项目文档管理办法

项目档案管理办法一、总则(一)为了加强项目档案的管理工作，维护项目档案的完整和安全，进一步规范项目档案日常管理流程，制定本办法。(二)项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。(三)项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。(四)项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文件的需备份电子版，在内容、相关说明和描述上保持一致。(五)项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目经理整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。(六)项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收集范围见附表。(七)建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。二、文件收集(一)收集范围：非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多媒体文件等项目进展过程中的所有文件。(二)收集要求：1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，由档案管理员进行电子文件的转换工作。2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。三、文件归档(一)归档时间：项目管理文件和商务文件一周归档一次。技术文件两周归档一次。特殊情况，根据项目需要调整归档时间。(二)归档要求：1.有效性和完整性鉴定。归档前由档案管理人员对文件的有效性和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。2.文件分类。归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新命名，参考附表归纳到所属类别。3.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全柜中。4.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹。