商务邮件书写

商务邮件书写2培训内容Email常识邮件结构邮件正文书写原则邮件签名邮件格式人力行政部-员工培训注意事项3什么情况下使用email商务邮件书写-邮件常识口头表达、电话、短信不能说明的，内容较多：对外如方案、产品资料、商务框架协议、表扬信、感谢信、致歉信等。对内如工作报告、部门之间事务往来、通知、重要信息等4如何使用商务邮件书写-邮件常识toccbcccc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。bcc呢，中文翻译成暗送。收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。5Reply\replytoall\forward商务邮件书写-邮件常识回复\全部回复\转发收到一封信，有reply（回复）和replytoall（回复全部）的选项。reply会把回信发给from的那一个人，而replytoall呢，会把回信寄给from,to,cc的所有人。6商务邮件书写-邮件结构•收件人•主题•正文•签名7商务邮件书写-邮件结构收件人收件人的邮箱地址第一次发送前须核对确认，避免出现发送错误，如邮件内容涉及商业机密，后果则不堪设想发送邮件后及时保存联系人邮件地址主题正文签名8商务邮件书写-邮件结构收件人主题正文签名正文内容包括称呼：收件人的姓名、性别、职务，如李爽、李经理、李总李先生、李老师等；）问候及寒暄语：你好！您好！新年好！感谢您长期以往对我司的支持与信任，……祝词：祝工作顺利！祝周末愉快！顺祝商祺！9商务邮件书写-邮件结构收件人主题正文签名主题是收件人了解邮件的第一信息，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性不要空白标题，这是失礼的表现标题清楚简短，能反应邮件的内容和重要性，如面试通知，营销方案，工作月报一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及过多事情可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，特别不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要RE-RE一大串10商务邮件书写-邮件结构收件人主题正文签名Email末尾加上签名，对方可以清楚的知道发件人信息电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分。尤其是对外部联系的邮件都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象。签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些11签名档商务邮件书写-邮件签名12商务邮件书写-正文书写原则原则之一清晰简洁原则之五一致原则之四正确原则之三注意语气原则之二完整周详正文书写五原则13原则之一清晰简洁商务邮件书写-正文书写原则Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。14原则之二完整周详1.发邮件的目的（你要什么？他要什么？）2.写完邮件读一遍检查是否有遗漏？立场客观？站在收件人的立场上想一下，他们收到是什么感受？商务邮件书写-正文书写原则15原则之三注重语气商务邮件书写-正文书写原则根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。16原则之四正确1.错别字2.名字3.Email地址4.检查商务邮件书写-正文书写原则17原则之五一致1.内容前后一致，不要自相矛盾2.语气一致3.电话邮件风格一致商务邮件书写-正文书写原则181.背景简单干净简练2.颜色统一最多两种3.字体易读字号统一4.或中或西切勿杂乱5.一事一段段间隔行6.适当留白松紧有度商务邮件书写-正文书写格式19商务邮件书写-正文书写格式20商务邮件书写-正文书写格式21商务邮件书写-注意事项不要动不动使用之类的笑脸字符在商务信函了里面使用之类的笑脸字符会显得比较幼稚。附件是邮件的重要组成部分如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用22商务邮件书写-注意事项及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即可回复对方一下，往往还是必不可少的，这就是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，特别是对一些紧急重要的邮件，对于一些优先级别的邮件可集中在一特定时间处理，但一定不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时回复，云云“，不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认下收到了。如果你正在出差或者休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确至回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的，怎么着也得凑够10个字，显示出你的尊重。23商务邮件书写-注意事项沟通确认和反馈对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒转发敏感或者机密信息要小心谨慎–不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！24商务邮件书写-正文模版事务邮件X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅附件！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。祝顺商祺！XXX公司25商务邮件书写-正文模版问候邮件：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！XXX公司XX敬上26培训考核请各位结合培训内容及要求，于本周日24点前，提交一份商务电子邮件。收件人：*****（邮箱：）抄送：直接上级人力行政部-员工培训27天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。---老子人力行政部-员工培训28人力行政部-员工培训