公司档案管理制度

档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。2、档案的范围（1）公司内部经营形成的各种资料。（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。二、档案的管理部门1、档案管理由行政部及财务部共同管理，其中行政人事部为主管部门。2、档案管理部门的职责（1）行政人事部档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。②负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。③负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。（2）财务中心档案管理的职责：负责编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。三、档案的分类管理1、公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政部审批同意后再做调整。2、档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。（1）按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。③企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。④经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。⑤经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。⑥行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。⑦人力资源资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。⑧财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。⑨登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。（2）按保存形式分类①纸质形式②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：a、总经理指定的绝密事项资料；b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；c、公司的重大经营决策、战略投资计划；d、购买或开发的科研成果和专利等资料；e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；f、重大项目的资料。②机密：保密等级次于绝密，公司相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：a、公司领导指定的机密事项资料；b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；c、总公司及子公司的决策性会议纪要、股东会；d、关于公司商业利益，发展的合同；e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；i、公司人事档案、工资；j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；③秘密：保密等级在绝密和机密之下，公司领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；d、合同，技术协议；e、公司制度汇编原件。④一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。四、档案的归档管理1、档案的归档原则（1）按形成或针对的年度分开建档。（2）按档案内容分类排序归档。（4）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。五、档案的保管要求1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。2、纸质或实物档案的保管的一般要求（1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；（2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；（3）严防毁坏损失、散失和泄密；3、电子档案应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管，必须设置密码，注意防泄。4、密级档案管理的特别要求（1）档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。（2）档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。六、档案的借阅管理1、申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案借阅申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。2、借阅人应认真填写档案借阅/复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、部门、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。3、在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。4、申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政部审批后至档案员处办理相关手续。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。6、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务部负责人签批。七、档案的销毁管理1、档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门负责人鉴定审核后，方能销毁。销毁时，应有监销人在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《档案销毁清册》上签名盖章。档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。附件：1、《档案借阅申请单》2、《档案销毁清册》附件1：XXXX自动化设备有限公司档案查阅申请单查阅人查阅日期文件编号及名称查阅事由是否需复印科室负责人审批分管领导审批总经理审批行政事务科受理XXXX自动化设备有限公司档案查阅审批单查阅人查阅日期文件编号及名称查阅事由是否需复印科室负责人审批分管领导审批总经理审批行政事务科受理附件2：档案销毁清册序号文件名称日期份数备注销毁原因档案管理员意见行政部意见总经理意见销毁经办人：监销人：销毁时间：销毁地点：