会场设备要注意安放的位置和音效。准备茶水、点心、饮料喝宣传画册等。⑶大中型会议会场的布置主席台排座：①主席台坐席：前排高于后排，中间高于两侧；左侧高于右侧。②主持人坐席：居于前排正中央；居于前排的两侧；按具体身份排座，不宜居于后排。③发言者席位：主席台的正前方；主席台的右前方。群众席排在座：一是不进行统一排座，大家各自择位而坐；二是按单位就坐，即指与会者在群众席上按单位、部分或地位和行业就座。按单位就座，以前排为高，后排为低；若不同楼层，则楼层越高，排序越低。大型会议•特点：•与会者众多、规模较大的会议•企业职工代表大会•报告会•经验交流会•新闻发布会•会场上应分设主席台与群众席•主席台必须认真排座•群众席的座次可排可不排⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群众席⑧⑥⑤⑦④②①③群众席10864213579主席台尊位发言席群众席•2．群众席排座：•在大型会议上，主席台之下的一切座席均称为群众席。•群众席的具体排座方式有二。•（1）自由式择座：即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。••②谈判桌摆放及座次安排•长方形或椭圆形.若谈判桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背背对门为下座，属于主方。若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方。双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而而远地分布在主谈人两侧就坐。会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方人员1244213535门主方人员门竖式横式•圆形•多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)，国际惯例上称为“圆桌会议”。•马蹄形•小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边13576421246753{译员}主宾{译员}主人正门客方主方•中型会议室半圆型、课堂型。•大型会议室•众星拱月型•礼堂型半圆型⑷国际会议会场的布置①主会场②分会场③休息厅和餐厅⑸小型会议厅的布置布置总体原则：美观实用、出入方便、主次分明、错落有致、色调和谐、试听清晰。①会见厅②会谈厅③签字厅④大型集会⑤合影厅⑥冷餐会小型会议•小型会议：本系统内的会议•会场布置:•圆桌型、方桌型•特点：•领导和会议成员可以互相看得见•大家可以无拘无束的自由交谈•适于召开15人至20人左右的小型会议•全体与会者均应排座，不设立专用的主席台任务训练•1．面门设座•2．依景设座•指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。•小型会议室椭圆形回字形Ｔ字型长方形3、通知礼仪⑴在会议通知中，要告知会议的详细情况，便于会议参加者合理安排时间；⑵对会议的主要参加者，在通知中要对其出席表示感谢，同时要礼貌的语言表达真诚的邀请之意，在会议通知发出后，要保持密切联系，确保其对会议的重视。⑶注意发送会议通知要有一定的提前量，对发出的通知要多放查证，防止会议通知遗失。⑷通知发出后，要求与会者要有回执，并提供详细的联系方式，收到回执后，则要及时向会议参加者发出正式的邀请函。4、膳宿礼仪⑴餐饮安排礼仪①注意就餐编席、名次的排列、时间、地点等。②要考虑参会人员的级别、身份、民族等，不能任意将一些人组合在一起。⑵住宿安排礼仪①要考虑：客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排；选择宾馆根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑，基本生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、宽带、娱乐、购物、办公、会议设施等。二、会议现场礼仪1、会前礼仪服务⑴注册签到服务①簿式签到②证卡签到③座次表签到④计算机签到。⑵接待服务礼仪①对于外国人、外地人。②接到客人，问候、递名片、协助办理住宿、告知日程。③将客人送至住地后，不要立即离开，可以与客人聊一些活动背景、当地风土人情、自然景观、景观和物价等。④安排领导人接见与会者，发表讲话，合影留念。⑤参会人员报道后，要及时核对与会者对回程票的具体要求。特殊问题要特殊对待：①职务高或级别特高的参会者，要安排套房。②职务和级别较高的人员，应安排单人间。③对年老体弱、病、残疾者，要安排在地层或离服务台较近的地方。④要将同一单位或同时离开会议的人员要集安排，既可以节约成本，又便于协调房间。⑤会议主要参加者的陪同随行人员，要尽量安排在会议主要人员的房间附近。⑥大会服务人员的工作休息房间，要安排在靠近人口或楼梯的地方，便于参会者联络。⑶引导服务礼仪①会议服务人员要熟悉场内区域座号，在引座时，做到准确无误。②主动照顾年老体弱者入座、站立、投票、上卫生间等。2、会议发言人礼仪与会议发言礼仪⑴会议发言人礼仪①应衣着整洁、庄重、精神饱满，走向主席台要稳健有力。②入席后，如站立主持，应双腿并拢，腰背挺直；坐姿主持是，身体应挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。③发言人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈。•⑵会议发言人礼仪•会议发言有正是发言和自由发言等两种。•①正式发言者应衣冠整齐，走上主席台要步态自然、有力，体现出自信的气质。•②自由发言则比较随意，要注意：发言研究顺利和秩序，不能争抢；发言要简短，观点要明确；与他人有分歧时，应以理服人，态度平和。3、会议现场礼仪的注意要点⑴翻译人员与安保人员⑵保证会场肃静4、会议其他服务礼仪⑴茶水服务礼仪⑵安保服务礼仪⑶旅游服务礼仪三、会后服务礼仪1、会后的礼仪工作⑴形成文件⑵处理材料⑶合影留念⑷欢送返程⑸费用结算2、会后致谢⑴登门致谢⑵电话致谢⑶电函致谢