比价(议价)操作细则

莒县人民医院文件莒县人民医院〔20140108〕号关于下发《莒县人民医院比价（议价）操作细则》的通知各科室、分院、专科医院：为进一步规范医院比价（议价）采购行为，规避法律风险，医院根据《招投标及相关业务管理标准》制定了《比价（议价）操作细则》下发执行。莒县人民医院二〇一四年一月八日莒县人民医院比价(议价)操作细则第一条为进一步规范莒县人民医院物资及设备采购、工程建设、服务等项目的比价(议价)行为，提高比价(议价)项目质量，规避法律风险，根据医院《招投标及相关业务管理标准》特制定本细则。第二条医院招标采购议价管理委员会确定比价（议价）项目后,书面通知归口管理科室，归口管理科室在收到通知和使用单位要求比价(议价)的书面方案后，物资、备件、服务类7天内组织并完成比价(议价)工作，设备、工程类12天内组织并完成比价(议价)工作。第三条采购议价小组人员组成：由归口管理科室、财务部、招标办、使用科室代表、评标专家和其他专业部门一名人员组成。监察室、审计科参与比价（议价）的全过程监督。第四条比价(议价)项目相关资料和信息的收集、了解内容：1.使用科室必须先将包括拟采购品名、规格、数量（全年或月或批次量）、交货期限、质量或技术要求、需要的品牌、生产厂家或供应商、结算方式、送货要求及最近采购数量、价格、供应商（或生产厂家）等内容的议价方案报归口管理科室，归口管理科室接到使用的方案后，才能启动比价（议价）程序。2.对各使用科室的拟比价（议价）的物资类，归口管理科室根据项目及相关使用科室的实际情况，会同议价小组人员了解和掌握市场价格信息、潜在的生产地区和厂家、相关单位最新的采购价格等情况，提前一天形成书面材料交该谈判小组成员单位。3.对各单位的拟比价（议价）的设备及备件类、工程、服务，招标办商请相关单位的实际情况，了解和掌握市场价格信息、潜在的生产地区和厂家、相关单位最新的采购价格等情况，提前一天形成书面材料交该谈判小组成员单位。第五条市场部对使用单位提供的材料进行核实确认后，根据比价（议价）项目的实际需要，选择拟参加比价（议价）的潜在供应（承揽）单位。同时收集、分析潜在的供应（承揽）单位的相关资质证明材料，包括：营业执照复印件、税务登记证、组织机构代码证及其他部门和单位认为潜在供应（承揽）单位有必要交纳的资信证明材料；验证和审核以上相关证明材料是否符合要求和潜在的供应（承揽）单位是否具有良好的资信。验证和审核通过后，邀请潜在的供应（承揽）单位参加比价（议价）。必要时，招标办会同相关单位和部门对潜在供应单位进行实地考察和调研。第六条凡招标流标或有效投标人不足三人而进入比价（议价）程序的，未参加投标的客户无资格参加比价（议价）谈判（无任何单位参加投标的除外）；比价（议价）的条件按招标书规定的条件执行。第七条比价(议价)谈判前会议内容：谈判小组召开谈判前会议，介绍市场行情，最近的采购价格、数量、用途及本次采购要求等相关情况，商议谈判策略，确定中标原则(包括价格和需确定几家供应(承揽)商等)。在质量(技术)等方面能达到要求的前提下，原则上以最低报价为中标价，比价(议价)可以采用以下几种方式：1.对参与比价（议价）的供应（承揽）单位在两家以内（含两家）的，采取逐一比价（议价）方式；2.对参与比价（议价）的供应（承揽）单位在三家（含三家）以上的，采取书面比价（议价）方式。3.比价（议价）谈判采用当面比价（议价）方式。特殊情况可采用电话比价（议价），传真（信函）比价（议价）方式。第八条比价(议价)谈判过程：1．主持人介绍参加比价（议价）的医院谈判小组成员、监督部门人员、相关工作人员和参与比价（议价）的供应（承揽）商。2．验证参与比价（议价）的供应（承揽）商代表的法人代表授权委托书；法人代表亲自参加的，验证身份证是否与营业执照等相关资料相符。3．介绍比价（议价）项目的相关情况，内容包括采购期限、采购金额(数量)、质量标准、供货要求、是否含税到厂、结算和支付方式等。4．请参与比价（议价）的供应（承揽）商报价和对需方在质量（技术）要求和供货能力等方面的要约是否能完全响应的陈述。5．请谈判小组成员各自对参与比价（议价）的供应（承揽）商的报价和陈述提出需要潜在供应（承揽）商解释的问题。第九条谈判结果的确定：1.请参与比价（议价）的供应（承揽）商离场，由谈判小组成员综合价格、质量（技术）、供货（承揽）能力、结算方式等方面对潜在供应（承揽）商进行商议，按少数服从多数的原则表决确定（可举手表决，也可书面表决）供应（承揽）商候选人；监督部门人员对议价过程是否符合相关规定和程序发表意见，并在比价（议价）记录表上签字确认；谈判小组成员对谈判结果签字确认。2.谈判结束后，要求谈判小组确定的供应（承揽）商在《比价（议价）确认书》上签字确认。3.按照“10000万元及以上的项目由总公司经理审定，1000万元～10000万元的项目由总公司主管领导审定，10万元～1000万元的项目委托谈判小组确定”的原则，最终确定供应（承揽）商。4.谈判小组及监督部门人员对比价（议价）决定书签字确定后或医院领导对比价（议价）决定书签字审定后，因质量(技术)要求、价格、结算方式等方面原因与供应（承揽）商发生重大误解需取消比价（议价）决定的，按以下程序处理：30万元及以上的项目由医院院长决定是否取消，10万元～20万元的项目由分管院长决定是否取消。10万元以下的项目谈判小组按少数服从多数的原则决定是否取消。其中供货(承揽)通知书已发给供应(承揽)商的,还须供应(承揽)商书面同意。对已取消的，7天内重新组织比价（议价）。5.比价（议价）确定后，招标办在一个工作日内将比价（议价）结果书面通知相关的单位和供应（承揽）商，供应（承揽）商在接到通知后2个工作日内必须与使用单位签订供销（承揽）合同。第十条招标办必须建立完善的总公司比价（议价）采购的管理台帐，对比价（议价）的资料文件专人负责归档管理。归档资料包括：——附流程1比价（议价）业务流程——附表2《使用单位比价（议价）采购申报表》——附表3《医院应招标而不招标项目比价或议价签到表（需方）》——附表4《医院应招标而不招标项目比价或议价签到表（供方（承揽方）》——附表5《医院应招标而不招标项目比价或议价记录表》——附表6物资、设备及备件类《——比价（议价）确认书》——附表7工程、服务类《——比价（议价）确认书》——附表8物资、设备及备件类《——比价（议价）决定》——附表9工程、服务类《——比价（议价）决定》——附表10《关于比价（议价）采购——的通知》——附表11物资、备品备件采购《供货通知书》——附表12《关于——工程（服务）比价（议价）结果的通知》——附表13工程服务类《比价（议价）通知书》收招标委员会比价（议价）通知和使用单位申报表，进行台帐登记。了解市场行情（比价、议价的预算价格）及相关情况、寻找潜在供应商，并结合相关单位了解最近采购情况、使用情况及建议，形成比价（议价）材料，确定潜在供方和会议召开时间。书面通知谈判小组成员单位和书面邀请潜在供方参会。组织谈判小组成员召开谈判前会议。介绍市场行情、最近采购价格、数量、用途等相关情况，商议谈判策略。潜在供应商到场，谈判小组验证供方相关资质材料。主持人介绍参加比价（议价）的潜在供应方、医院谈判小组成员、监督部门人员、相关工作人员和比价（议价）项目的相关情况（内容包括品种、规格、数量、质量标准、品牌要求、供货要求、是否含税到厂、结算和支付方式、用途等）。逐一请潜在的供应（承揽）商报价和对需方在质量（技术）要求和供货能力等方面的要约是否能完全响应做陈述；谈判小组成员各自对潜在供应（承揽）商的报价和陈述提出需要潜在供应（承揽）商解释的问题。请潜在供应（承揽）商离场，由谈判小组成员综合价格、质量（技术）、供货（承揽）能力、结算方式等方面对潜在供应（承揽）商进行商议，按少数服从多数的原则表决确定供应（承揽）商候选人；监督部门人员对议价过程是否符合相关规定和程序发表意见，并在比价（议价）记录表上签字确认；谈判小组成员对谈判结果签字确认。形成比价（议价）决定书，比价（议价）成员签字、监督部门人员签字。须按规定上报审批的，报医院主管领导审批。比价（议价）完成后，市场部在一个工作日内分别向使用单位和中标方发比价（议价）通知书，并送相关科室备案。招标办建立好比价（议价）相关台帐，收集比价（议价）采购执行信息反馈表和收集相关市场信息进行分类整理备用。比价(议价)业务流程附流程图供方资质材料验证没通过，谈判小组决定取消程序不符合规定或小组表决多数没通过主管领导审批没通过商议决定还需再一轮谈判使用单位比价或议价采购申报表申请单位（科室、分院、专科医院）：比价（议价）类别一般设备、办公耗材（）医疗设备、卫生耗材（）基本建设（）药品（）标的名称标的规格、型号、数量质量（技术）要求需要的品牌推荐供应商供应的标的是否全部满足申请单位技术、质量要求推荐供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码等是否在有效范围内其他专业资质是否在有效范围内送货要求交货期限结算方式医院要求的结算方式为：先货后款，6个月内银行承汇。供应商接受（）、或不接受（）。双方协商的结算方式：标的估算金额标的询价金额最近供货情况（供应商、联系人、电话、价格等）推荐参加比价（议价）的供应商、联系人、联系电话、询价情况（附供应商的报价单）。供应商1、供应商2、供应商3、供应商4、供应商5、其他需要说明的情况说明：1、标的名称、标的数量、标的估算金额填写的内容与院议价小组《实地考察报告》一致，若有差异，请书面说明原因。2、咨询电话：0633—6882931。3、此表一式5份，用于比价（议价）小组（申请科室、财务科、招标办、纪检室、审计科）。领导签字：管理科室主任：使用科室主任：年月日1医院不公开招标项目比价或议价签到表（需方）项目名称：比价或议价时间：年月日序号姓名科室或单位联系电话备注2医院不公开招标项目比价或议价签到表（供方或承揽方）项目名称：比价或议价时间：年月日序号单位名称姓名职务联系电话医院不公开招标项目比价或议价记录表比价或议价项目名称：比价或议价地点：比价或议价时间：主持人：记录人：议价小组：参加比价或议价的供应单位：比价或议价记录：1、是否是政府定点采购单位：2、资质具备情况：2、投标人报价情况比价或议价结果1、供应商（承揽）候选人：2、技术或质量要求：3、价格：4、数量：5、执行期限：6、结算方式：8、其他：议价小组意见同意：不同意：纪检部门监督意见：议价或比价过程：符合规定要求（）；不符合规定要求（）签字：领导签批：医院比价或议价记录表比价或议价项目名称：比价或议价地点：比价或议价时间：主持人：记录人：议价小组：参加比价或议价的供应单位：1、2、3、4、比价或议价记录：比价或议价结果1、承揽方候选单位：2、价格：3、结算方式：4、其他：议价小组意见同意：不同意：纪检监督意见：议价或比价过程：符合规定要求（）；不符合规定要求（）签字：领导签批：比价或议价决定20年月日：时——：时，招标办按照招标委要求，组织医院有关比价（议价）小组，召开了比价（议价）会议，决定在：采购。具体要求如下：一、技术指标与质量要求：二、需要的品牌：三、供货数量：四、供应价格：（含税到库/站价），执行期内价格锁定不变。五、执行期限：六、结算方式：七、送货方式：按书面通知要求组织供应，运费、装卸费用由供应方负责。八、其他要求（约定）：比价（议价）小组签字：纪检部门签字：院领导签字：关于比价或议价采购的通知：20年月日：时，院招标办受院招标委员会委托，组织有关人员成立比价(议价)小组，召开比价（议价）会议，决定在采购。现将结果通知如下，请你单位遵照执行：一、技术指标与质量要求：二、供应价格：（含税到库/站价），执行期内价格锁定不变。三、供应数量：四、执行期限：五、结算方式：六、送货方式：按书面（或传真）通知要求组织供应，运费、装卸费用由供应单位负责。七、请你单位根据实际情况安排送货计划，并提前书面（或传真）通知中标方，便于供应单位组织供货。八、合同执行完毕后，请及时填写《议价采购物资供应