公司常用表.doc

一、管理部职责描述管理部工作职责一览表管理部部门职责职责细分（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制1．日常办公事务管理（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜2．办公物品及设备管理（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修（专业人员）（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理3．文书资料管理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作4．人事日常事务管理（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动（1）企业环境卫生及固定资产、员工安全管理（2）企业员工食堂、办公环境的日常管理5．后勤保障事务管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等6．涉外事务管理（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同7．法律事务管理（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件二、管理部组织管理1、行政办公工作一览表部门：人数：填写日期：年月日序号工作内容概述2、行政办公职位规范表职位名直接上直接下称级级管辖范围直接责任主要权力职务代理人任职条件3、员工处罚通知单年月日受处分人部门岗位姓名处罚事由：警告□严重警告□记小过□记大过□除名□处罚类型罚款元员工本人（确认）：员工所属部门（确认）：日期：日期：分管领导（签核）：总经理（签核）：日期：日期：三、办公事务管理1、行政费用计划表编号：单位：元科目上年度本年度预算数变变备平均数一二三四动动注季季季季量率%度度度度固01薪资支出定02间接人工费03租金支出用04办公费05邮电费06水电油料费7保险费8医保费9社保费合计变01加班费动02差旅费费03运费用04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保健费17其他费用合计费用总计2、行政费用申请单编号：部门：填写日期：年月日单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人签字：审核人签字：主管领导签字：3、通讯费用报销单编号：填写日期：年月日部门使用人通讯工具类别（）固定电话号码（）移动电话（）其他费用人民币（合计）（大写）审批意见主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）费用明细4、外勤费用报销单员工所属报销备姓名部门时间注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门经理财务复核部门经理经办人报销人审批审核签名签名5、车辆费用报销单编号：填表日期：年月日驾驶员部门车号预支期间年月日至年月日车型项目张数金额（单据粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门经理财务复核部门经理经办人报销人审批审核签名签名6、用车申请单申请部门：年月日申请人用车起至时间用车事由行车路线申请部门经理办公室主任司机班班长行车里程司机用车人备注注：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存。7、来宾参观接待计划表年月日参观日来宾单位来宾人数期姓名性别年龄职务姓名性别年龄职务来宾参观事由及要求有无摄像及其他新闻要求接待部门主要接待人陪同人饮食安排住宿安排接车司机及车辆接待计划接待部门负责人办公室主任行政总监总经理备注8、来宾出入登记表访问时间年月日时分来宾姓名证件号码来宾工作单位来宾地址来宾电话来访事由受访者签离开时名间9、来宾参观意见及建议薄来宾单位意见建议姓名办公室主任处理意见主管部门负责人意见10、接待用餐申请表年月日接待接待负责人负责部门负责人职务来宾工作单位部门和职务负责人接待总人数用餐时间陪同人数接待事由招待规格（根据公司相关规定确定）受理日期经办人审核意见接待部门管理部分管副总11、招待费用报销单编号：填表日期：年月日姓名职务部门附件招待张事由招待招待客人人备对象人数陪同人注日期招待餐饮住宿礼品其他金额合计地点费费礼金费用十万千百十元角分金额合计大写财务审批部门经理财务复核部门经理经办人报销审批审核签名人签名12、业务招待请款单(存根)部门：年月日来宾单位招待日期招待场所来宾方面同席者：人数自己公司同席者：人数人数合计费用概算用餐费交通费礼品费其他合计计划实际计划实际计划实际计划实际计划实际本次招待的目的：招待时的注意事项：想要收集的情报：招待对洽商的结果：部门负责人意见批准人意见报销结果请款人：业务招待请款单年月日请款部门请款人陪同人数来宾单位来宾人数合计人数招待日期招待场所费用概算用餐费交通费礼品费其他合计部门负责人意见批准人意见注：本单一式两份，存根由请款人办理批准手续，待招待结束后填毕实际金额本部门留存，下一联报财务会计部办理请款，待招待结束后凭此联和发票办理报销手续，留于财务会计部。13、会议通知会议名称：开会日期及时间：开会地点：会议类别：会议议题会议议程：与会人员：与会者应备资料：召集部门：主持人：通知发送部门及日期：望与会人员做好准备，届时参加，谢谢合作！通知回执会议通知已收到，我能（不能）准时参加。谢谢！部门，签名：年月日14、会议记录表编号：会议时间地点主持人填写日期：年月记录人日会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核审核人结果15、会议纪要会议地点：会议时间：年月日时分起次年月日时分止出席人员：缺席人员及事由：列席人员：主持人：记录人：议题：序议责任人完成时间决号主持人意见：签字：年抄报：抄送：月日16、大事记编号：类别：年度：记录人：月日时内容17、年度会议计划表会议名称主持人开会地点会议召集部门开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨会场标示资料及议题与会单位会场拟分发资料人数备注18、会议室使用申请表填写日期：年月日使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注使用单位：管理单位：申请部门填表人经理管理人经理19、公共活动场所使用申请单年月日申请部门申请人拟使用场所拟占用时间事由参加者部门办公室人数经理主任用后检查检查人签字：情况备注注：本单由办公室管理，申用部门凭批准的本单可向总务部领用会务用具，用后填写器具、设备设施检查情况后交办公室。20、印章使用登记表时间文件名称文号印章类别使用人批准人备注21、印章使用审批表编用盖号章章部时门间印盖文章章号类次别数文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）22、印章使用申请单部门申请日期用印类别用印份数文件名称文件说明申请人核准人用印申请单编号：年月日申请部门申请人用印事由拟用印鉴公章□合同章□部门经理办公室主任批准人行政总监总经理注：本公司由办公室管理。23、印章管理登记表种区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注类公名印公司名印公司全称司印章部部管理部印公司名、部门名门门印印章职董事长职务名称务经理印章部财务部公司名、职务名长经理印印（银行专用）24、印章使用范围表种区支票及合同及日常各类辞请收人事关员工委类分银行兑其他重业务对外令示据系及有存款任现凭证要文件文件文件关证明账目状公公司司名章名集团称公司印专用章部门名章职董事务长章名其他章高级职员名章财务部经理章25、传真收件人（To）：发件人（From）：公司（Com）：公司（Com）：地址（Add）：地址（Add）：传真（Fax）：传真（Fax）：电话（Tel）：电话（Tel）：页数（Page）：抄送（Copy）：关于（Re）：日期（Date）：□紧急□请审阅□请批注□请答复26、文件复印、打印、传真申请单年月日申请部门申请人完成时间申请类别打印□复印□传真□文件标题正文份数：每份页数：总计页数：页面规格：要求附件份数：每份页数：总计页数：页面规格：申请部门负责人秘书室主任注：本单一式两联，一联申请部门留存，一联报办公室27、文件复印、打印、传真登记薄部门名称：复印/打印份申请类别传申批数、页数序真日期请准文件标题页经办人号复打传页份总人人/印印真数数页份28、签呈呈报部门：年月日呈报：抄报：抄送：份数页/份主旨：事由：呈报人：日期：年月日上一级领导批示：上三级领导批示：年月日年月日上二级领导批示：会签：年月日年月日29、授权书授权时限：自年月日起至年月日止授予职责及权限：授权人被授权人四、网络信息管理1、计算机故障维修记录卡部门：填写日期：年月日机器规格数量故障说明预估修理费备注2、计算机网络报修登记表时间部门机器报修原因维修完成时维修情况说明人间3、计算机网络设备档案表设备使用部门：设备设备名称品牌规格型号销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修时间更换配件记录维修人故障记录备注五、文书档案资料管理1、收（发）文登记表收文发文月发文份有签月收文份有寄签日文号数无收日文号数无件收部附部附人门件门件2、外发信件登记表序号外发时间信件类别信件信息外发地址收信人发信人信息发信人部门密级3、收文登记处理簿序收文来文单来文题事批办意移送承办结归档号日期位标由记录果情况字号见4、信件接收登记表月份：年份：日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人5、发文单签发人：主办单位：会签：标题：密级：规范审核核稿人：经济审核核稿人：法律审核核稿人：拟稿人审稿人共打印份，其中文份；附件份缓急：发文字[]第号年月日附件：主送：抄报：抄送：抄发：打字：校对：缮印：监印：主题词：6、发文登记处理簿序发文发文发文归档情号日期部门文件标题收文部门及签收记录字号况7、对外邮件发文登记薄序发送日邮件、文件名申请邮申请发往单位经办人备注号期称发部门人8、函件、报刊签收薄行政秘书签日期函件报刊（份数）警卫签收接收部门签收收注：本薄一式两份，警卫签收后，连同本薄送行政秘书签收后，警卫班留存一份，行政秘书将函件报刊发送由接收部门指定人员签收后，办公室留存。9、报刊订阅登记表年月日报刊名称订阅部门（人）份数金额合计批准人：经办人：10、文件传阅单来文单位：来文日期：来文字号：标题：事由：附件：拟办：签字：日期：批示：签字：日期：处理结果：签字：日期：说明：承办单位自收文之日起（不含）三天之内将此单处理结果填毕送达办公室。11、档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容12、档案明细表全目案移出归还宗录卷日期单位经手人管理人日期管理人号号号13、借阅登记表年月日编号名称借阅日期借阅人签字归还日期借阅办理人14、档案借阅登记表借阅部批准借阅档案名称及密页借阅归还归还收备日期门人档案号级数人日期情况档注人15、档案借阅申请表年月日申请人部门职务拟借档案名称预计归还日期部门负责人批准人注：本单一式两份，申请人和档案管理员各留一份。16、档案移交签收单归档部门：年月日类别归档文件名称份数密级备注归档人：签收人：注：本表一式二份，归档人和签收人各留一份。17、档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注有关公司章程类的档案永久由董事会秘书保管股东会的档案永久由董事会秘书保管股东名册、股东印鉴簿、出资证明书永久由董事会秘书保管董事会档案永久由董事会秘书保管组织类公司对外行政发文10年重要会议资料10年行政事务重要干部名册15年重要干部任免决定10年人事重要经营计划10年经济合同10年客户档案5年经营业务18、档案销毁申请单年月日档类密案卷单规定保已保管档案名称备注号别级数量位管年限年限办公室主任审计监察部范围内经理人员行政总监总经理董事长销毁方式：监销人员：经办人：19、丢失报告单填表日期：年月日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致）日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因：资料管理人员签名：日期：年月日部门处理意见管理部处理意见部门经理签名：管理部经理签名：年月日年月日副总经理审批意见：年月日六、行政人事管理