会议筹备流程跟进表

会议阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注参会专家领导沟通确定出席的专家领导，并沟通确定会议日期、演讲时长。确定讲者及演讲议题；确定讲者简介及演讲PPT□纸质信函□手机电子版汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位）各自区域负责人负责自己区域的邀请函发放工作。跟进并确定邀请函发放的进度及完成情况。对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户的参会情况，针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划。□主持人确定，主持稿□领导发言稿□串场PPT□会场音乐□制作会议签到表□制作会议流程表□制作会议反馈表□会议流程表数量。□产品彩页品种数量。□礼品礼品内容数量。□产品目录数量。□纸袋数量。□确定会场地址容纳人数使用时间。□场地费用停车券。□是□否有投影仪及投影幕布□是□否有音响话筒，话筒个□是□否有主持台；□是□否主持台有挡板□是□否长的签约台及红桌布□签约桌牌内容。□告知指示牌内容并安排打印□是□否是否需要餐券□是□否需要就餐（就餐时间地址）会议主持及领导发言会议筹备工作安排讲者及议题邀请函发放邀请函跟踪邀请函的编制会议用表会议资料准备及装袋会场租赁会前会议阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注会议筹备工作安排□桌数及临时加桌的处理。□横幅长宽数量内容。□海报长宽数量内容。□是□否有电子显示屏□公司简介易拉宝□确定相关产品的宣传展板，制作易拉宝□准备好激光笔（检查电池）□水牌内容。□欢迎牌内容。□工作牌数量。□备用插座□便利贴□透明胶（或双面胶）□桌上水、笔、纸□酒店提供□自备数量。□茶歇□酒店提供□自备。□就餐用酒水□酒店提供□自备。□会议桌花□互动环节礼品礼品内容数量。摆放横幅、展板。会前一天摆放好调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。工作人员会议当天提前2小时到达会场，检查会场事项（工作人员了解卫生间位置、餐厅位置，做好指引）电脑、投影提前打开，并把所需要的课件打开，观看效果并调整。电脑准备一些音乐，作为暖场。茶歇准备提前跟酒店工作人员沟通茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等签到台入场处设置签到台，两人负责签到和发放资料袋会场引导引导讲者及领导根据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满的，迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动现场。主持人做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手。现场话筒传递互动环节需要观众发言时，需要事先安排人负责传递以及小礼品的发放。拍摄提前准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹备。会前，会中讲者讲课，观众听课情况，会议现场情况等进行拍照。是否参会人员与讲者领导合影或公司人员讲者领导合影留念。若提供调查问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼品发放。会场物资会中会议结束会场检查（会议若在上午提前一天，若在下午，可会议当天上午准备）确定宣传内容，并进行制作产品宣传展板会场租赁会前会议阶段任务分工主要工作要求及内容说明负责人完成时间备注会议筹备工作安排整理会场和物料整理会场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、横幅、展板、资料、礼品、水等）资料整理签到表、（调查问卷）、相片。总结会后进行总结，分析好与不足。会后宣传工作用网络平台分享会议情况、传达会议信息。整理文件材料、存档将所有活动材料进行整理、存档，便于以后的工作学习。会后跟进整理参会客户的会后反馈，提交汇报上级。会后