TimeMgtGICPAX时间管理

1时间管理2010年4月27日上海2时间管理培训大纲1.时间管理理论2.做计划的工具3.分析浪费时间的因素，应对时间杀手4.管理电话时间、等待时间，应对拖延5.处理干扰，学会说“不”6.规划工作区域，办公室的5S管理3时间管理的定义时间管理——是用最短的时间做好正确的事。时间管理管理的对象不是“时间”而是“自我管理者管理”。4时间分配一个人如果活72岁，平均起来，时间分配大约是：睡觉20年工作14年文娱、运动8年吃饭6年坐车走路5年化妆打扮5年聊天4年看书3年等人3年生病3年打电话1年5关于时间的一些统计数据1.人们一般每8分钟就会受到一次打扰，平均每次打扰5分钟，每天大约4小时，其中80%的打扰是没有意义的2.每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以在3-5年成为专家3.一个人如果办公桌乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时4.做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍5.用1小时进行计划，行动的时候会节约10小时6您用时间做了什么•您的时间管理的现状如何？哪些方面有待改进？•您是否设立目标，制定计划？•您是否根据工作任务的轻重缓急排列顺序？•您是否每天列出工作任务清单？•最浪费您的时间的事情什么？7有效的时间管理系统1.明确你的价值观2.确定你的目标3.制定计划4.根据重要性执行计划8卡内基的墓志铭美国钢铁大王卡内基的墓碑上写着：这是一个极普通的人，他唯一的优点就是，他能使那些比他优秀的人甘心情愿地为他工作。能够做到这一点就是管理者最大的胜利。9发掘心底最根深蒂固的价值观盖棺定论时，你希望获得的评价，才是你心目中真正渴望的目标，是你的人生的最终期许。从这个角度看，名利、金钱等等不免显得微不足道。10从设定目标开始一个人无论他现在多大年龄，他真正的人生之旅，是从设定目标的那一天开始的，以前的日子，只不过是在绕圈子而已。肯•莱文11目标对人生有巨大的导向作用您选择什么样的目标，就会有什么样的人生。没有明确目标的人，在职场之路上容易分散注意力、精力和时间。设定目标是制定计划,做出决定和每日工作的重要前提。12把人生分成一截一截的过1.把人生分成一截一截的过：人生苦短，做喜欢做的事。2.把人生分成几个阶段，每个阶段重点瞄准一个目标去做。3.有目标的生活和被动的生活区别很大。13什么才是真正重要的75岁，3900个周末3900-你的年龄╳52周=你的生命所剩下的周末只有当您亲眼看见自己在这个世界上的日子所剩无几时，才能真正分清事情的轻重缓急。14你一生中最重要的东西你一生中最重要的东西，就是你的时间你余生的第一天始自今日你应该活的有点时间观念，你应该花时间做那些对你来说重要的事情，对你来说重要的事情是什么？15第四代时间管理理论紧急——第一象限不紧急——第二象限重要紧急状况迫切问题危机有特定时限的工作设立人生目标、计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立增强自己的能力不重要紧急——第三象限干扰的事，电话邮件、报告、信件会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事不紧急——第四象限忙碌琐碎的事广告函件电话、邮件浪费时间的因素令人愉快的活动16成为高效时间管理者的六个准则1.一致2.平衡3.有重点4.人际关系5.灵活变通6.携带方便17计划可以帮助你根据重要性和紧急性区分工作的轻重缓急确定在限定的时间和预算范围内达到目的所需要的资源制定每年、每季度、每月、每周、每日计划18什么是计划计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的安排。19为什么不做计划？1.认为不做计划也能获得实效2.不了解做计划的好处3.认为计划赶不上变化4.不知道如何做计划20指导性和可变性1.制订任何一项计划，必须有明确在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益。2.在计划执行过程中，如果客观情况发生了变化、就要适时地予以修订。3.计划既有指导性，也有可变性。21做计划的工具——甘特图第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周工作1工作2工作3工作4工作5工作6工作722每日工作清单1.列出工作任务清单2.估计每项工作所需时间、预留机动时间给意外事件3.根据轻重缓急排序，决定删减或授权4.为第二天作计划、准备23根据轻重缓急排列优先顺序1.把你的工作分成三类：A:必须做的；B:应该做的；C:如果做了，会很好2.这些工作从哪里来的？谁分派给你的？是否和他讨论工作的重要性和时限？3.如果不做这项工作，结果会怎样？4.可不可以授权给其他人做？5.有没有类似的工作可以合并同类项？6.何时是我的黄金时间？7.运用“六点”工作制24做正确的事，而非正确地做事!我之所以能够完成那么多艰巨的工作，是因为我每次集中精力只做好一件事情。——杰克韦尔奇做正确的事25今日事、今日毕假如今天是我生命中的最后一天……今天就是最后一天，永远不要等待明天，因为没有人知道明天会是什么样子今天的每一分钟都胜过明天的一小时26时间强盗有形的时间强盗电话干扰不速之客用人不当社交闲谈权责混淆沟通不良进度失控资料不全会议耽搁文件复杂工作搁置无形的时间强盗危机应付计划欠妥贪求过多事必躬亲条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延27浪费时间的主观原因1.缺乏明确的目标2.拖延3.不会说“不”4.不会授权5.没有计划5.不必要的完美主义6.行动缓慢7.懒惰8.心态消极9.缺乏条理与整洁28浪费时间的客观原因1.突然的来访者2.电话3.垃圾邮件4.等待5.没有结果的会议6.没有实际意义的报告7.授权给没有责任心的人29更好地利用等待时间如何在这种情况下更好地利用时间：1.在飞机或火车上？2.在公共汽车或（出租）车上？3.等着与某人开会？4.在机场/火车站？5.在等待时？30缩短电话时间1.如果你没有兴趣与来电人谈话,你可以说…2.一开始就告知来电人你正要离开,并只有一分钟可以谈话3.如果你接到电话的时候很忙,但你确实想回电话,你可以说……31拖延的原因你发现某些工作很无聊或没有兴趣工作没有头绪，复杂或很难处理没有完成工作的期限看不到做某件工作的现时利益你不想做改变或只想维持现状你有什么重要的工作或私事拖延至今还没有做?为什么?32处理拖延秘诀1.这些工作是你必须亲力亲为还是可以授权给他人来做的？2.与你的同事沟通，看他们是否可以帮助你分担工作3.给每个工作设立完成日期并按时完成4.建立奖励制度5.先做起来再说！不要抱怨33处理干扰的秘诀1.及时告诉你的同事有很重要的事情处理2.鼓励那个打扰你的人尽快说出来3.如果你的工作不一定需要办公桌和电脑，可以找一个安静的地方4.受到干扰时总是问自己这是不是第一象限的事—紧急并重要，如果不是，就可以等一等34为什么说“不”如此困难1.说“是”比较快，因为人们会接受2.说“不”的时候，感觉自责3.对方的职位比你高，你不得不说“是”35你有权说“不”1.你有权力说“不”而不感到自责2.想说“不”却说成“是”可能会降低你的自尊3.如果你总是说是，而忽略了自己的需求，那么人们就会失去对你的尊敬4.现在说“不”,好过将来让人失望5.承担太多的事情可能会降低你的工作标准6.对他人来讲，得到“不”的回答并不是件很大的事，7.他们甚至预想到你的答案是“不”，因为这个要求本身就是不合理的。36什么时候可以说“不”1.当你觉得再接受新的工作，会影响工作质量时，因为你会超负荷2.当有人要求你做的工作是与你或你的部门完全无关的3.如果有人要求你做的事，与你个人的信念和道德观念不相符合时37说“不”的第一步1.在简单的情况下从随和的人开始2.即使说“不”，也要听起来既坚定又有礼貌3.你可以有说“不”的理由，但不要找出虚假的借口4.用点时间想一下5.学会设定限度38怎样说“不”我可以做这件事，但是我手头上的事就来不及了，这件事是不是更重要些？我很乐意帮你做这件事，不过，我得先做完手头上的这件事，大概还需要……对不起，我正在做…无法帮你，你有没有问过…39什么是5S?1S整理：丢弃不需要的，保留需要的2S整顿：在任何时候都能够非常容易找到所需物品3S清洁：保持物品的干净与整洁，没有灰尘和垃圾4S-标准化：在清洁之后持续保持整洁5S-素养：培养这方面的素养，树立良好的态度办公室的5S管理40清理检查单1.准备一个专门存放重要文件的“保留”文档2.如果你需要把这张纸传递给其他人的话，创建一个“转交”文档3.如果你不知道如何处理一些文件，那么创建一个“临时”文档，以后重新审视4.如果你知道你永远不会需要用到那张纸上的信息，马上扔掉！5.现在回到“保留”文件夹并把里面的文件逐一归档到合适的文件夹里，或把它们转化成需要立即处理的“紧急”文档41电子文档的管理1.用整理办公桌的办法来管理电脑2.如果在同一目录下有太多文件，应当建立个子目录3.在删除文件的时候要小心不要删错了,在硬盘上做个备份4.定期存盘5.建立固定的常用的格式42文件管理指南1.明确每个文档的内容2.为每个文件创建一个清晰的索引3.定期清理你的文件4.总是做到立即归档43总裁桌上的不同颜色公文夹美国汽车公司：美国汽车公司总裁莫瑞要求秘书给他的呈递文件在各种颜色不同的公文夹中。1.红色的代表特急；2.绿色的要立即批阅；3.橘色的代表这是今天必须在一周内批阅的文件；4.白色的表示周末时须批阅；5.黑色的则表示是必须他签名的文件。44电子邮件管理1.收到邮件后快速浏览一下发件人和邮件主题看看有没有什么特别重要或紧急的事真要马上处理2.只答复需要马上处理或非常重要的信件3.在你的收件箱里开设几个子信箱4.在一天中安排一个具体时间阅读需要当天处理的邮件5.当你确实需要回复邮件时，要做到简明扼要，紧扣主题45高效时间管理法则1.保留时间安排的弹性2.当日事当日毕3.保持焦点4.学会说“不”5.避开高峰6.成本观念7.精选朋友8.避免争论9.积极休闲10.学会速读11.第一次就做好12.整洁办公桌13.简化工作流程14.用节省时间的工具15.选定各类工作的最佳时机16.严守期限17.终生学习18.现在就做