公司采购管理办法

公司采购管理办法第一章总则第一条为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。第二条公司采购工作应当遵循公开､公平､公正､诚实信用、注重效率及维护公司利益的原则。采购必须经过钉钉采购流程，由行政部统一购买。第二章工作职责第三条行政部门作为公司采购的职能部门，负责公司采购工作的具体管理和采购项目的审核及具体实施。其主要职责包括：（一）贯彻执行公司采购的政策和各项规定；（二）会同公司财务和相关部门制定公司采购计划，并负责具体组织实施。（三）负责采购项目的验收工作，负责与供应商联络及提供售后服务。（四）完成公司领导交办的其他采购工作。第三章公司采购项目范围第四条公司采购项目的范围（含分支机构和异地办公地点）：（一）办公类：公司、彩弹基地和营销中心办公和住宿用房、办公家具、电气设备、办公设备和交通运输设备、电子及网络设备、通讯设备、安防设备（大宗的印刷品、广告和宣传用品设计生产采购由企宣部负责）等。（二）项目类：根据各项目需求，教育培训设备、教具教材、计算机网络系统、应用软件开发等项目。（三）服务类：会议及后勤接待涉及到的相关物品，有关社会服务等项目。（四）公司领导认定需采购的其他项目。第四章公司采购方式和工作流程第五条公司采购方式采用现金方式和转账方式两种，现金方式分为借款冲账方式。（一）现金方式借款冲账方式：是指在财务借款（支票）采购的方式。正常情况下，3000元以上商品采购必须填写借款单附有合同和物品明细清单、单价、汇总预算等。经总经办审核签字后才能借款。可采用此种方式采购的条件如下：1、采购所需金额高于公司规定的现金报销金额的；2、采购支付方式为支票付款的；3、采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的；4、只能从唯一供应商采购的；5、发生不可预见的特殊情况，不能从其他供应商采购的；6、必须保证原有采购设备一致性或服务配套要求，需要继续从原供应商处增购配套项目或设备的。7、专项项目财务核实的。个人先行垫付方式：是指由个人先行付款采购的方式。采用此种方式采购的条件如下：1、公司日常办公采购或费用较低的；2、公司领导临时通知进行的采购工作。第六条公司采购工作流程（见下表）。公司采购工作流程借款冲帐员工按照请购流程提报钉钉需求部门采购申请↓采购部门确定采购方式↓采购部门确定供应商及采购地点↓采购人员进行询价↓采购人员填写《借款单》到财务借款↓采购人员按照采购需求数量及要求进行采购↓保管员将采购设备物品进行验收入库↓采购人员凭正规票据至财务进行冲帐（二）转账方式：按照现金方式流程进行，在最后结算冲账的时候，按照提供的转账账户，公用账户对公公用账户转账。如需公对私转账，按照财务相关制度进行。（三）采购完成，采购人员需持发票、入库单、购销合同、支出单、钉钉采购审批。第七条请购的规定及申请流程（一）请购的规定请购：是指公司员工对于工作中需要用到的办公用品、原材料、设备设施等物品的需求，向上级部门，或采购部提出请求的过程。1、办公用品每月领用办公用品需提前钉钉审批，每月25日由各部门指派人员统一申请，部门经理和行政经理通过后方可领用（请各位领导注意把控办公用品的节约成本）。2、请购1000元以内的物品，申请必须提前5个工作日提出；3、请购1000元以上的物品，申请必须提前10个工作日提出；4、行政部人员进行采购工作，如公司无法统一采购的急需品或特殊品，可经行政部经理同意后授权部门自行购买，但必须将采购单及所有采购报价报告提前备案。5、保管员验收签字后，财务方可付款，并以请购单做入库登记。（二）询价及其规定1、询价时应认真审阅采购单的品名、规格、数量、名称，了解请购物资相关的要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3、对于紧急请购项目应优先处理；4、所有采购工作必须向生产厂家或服务商直接询价，应确定三家以上厂家或服务商的价格进行对比，原则上不通过其代理或各种中介机构询价；5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6、遇到重要的物资或预估单次采购金额超大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报基本情况；7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；8、比价采购的供应商均应具备一定资质和实力，具有提供我公司所需物资的能力；9、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。第五章公司采购的监督与管理第八条公司财务部门对公司采购工作进行全过程监督检查。其主要内容包括：（一）有关采购工作各项规定的执行情况；（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；（三）其他应当监督检查的内容。第九条公司采购应严格按照批准的预算执行。第十条在公司采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。第六章附则第十一条本管理办法由公司行政部解释和修订。第十二条本管理办法自下发之日起实施。