企业采购案例分析

企业采购案例分析采购项目：****年救灾专用单帐篷。采购机关：××部门。采购数量：2万顶。采购方式：公开招标。招标机构：××机电设备招标中心。开标日期：****年6月15日。投标人数量：58家。中标人数量：7家。合同签订方式：由各用户在规定时间内与中标人签订合同。鉴于我国政府采购还处于试点阶段，总的来看，该项采购活动基本上符合《中华人民共和国招标投标法》(简称《招标投标法》，下同)、《政府采购管理暂行办法》(简称《暂行办法》，下同)、《政府招标投标管理暂行办法》(简称《招标投标管理暂行办法》，下同)和《政府采购合同监督暂行办法》(简称《合同监督暂行办法》，下同)等法律、规章的有关要求；政府采购主管机关也基本上抓住了关键的监管环节；在采购过程中采购机关能够自觉实施《暂行办法》中有关政府采购政策，如优先购买国货等；为了确保“公开、公正、公平”的原则得到贯彻落实，采购机关还采取了临时监督措施，即成立招标工作协调小组。这次采购活动采取全国性公开招标，竞争充分，达到了预期目标，帐篷的质量比往年有了较大的提高，合同金额与预算相比，节支率高达33.4%，对于节省下来的资金，出了追加采购6000顶帐篷外，还将剩余部分用于建立灾情评估与管理公证处系统。另一方面，本案例也存在一些不足之处，龙其是政府采购的管理方面，淌待进一步完善。政府采购预算(计划)《暂行办法》第七条关于财政部的职责规定中的第九款明确“编制中央采购机关年度政府采购预算”，相应地地方财政部门负责编制地方采购机关年度采购预算。采购预算是确定评标价最重要的参考标准，从严格意义上讲，采购预算是招标的底价，如果采购预算与评标价之间出现了较大的偏离，则说明采购预算在编制过程中对采购活动的有关因素缺乏全面、准确的评估，需要改进预算编制方法。目前，我国的预算编制方法还是粗放型的，缺乏详细、明确的标准，因而，采购预算通常是高于评标价的。当前，我国正在进行细化的预算的改革尝试，积极推行部门预算。当然细化预算编制有一个过程，在我国预算评估体系还未建立之前，为了提高预算编制的质量，减少采购预算与评标之间的偏离，根据我们现有的认识水平和实践的可行性，在编制采购预算时，可以采取下列方法：第一，询价。通过货比三家确定采购项目的平均价格；第二，积累经验。向招标机构或曾购买同类物品的用户了解其实际购买价格；第三，请行业协会或专家论证。这种方法主要适用于编制大型复杂或新产品项目的预算。****年，本级政府采购管理机关没有编制年度采购预算，这次救灾帐篷的采购，是财政部门从自然灾害救济补助费中调拨专款安排的。这笔专款主要是根据××部门的经验来核定的。1998年该部门也曾购过救灾帐篷，单价约2700元，这次是按每顶2500元来制订采购预算的，2万顶的采购预算为5000万元。实践证明，这次预算标准虽然比往年低，但与中标价1664/顶相比，仍然偏高，所以才有33.4%的节支率。当然，通过这次采购活动，无论是财政部门还是××部门，在明年编制救灾帐篷采购预算时，就有了明确的标准，但这只能解决个案采购项目预算问题，各项预算和准确化，必须从根本上改革现行的预算编制方法。采购程序根据救灾专用单帐篷政府采购项目实况，对确定招标代理机构、招标、签订合同、验收等程序进行评述。成立协调小组成立协调小组协调处理采购过程中的重大问题该项目是财政部门和××部门确定的推行政府采购制度的试点项目，为保证试点的成功，成立了由政府采购管理部门、救灾物资采购部门及专家组成的招标招标作协调小组，负责确定采购方式、推荐招标代理机构、研究招标过程中的重大问题，对招标全过程进行指导和监督。点评：该项目协调小组是为了适应救灾物资应应急需要和试点项目各方管理未到位的情况下而设的立的非常设机构。协调小组在推行政府采购制度的初，对保证招标的规范化公正性、协调各方关系、解决处理重大问题等方面较易发挥积极作用。从项目实施过程看，协调小组依据项目特点确定此项目为公开竞争性招标采购，对增加政府采购的透明度，监督招标过程，最大限度地对救灾物资采购负责，提高有限财政资金效益等方面起到了至关要的作用。但协调小组的设立只能作为一项措施，并非每例采购活动都要设立这种小组，项目正常实施时应按照《暂行办法》等文件的规定进行。选定招标机构，签订招标委托经过救灾物资采购部门进一步考察，协调小组研究后，确定××招标中心为招标代理机构。××部门与招标机构签订《政府采购招标委托协议书》，《协议书》一式三份，财政部门、××部门、招标机构各一份，明确规定了甲乙双方的权利、职责、义务。点评：在选定政府采购代理机构、签订招标委托协议及备案方面完全符合财政部有关文件的要求。拟定工作计划招标机构接受招标委托后，立即为本次招标拟定了详尽的工作计划，并报协调小组审批。工作计划中确定了工作原则、招标工作程序和进程安排、评标委员会成员、招标工作组成员分工以及评标原则、保密守则。点评：详尽的工作计划确保了本次招标工作的顺利进行。但在时间安排上，为照顾救灾帐篷采购时间紧的特殊要求，将发公告到投标截止时间定为15天，与文件规定不少于20天的要求不相符。对于帐篷采购，技术要求和投标内容较为简洁，虽然投标准备时间短，但能满足招标采购的实质性要求。然而从严格执法的角度看，应尽是避免特殊操作，从整体采购计划上，使招标采购周期充裕，以进一步增强招标的规范性和权威性。编制招标文件按工作计划中的进程安排，招标中心开始编制招标文件。在招标文件编制过程中，招标中心针对项目特点，利用多年积累的招标经验，提出了一些建议，频繁与××部门协商，重大问题及时请示财政部门，保证了招标文件的完善、权威。为适应招标标的必须有详细技术要求和验收标准的特点，××部门组织有关专家制定了统一的技术标准，把救灾帐篷的采购和管理工作提高到一个新的水平。招标文件定稿前，招标机构征求了有关方面专家的意见，并送××部门审核定稿。点评：招标文件是项目采购的依据，具有法律性，且是经济合同的基础和有效组成部分。招标文件内容完整、表述确切，具备规范性、非排斥性和法律性，是符合《招标投标管理暂行办法》和《合同监督暂行办法》的，且鉴于投标厂家多，多数未参加过投标，在招标文件中突出强调了投标注意事项，提高了招标的规范性和严肃性。在招标文件中对投标报价和授标方式因地制宜地做出规定，采取按数量级分包投标报价方式，以避免中标厂商过于集中，保证20000项帐篷近期交货。这种分包投标采购方式，既满足了投标需要，使采购合同经济合理，又对各厂家中标产品质量起到互相制约的作用，是一条好的经验。发布招标公告和投标邀请招标机构分别在《经济日报》、《中国财经报》、《中国招标》和《社会报》上发布了“政府采购招标公告”，并根据有关部门掌握的帐篷生产企业的情况，将投标邀请传真给60多家潜在投标厂商，保证了招标的充分公开性。点评：招标公告除未按公布评标办法和时间不足20日外，在发布媒体和内容等方面完全符合《招标投标管理暂行办法》的要求。招标方式直接体现采购的公开程度。本项目操作中，本着对政府采购救灾物资极其负责的态度，广泛传播招标信息，使投标的热潮空前高涨。85家企业购买了招标文件。充分落实了“公开、透明”的招标原则要求。发售招标文件经协调小组审定，在招标公告同时开始发售招标文件。6月8日通过传真形式对所有购买招标文件的厂商发布了招标文件的更正和说明。点评：面对85家没有投标经验的企业，招标机构的工作人员回答了大量的投标咨询，拒绝了所有的请客送礼等。招标中心人员保持传统、严守纪律，既热情耐心地解答各种问题，又杜绝各种不利于招标的行为，打消了一些投标企业的顾虑和某些想利用不正当手段竞争的心理，让投标实力真正体现于投标文件中，保证了“公平、廉洁”的原则真正贯彻于招标过程中。开标****年6月15日如期召开了公开的开标大会。财政部门、××部门、投标单位代表、专家评委及招标机构工作人员参加。招标机构领导主持大会，财政部门、××部门有关领导讲话后，主持人宣读评标委员会成员名单和开标工作人员名单。按照程序，请投标人检查投标文件密封情况，启封标书、唱标，公证处致公证词。最后，主持人宣布评标原则和注意事项。点评：开标程序符合《招标投标管理暂行办法》的要求。开标时，有公证处、所有投标厂商代表和有关部门领导进行监督，工作人员严格按照程序，当场开启所有投标文件，唱出所有厂商的投标报价，使投标厂商知己知彼，增加了招标的透明度。评标招标机构组织评标委员会进行封闭式评标，评标地点严格保密，并切断了评委们与外界的通讯联系，指定卖价负责与投标厂商联系。评标委员会充分审阅各投标厂家的投标文件，对投标文件的问题，通过传真向厂家提出了质疑。对58家投标厂商递交的投标文件从响应招标文件情况、企业信水平、生产能力和业绩、技术装备条件、售后服务、投标产品的技术和经济指标等各方面逐项评审后，筛选出18家符合招标要求的优选单位。写出评标报告，在报告中说明了未入围企业落选的原因和入围企业各自的优势特点。并将这18家优选单位推荐给民政部，同时报协调小组审定。点评：此项目评标过程规范，完全符合现行政府采购规章的要求。评标过程中，采取民主、科学的评标方法，专家在技术和经济评价方面充分发挥作用，严格按照评标原则，使评标结果科学合理，不带任何倾向性，评标全过程充分体现了“公正和权威。”定标招标机构将招标结果报协调小组审定，协调小组经研究讨论后，确定在先的七家厂商为中标单位。招标机构根据此结果，同时向中标方和落标方发出招标结果通知。为进一步体现招标的公开性，在对落标方的通知上列出了中标企业名单及中标数量，这点可以针对不同的项目借鉴使用。点评：此项目定标过程规范符合现行有关规定的要求。招标结果广泛告知投标厂商，增强了公开性和透明度。签订合同××部门与中标厂家签订了政府采购合同书。合同按照新的《合同法》规定，对过去某些通用做法进行了改进。合同中增加了30%预付款等符合商业惯例的内容也规定了一些特殊要求，如因救灾需要，甲方有权变更交货地点，乙方应无条件服从，但不增减装运费等条款，充分体现了政府采购和救灾物资的特点。点评：本次政府采购合同的签订完全符合现行有关规定的要求，并且在合同在增加了与市场规律和商业惯例相符合的条款，充分体现其规范性，同时针对本次采购的特点，规定了一些特殊条款，以保证救灾物资采购和履约的顺利进行。验收本项目产品验收方法采用委托国家认可的专业检测机构，按照合同规定的技术和验收标准，使用仪器进行检测，采用了首件产品检验封存等较科学的验收方法。点评：过去产品验收多数是由使用单位负责，人为因素较大，缺乏科学依据，容易引起意见分歧。本次检验采用合理的验收方法，以合同规定的技术标准和验收标准为依据，用仪器进行检测，量化分析，提高了检验的科学性和真实性。采购管理根据《暂行办法》的规定，财政部门负责政府采购的管理和监督工作，通过管理和监督，使政府采购应当遵循的公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则落到实处。财政部门对政府采购的监督包括内部监督及政府采购管理机关对采购活动的监督。内部监督的表现方式之一，就是要求将政府采购的管理机关和采购机关分离，管理机关不参与和干涉政府采购中的具体商业活动。这一要求与《合同法》的精神是一致的，即采购机关和供应商属于平等主体，管理机关为监督主体活动的“裁判”。政府采购管理机关对采购活动的监督，不是全过程参与，而是通过一定的方式抓住重点环节，掌握采购活动的动态和进展。根据现行有关规定，政府采购管理机关监督政府采购活动的主要环节及方式有：委托采购代理机构《招标投标程序暂行办法》第二条规定：“招标人委托政府采购业务代理机构(以下简称代理机构)招标的，招标人应与代理机构签订委托协议，并报同级政府采购管理机关备案。”招标通行的发布《招标投标暂行办法》第三条规定：“采用公开招标方式的，招标人(或者代理机构，下同)必须在《中国财经报》上发布招标公告，同时也可在省级以上政府采购主管机构指定的其他报刊和信息网络上发布。”开标《招标投标暂行办法》第二十一条规定：“开标由招标人主持，在公证机关的监督下进行。招标人、所有投标人、评标委员会成员和政府采购管理机关