秘书学概论(PPT-85张)

秘书学•第一章绪论•第二章秘书机构•第三章中国历代秘书工作•第四章外国秘书工作概况•第五章秘书与领导•第六章秘书职能环境•第七章秘书工作的规律性•第八章秘书的职能范畴•第九章秘书任职标准和素质的优化•第十章秘书的思维方法•第十一章秘书工作方法•第十二章秘书工作管理第一章绪论第一节秘书学一、秘书学的研究对象秘书工作秘书机构秘书人员二、秘书学的学科特征实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性三、秘书学与相关学科的关系（一）秘书学与管理学的关系（二）秘书学与领导科学的关系（三）秘书学与写作学的关系（四）秘书学与社会学的关系（五）秘书学与信息学的关系（六）秘书学与公共关系学的关系（七）秘书学与政治学的关系分支学科发展论秘书史论秘书机理论秘书环境论秘书职能论秘书方法论秘书工作管理论四、秘书学的学科体系分支学科发展论•从秘书各项业务内容发展的分支学科•从各行各业秘书发展的分支学科•多学科融合发出的分支学科（当代秘书学）•不同研究方法和领域产生的分支学科（外国秘书概况、中外秘书比较等）秘书史论•中国秘书发展论•外国秘书发展论秘书机理论•秘书机构•秘书工作原则•秘书工作特点•秘书工作规律秘书环境论•秘书与领导的关系•宏观社会环境•中观组织环境•微观人际环境秘书参谋辅助秘书事务辅助秘书职能论秘书思维方法论秘书工作方法论秘书方法论五、秘书学的研究方法（一）理论与实践相结合的方法（二）运用比较的方法（三）对其他学科尤其是相关学科的研究（四）高校教师与秘书工作者的合作中国当代秘书学秘书实务文书学秘书写作机关档案管理会议组织学办公日常事务秘书公共关系信访学秘书督促检查秘书信息学秘书协调学秘书参谋学秘书管理学秘书学原理办文办会办事综合性辅助…………党政秘书学企业秘书学商务秘书学司法秘书学公安秘书学涉外秘书学教育秘书学科技秘书学通用秘书学…………秘书心理学秘学素质论管理秘书学秘书教育论秘书协调论当代中国秘书学第二节秘书一、秘书的含义:宫中秘藏之书、辅臣、行政职位、社会职业二、秘书的类别1、按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书3、按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书5、按不同社会领域，分政治生活、经济生活和科学文化领域秘书三、秘书的层级正部级厅局级处级科级高级中级初级行政级执行级文书级处理文书级第三节秘书工作一、秘书工作的内容：文书、事务、一般管理二、秘书工作的的性质和特点1、辅助性2、综合性3、机密性4、文牍性5、政策性6、事务性三、秘书工作的作用1、枢纽作用2、参谋助手作用3、耳目作用4、协调作用5、门面窗口作用6、“不管部”作用辅助性•主体上的从属性•工作上的被动性•权力上的非强制性•绩效上的间接性秘书的四M•事务管理者、执行者（manager)•像母亲一样的爱心(mother)•像侍女一样的顺从(maid)•良好的形象举止(model)案例一：皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗斯的总经理秘书珍妮一块游玩。两家都进行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。一次闲聊时珍妮说最近的心情不太好，因为公司的生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她身上。李丽说：“你也不要太在意，我们作秘书的要自己调节心情，我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天早上就签订了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。案例分析过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时，过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打电话过来说：“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧，李丽更是懊悔无比，她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动。也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。另她百思不得其解的是：罗斯公司知怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？案例分析1.罗斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？2.秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象的畅所欲言？3.企业的机密有哪些？4.秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？思考题杨修是三国时魏军行军主薄，即为曹操掌管薄籍与文书的官，相当于现在的政府秘书长。此人才思敏捷，颇具才华，但却屡屡“犯曹操之忌”。《三国演义》中载有这么几则小故事：一则是曹操去看新造的花园，在门上写了一个“活”字，众人皆不知其意，杨修说：“门内写活，乃阔字也。丞相是嫌门阔了”。曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。二则是塞北送来一盒酥，曹操在盒上写了“一合酥”三个字，杨修即“取匙与众人分食”，曹操问其原因，杨修说：“丞相已写明一人一口酥。”曹操“虽笑，而心恶之”。三则是曹操为试曹丕和曹植的才能，杨修却多次为操植出谋划策，使曹操认为杨修与曹植联合起来欺骗自己，于是就有了杀杨修之心。最后，当曹操兵退斜谷，前被马超所拒，退又恐蜀兵讥笑时，传出夜间口令为“鸡肋”，杨修就叫军士收拾行装，准备归程，因为鸡肋“食之无肉，弃之有味”。最终，曹操以祸乱军心罪杀了样杨修。案例分析案例二：高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。案例分析高级秘书的七大高人之处：第一高：综合素质要求更高第二高：责权更重第三高：薪水更高第四高：表达能力更高第五高：发展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高案例分析1.高级秘书“高”在何处？2.怎样才能成为一名高级秘书？思考题以下是秘书小林认为作为秘书应该牢记的内容，请选出不恰当的选项，并简要分析1、注意不要把通过业务了解的机密透露给无关人员。2、注意公司内外人际关系，不要损害上司道以及公司的形象。3、营造上司和秘书相互适应对方工作方式的工作环境。4、即使有其他业务，也要执行上司的指示5、注意仪表整洁，符合秘书身份例题一刘英大学毕业后到机关搞财务工作，一干就是三年。他敬业守职，专心干本职工作，按时上下班，独立工作能力较强，已被领导作为业务尖子培养，被同事两次评为工作绩效显著的先进工作者。她性格内向，不善交往。工作中十分专著很少顾及其他问题；生活中受到父母无微不至的关爱，业余时间除了看看书，写点小文章，其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章，认为它文字功夫好又积极肯干，将她调到办公室当秘书。但干秘书工作半年多，刘英感到很不适应，处处不顺手；领导和同时也很不满意。试分析刘英应作哪些方面的调适？案例分析实践能力训练：1、某公司副总裁王先生是留美的经济博士，分管公司财务。他思维敏捷，行动果断，授权大胆；业余爱好是爱读中外文学名著，爱听中外名曲。若你要当王先生的专职秘书，应具备哪些方面的素质或要作哪些准备？2、赵刚从某贤为机关秘书岗位调任某市环保研究所担任秘书，其工作环境出现哪些改变？你若是赵刚的好友，对赵刚要提出哪些适应新工作环境的建议？第二章秘书机构第一节秘书机构的设置一、秘书机构的含义秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。例如：办公厅、办公室、秘书局、秘书处、秘书科、调研室、政务处、政工科、综合处等二、秘书机构的地位秘书机构处在领导机关的中心位置，是领导决策层的公务支撑、服务及综合辅助层次，其作用高于直属下级组织和职能部门领导决策层秘书机构职能机构三、秘书机构的设置原则1、组织形式：精简、高效能、适应领导工作、综合辅助及公务需要2、人员配备：科学合理、分工明确、和谐有效、群体优化3、关于分理制和综理制的组织形式四、秘书机构的性质（一）机密性（二）辅助性（三）综合性（四）服务性五、秘书群体结构的组合（一）秘书班子成员的不同层次（二）秘书班子的群体优化（异制结合、合理分工、职得其人、人尽其才、不断调整）1、知识结构2、智能结构3、气质结构4、年龄结构5、性别结构第二节秘书机构的任务一、秘书机构任务的时代发展二、秘书机构任务的层次区别三、秘书机构所处社会领域的区别四、秘书机构的基本职能助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能五、秘书机构的工作要求1、明确职责、权限、目标、任务2、指定秘书工作各项制度和标准3、分清主次，有条不紊4、科学安排工作程序5、准确细致、切实无误6、迅速果断、讲求实效7、忠于职守、安于职分8、不断提高素质能力第三节秘书机构的领导和管理一、秘书部门和秘书人员管理的内容（一）机构与部门职责（二）岗位责任制（三）工作程序和工作方法（四）信息系统和办公自动化二、秘书人员的自我管理（一）工作管理：明确工作计划、区分轻重缓急（二）行为管理：语言、举止、态度（三）时间管理：科学合理的利用时间（四）办公环境管理：整洁美观30出头硕士毕业生李某年轻有为，已是某政府机关办公室副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某的主持下，办公室欣欣向荣。后来，老主任退休了，上级派来一位拥有博士学位的同样年轻的孙某任正主任，大家原以为办公室主任和副主任都是能干的高学历的年轻人，办公室工作一定会更上一层楼，然而情况恰恰相反，两位主任经常对立甚至冲突，而且两人相互之间不沟通，给予下属的指令经常意见不一。一件事若按副主任要求来做，权利更大的正主任要下属重头来过，这样，搞得办公室工作没有效率，更重要的是让下属感到无所适从，而且这种两驾马车式的管理使办公室管理相当混乱，结果领导将两位主任全部换掉，又派了一位主任来，办公室工作才走上正轨。案例分析这个案例给我们什么样的启示？案例分析第四节外国秘书机构与中外领导人对秘书机构的重视一、权利化机构：美国总统办公厅、德国联邦总理府二、半权利化机构：英国内阁办公厅、日本内阁官房三、服务性办事机构：德国联邦总统办公厅、英国枢密院办公厅、奥地利总统办公厅第三章中国历代秘书工作第一节秘书与秘书工作的起源一、部落首领近身辅助的需要部落首领身边辅助者的出现，标志着人类秘书性活动的萌生二、原始社会秘书活动1、原始纳言活动:听下言纳于上,受上言宣于下2、原始信访活动:进善之旌、诽谤之木、敢谏之鼓3、原始会务活动:部落联盟、宗教活动、巫史的出现4、记言记事的史官活动：仓颉、沮诵、孔甲5、占卜预测吉凶的巫祝活动：巫祝（最早的神职人员）6、原始文书的出现：契、典、誓、诰、命“誓”为我国奴隶制国家最早的政务文书第二节奴隶社会秘书性工作一、夏王朝1、秘书性人员：左史、右史、巫、遒人、秩宗左史记事，右史记言2、文书：《甘誓》、《汤誓》《典志》1二、商王朝、秘书机构：太史寮（太史及左右内外四史）2、文书：甲骨文、金文、简牍3、管理制度：国家公文格式、归档保管、人员分工“太史寮”为我国最早的秘书机构三、西周王朝1、秘书机构：卿事寮、太史寮（巫史分离）、天府2、管理制度：保密制度、文书制度、用印制度、采风制度3、文书、《尚书》《尚书》为我国最早的政治文字汇编第三节封建社会秘书工作一、春秋至秦汉1、春秋战国“士”和新的文书载体的出现：竹木简牍文书封泥制度尚书、左徙门客2、秦汉时期三公府：御史大夫、丞相、太魏秘书机构的扩大和书写工具的进步：毛笔与纸张尚书台与秘书监东汉：我国历史上第一次出现以秘书冠名的秘书官职。秦汉两代奠定了无国古代秘书性工作的基本框架。二、三国至明代“文”、“笔”之分：文学性文体和公文应用文三省制：中书省、门下省、尚书省一文一事制“引黄”、“贴黄”制度城市、工商业秘书工作秘书令、中书令、侍中、翰林学士、掌书记、枢密院、通