第九讲商务办公礼仪

商务办公礼仪办公室“美人”•行为美•交际美•语言美•仪表美商务办公礼仪•知识目标熟悉电话、手机、电子邮件、商务书信等的礼仪规范•能力目标学会怎样运用通讯工具开展商务活动第一节商务电话礼仪一、打电话礼仪•选择好通话时间•准备好通话提纲•控制好通话时间•保持好通话状态•注意好通话结束二、接电话礼仪•及时接听•接电话时的起始语•挂电话时的礼貌语•做好通话记录（5W技巧where\who\why\what\when）三、手机使用礼仪•手机的放置•手机的使用•短信的使用•铃声的使用第二节商务书信礼仪◆书信写作要求•言辞礼貌（Courteous)•表达清晰（Clear)•内容完整（Complete)•格式正确（Correct)•行文简洁（Concise)第三节电子邮件、商务传真礼仪一、电子邮件礼仪1.使用场合2.格式与内容3.收发电子邮件4.回复电子邮件二、商务传真礼仪电子邮件的书写•每一封电子邮件都应该有一个主题。•每一封邮件最好只包含一条信息•邮件信息量太大时使用附件•如果给对方回信时，要注意修改原标题•正式的商务邮件不要使用网络语言和笑脸等符号，要和书写信件一样注意措辞和语气。•最好将中文名字与英文名字同时签上，因为有时候可能会由于系统不同，中文输入可能会出现乱码，如果有英文名字，对方至少可以知道邮件的发件人。•如果邮件发给不熟悉的人，最好把联络方式写全。二、商务传真礼仪•在发传真前，先打电话询问对方是否可以进行传真•发传真时，要使用有本公司名称的公文纸，并列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称，发件人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称等相关信息，以便对方接收和核实•重要信息在发送完毕后要打电话确认对方收到•如果在你发传真时发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，切勿私自翻看他人传真；•不要使用公司的传真机发送有关私人的信息和资料