如何打造外贸团队

叶给力页第页(共8页)1如何打造外贸团队1.为什么小企业要建立外贸团队？小企业财力有限，他养十几号人的外贸团队，看起来是不现实的。在珠三角地区，请一个普通的外贸业务员，固定月薪低于2000—3000元；如果需要经验丰富、能力强的外贸人才，固定月薪至少得4000—5000元。这样算下来，确实很难养一个团队。小企业一般都有零散的几个全职外贸业务员，但称不上团队。正因为财力有限，更需要打造自己的外贸团队，提升工作效率，节约运营成本。只有发挥团队的力量，小企业才可能壮大；否则到最后面临退出竞争的舞台。我们进行一个简单的成本核算：假设你的企业有5名外贸业务员，外贸业务员根据能力分为A级和B级，A级月薪5000元，B级月薪3000元。方案一：单兵作战企业在发展初期，都习惯于单兵作战。就是每个业务员各做各的单，互不相干，从搜索客户信息、处理邮件、电话沟通、商务谈判，到接单、生产、出货样样要精通，自然需要A级外贸业务员才能胜任，多劳多得。财务算帐清楚，容易，管理操作简单。如果采用B级外贸业务员，可能因为操作方法不当或错误给企业带来巨大损失，潜在的风险成本比用A级人力成本还高。人力成本：5000元/人/月×5人=25000元/月方案二：团队作战团队讲究的是配合，每个人只要有一两门专长就可以，由于每个人只专注自己的工作，所以更专业，效率更高，团队业绩大增。显然招聘人员也较容易，而且不需要全部是A级外贸业务员，操作难度不大的琐事完全可以由B级外贸业务员负责。只需要2名A级外贸业务员，3名B级外贸业务员就足够。人力成本：5000元/人/月×2人+3000元/人/月×3人=19000元/月那方案比较得出结论：小企业更需要打造外贸团队。2.小企业如何打造自己的外贸团队？以价值工作链为基础的外贸团队组建方案与评价方案。目的就是使外贸工作高质、高效、经济地开展。一、组建外贸团队的基本原则团队建设是一个系统和长期的工作，需要科学规划、因地制宜、循序渐进。组建外贸团队需要遵循以下原则：（一）实用性需要什么样的人才就聘用什么样的人。不多不少，不高不低。四个人可以完成的事情，就不用请五个人；一个中专生可以做的事情，就不要找个博士生来撑门面。大材小用，不会长久；小材大用，有心无力。（二）互补性一个优秀的团队，不需要每个人都一样强，但需要每个人都各有物色，各有绝技。这样的组合，才能发挥强大的攻击力。诸葛亮手无缚鸡之力，让他上战场拼杀，只有死路一条。但他足智多谋，指挥大军进退自如，胸有成竹，所以就在营中指挥，运筹帷幄之中，决胜千里之外。而关羽、张飞打仗厉害，那就发挥他们的长处，上阵杀敌，屡立战功。刘备既不会指挥，打仗又不厉害，他只有一样东西，皇室血脉，也就是企业品牌。大家统一于这个品牌之下，相互协作。同理，我们打造外贸团队，也不一定要每个人都是诸葛亮，或每个人都是关羽、张飞、刘备。对于一个小企业，每个类型的人才有一两个就足够了，互补型的团队，才可以做到人尽其才，才尽其用，才可以使团队高效运作，更有效地防止人才频繁流失。（三）德为先有德有才是上品，要重用；有德无才是次品，应该加强培训后使用；无德无才是下品，不能使用；无德有才是危险品，需要在有效的控制和监督下使用，如果没有强有力的控制和监督能力，绝不能使用危险品。外贸团队成员的德应该包括以下两个方面：其一是遵守职业道德。外贸人员，应该热爱自己的工作，全心全意参与团队各项活动，团结协作，实事求是，遵守各项职业规范的要求。其二是个人品行端正。这是指个人在生活中的表现符合主流的道德标准。（四）进取心一个人起点可以稍微低一点，但不能没有进取心，一个进取心强的中专生，可以胜过不求上进的本科生。有强烈进取心的人，会更加主动地参与工作和学习中，能与企业同甘共苦，一起成长。二、外贸团队价值工作链根据外贸团队的工作内容和价值来设计价值工作链结构。（一）根据外贸工作的特性，我们把外贸工作初步划分为四个模块：（1）信息资源开发模块；（2）市场营销活动模块；（3）客户初级跟进模块；（4）客户成交保存模块。当团队成员大于或者等于4人的时候，这四个模块的工作可以分别由不同的人负责。当团队成员少于4人的时候，这四个模块就需要进行组合。例如我们公司只有3个人的时候，一个人负责信息资源开发与市场营销活动模块，一个人负责客户初级跟进模块，第三个人则负责客户成交保存模块。（二）价值工作链分类根据每个工作模块的内容以及对外贸业绩的影响，得出四条紧密相连的价值链：（1）信息资源开发—情报链（2）市场营销活动—营销链（3）客户初级跟进—催化链（4）客户成交促进—交易链外贸业绩的增长，有赖于这四条链的完美结合与良性循环。四条链对团队成员的要求有明显的差异，前面三条链是基础，难度不高，可以用B级业务员；最后一条“交易链”要求业务员有好的分析与判断能力，熟练的销售成交技巧，流利的外语表达能力，必须用A级业务员。（三）价值工作链的岗位职责1、情报链负责收集外贸销售工作需要的所有情报信息，包括：1.1客户情报，如潜在客户名称、地址、联络方式、联络人、规模、主要产品线、主要市场区域、主要货源地、采购习惯等；1.2竞争对手情报，如竞争对手公司的名称、地址、主要产品及特点、业务的主要负责人、产品销售区域、销售政策等；1.3目标市场情报，如目标市场的消费特征、主要竞争产品、分销渠道、文化习惯等；1.4其它情报，既配合其它工作链的相关要求收集和整理的情报。2、营销链负责制作营销工具、执行宣传推广工作，包括：2.1制作、印刷宣传单和产品目录等宣传资料；2.2建设公司网站、B2B网站及其它网络宣传平台（如个人博客、社区等）及时更新网站资料和动态信息；2.3具体执行展会摊位的预定、布置等相关工作；2.4批量发布营销邮件、传真、信息等；2.5拍摄、制作各种营销相关图片、资料。3、催化链负责初步跟进潜在客户反馈的所有邮件、传真、信息，引导、提升客户级别，为交易链提供合格的客户。4、交易链对重点目标客户进行跟进，深入沟通，主持商业谈判，促成订单成交，负责落实交货和收款。（四）价值工作链的岗位任职要求与人员比例搭配1.情报链（人员比率10%）（1）电脑基本软件操和熟练，包括MSWORD、EXCEL、POWERPOINT、ACCESS；（2）了解基本的网页编辑方式，如FRONTPAGE等；（3）熟悉搜索引擎的基本工作原理以及常用的搜索方法；（4）有较强的英语阅读能力，达到CET-4级或以上，或相当于该水平；（5）细心，观察力强；（6）有耐心，有韧性，能吃苦耐劳。2.营销链（人员比率40%）（1）具备一定的审美能力；（2）熟悉平面设计软件PHOTOSHOP、CORELDRAW等基本操作；（3）熟练操作电子邮件的各种编辑和发送方式，包括群发、暗发、附件、链接等内容；（4）能熟练编辑和维护公司网站、B2B网站；（5）英语能力CET-3级以上，或相当于该水平；（6）能手工制作产品目录册，样品册；（7）做事认真、细心谨慎。3.催化链（人员比率30%）（1）英语CET-4级以上，或相当于该水平；（2）具备一定的销售技能和技巧；（3）沟通能力强；（4）学习能力强，能快递熟悉公司的产品和相关政策；（5）性格温和，有耐心；（6）做事条理清晰，有恒心。4.交易链（人员比率20%）（1）英语CET-6级以上，或者相当于该水平；（2）能正确理解外商的谈话，并与外商顺畅地交谈；（3）能听懂外商的电话，准确把握外商的谈话要点；（4）熟练掌握销售技能和技巧，具备一定的谈判能力（5）熟悉公司和产品的详细情况；（6）了解重点国家的文化和生活习惯；（7）熟悉外贸流程和常用规则；（8）为人友善，亲和力强，有耐心。根据我们公司外贸部目前的情况，前期的营销链、催化链人员比率需要提升。三、建设高效外贸团队文化团队的工作效率直接决定团队的业绩，团队的高效工作与它的组织结构和团队文化有关。团队的文化的形成有很多因素，首先我们得从制度建设和执行入手。以下是外贸工作的基本原则：（1）一切以公司利益为重，以大局为重，严禁因私废公、因小误大；（2）外贸部工作须按流程执行，严禁以任何理由执行非法操作；（3）一切工作服从上级命令和指挥，个人不得以任何理由拒绝执行或者怠慢执行；（4）业务代表发出和收到的所有电子邮件、文件等文字、声音、图像、实物资料，必须存档；（5）外贸部的所有客户资源，包括名片、电了邮件、电子文档、往来传真、文件、信件等，全部归公司所有，由公司统一管理，个人在公司的授权下对客户资源拥有权使用权、维护权，但不享有所有权，个人离职前，必须移交所有客户资料；（6）个人意见和建议须在部门会议或公司会议上提出，决议一旦形成，必须无条件执行；（7）员工在接到任务以后，须主动与上级沟通，并向上级及时报告最新进展和结果；（8）全体成员须永远保持学习状态，不断加强个人修养，强化外贸专业能力，拓展公司产品知识。旨在从大局出发，协助外贸部成员团结、互助、高效完成团队任务，达成企业，团队及个人目标，必须无条件执行。除了制度外，还需要通过一些活动来加强团队的聚注力，改善团队的精神风貌，让团队成员以团队为光荣。推动外贸团队高效运作，积极主动投入团队工作中，而不是被制度逼迫工作。四、团队作业流程（一）情报链作业流程五、改革团队考评与激励方案（一）改进目标（1）最大限度地激发团队成员的积极性；（2）考核公正、公平，考核结果与过程；（3）加强团队的聚注力，团结、互助、积极、主动。（二）改进方式1.利益分配结构改进取消以个人业绩作为唯一考核标准；改用个人收益与企业效益、个人和价值链的工作完成状况、个人能力水平等相关。2.绩效考核改进(1)绩效考核成绩即为计算浮动奖金和个人价值率的唯一标准；（2）绩效考核内容包括：考勤、客户资源开发、网络营销跟进、客户跟进、订单成交量、目标客户转换率、客户服务质量和专业度；（3）根据各项工作在整个营销工作链中的不同重要程度设定不等的分值，越重要的工作环节设定的分值趣高；（4）所有团队成员，只要在这个营销中作出了贡献，即使没有签订订单，均可获得相应的回报。六、价值工作链考评方案以价值工作链为基础组建的外贸团队的考核，包含两个主要部分：固定考核与浮动考核。这些考核结果主要与奖金、福利、晋升挂勾，但不与基本工资挂钩。(一)固定考核1.考勤主要考核团队成员参与本部门举行的会议、活动等情况。设置固定的奖金作为全勤奖，如设置全勤奖为100元。一个月全勤出席，获得100元奖金。如果请病假2天以内，给予50%全勤奖。如请事假或者病假2天以上，全勤奖归零2.专业根据团队成员的从业时间、工作量、工作质量、客户服务技巧、客户评价反馈等，对团队成员的服务质量和专业度进行分级，共分5个级别（也可以分为五个星级），每个级别的业务代表给予不同的专业津贴，如一到五级的专业津贴可分别设定为：300元，200元，150元，100元，50元。这样可以鼓励大家不断提升自身专业能力和水平。每个级别的对应要求如下：（二）浮动考核（1）浮动考核与团队效益挂钩，不同的工作内容，根据价值差异和难度差异进行利益分配。例如：情报链、营销链、催化链、交易链四个工作链，可以分别设定占团队效益的15%、30%、25%、30%，按这个比例来进行效益分配。（2）外贸部经理将一个月的工作任务分解到各个价值链，设定每个价值链的基本工作任务和工作量，以及对应的积分，按质按量完成即可获得满分。再将每个价值链的工作分解到个人，并设定每个人的目标分值，个人按质按量完成任务，即可获得满分。（3）个人积分超标，可以作为个人专业级别的升级参考。（4）一个价值链的总积分只有达标以后才可以获得全额的浮动奖金，不达标则按相应比率获得浮动奖金。这样可以促使团队所有成员必须团结一致，全力完成团队目标。（5）利益分配方式采用从团队到个人的顺序。企业财务先根据当月业绩核算可以分配给外贸团队的总效益。然后根据团队的各价值链的比例关系，将总效益分配到四个价值链，再按个人绩效考核得分分配到个人。（6）个人绩效考核得分计算方法：个人绩效考核得分=个人积分÷（价值链