《管理思想如何“落地”》24：时间管理原理如何“落地”

《管理思想如何“落地”》整体分5个部分：管理思想为何很难“落地”；从企业文化的角度分析如何“落地”；从执行力的角度分析如何“落地”；从组织成长的角度分析如何“落地”；管理思想“落地”原理。其中，第三部分：从执行力的角度分析如何“落地”分3个章节：时间管理——从执行者的角度看执行力；全局掌控——从管理者的角度看执行力；有效授权——从执行过程的角度看执行力。本文属于第三部分，第一章第5节。1.时间管理原理如何“落地”但是，时间管理原理依然还是停留在理论和思想上，到底该如何“落地”呢？要想真正“落地”，我们首先就要先分析好，“落地”难的真正原因。下面，我们分别从员工和老总两个角度来分析时间管理的“落地”。1)员工的时间管理在谈到这个问题的时候，有不少老板很苦闷，每天都严格要求每个员工写工作计划，也尽量要求员工们做到“时间块”和“要事优先”。刚开始的时候，大家还都这么做，可是，慢慢就淡下来了，总觉得计划没有变化快。每每问到怎么回事的时候，答案都是一致的：计划的东西基本没用，真正执行的时候，往往同事、领导就有事情，反正不知道哪里来的事情，都是些计划不出来的事情，就都来了。做计划的时候，死活想不到，问他们也都说不上来，可是一旦计划写好了，真正做的时候，什么事就都来了。我们还是“乱”了，“时间块”对我们来说好象没有什么意义了。非常痛苦，却又是非常普遍，非常现实。问题在哪？a)传统沟通模式的实时性第一个问题就是：传统沟通模式的实时性。什么意思？就是说，在传统的沟通交流方式下，沟通的双方必须是实时的，必须同时关注于同一件事情，否则就不能形成沟通。比如说，你要找小张谈个事情，你就得先看看小张现在有没有空，你如果现在去找他，就一定会打断他手头正在做的事情。于是，他的“时间块”就必将被你打散，对于他而言，你就是个“突发”或者“意外”事件，这个事件就很容易破坏他的“时间块”。反过来也是一样，我们的“时间块”基本上就是被这个传统沟通模式的实时性无情的给破坏掉了。怎么办？不可能不沟通。而且传统的沟通模式是最基本的模式，也不可能完全抛弃，你也抛弃不了。这就跟以前我们的交流一样，必须面对面的交流，后来，发明了电话，我们可以约定好了时间和地点，进行远距离的交流，在传统的沟通模式上增加了一种新的模式，可以不用见面也能交流。可是，电话的交流方式还是要求双方必须都在固定的电话机边上，有急事很难找到人。于是，后来手机出现了，不仅能够实现远距离交流，而且实现了移动交流。现在，对于我们管理而言，出现的问题是，不管上面哪种模式，都不能解决实时性的问题，怎么办？不可能不沟通。而且传统的沟通模式是最基本的模式，也不可能完全抛弃，你也抛弃不了。这就跟以前我们的交流一样，必须面对面的交流，后来，发明了电话，我们可以约定好了时间和地点，进行远距离的交流，在传统的沟通模式上增加了一种新的模式，可以不用见面也能交流。可是，电话的交流方式还是要求双方必须都在固定的电话机边上，有急事很难找到人。于是，后来手机出现了，不仅能够实现远距离交流，而且实现了移动交流。现在，对于我们管理而言，出现的问题是，不管上面哪种模式，都不能解决实时性的问题，怎么办？沟通中的实时性问题，同样属于信息问题。我们需要通过信息层次的手段来解决。我们再来分析一下，之所以传统的沟通存在实时性的问题，原因就在于传统沟通中要求沟通的双方直接面对对方，如此以来沟通双方发出与接收信息不能够有时间的错位，也就是必须同时关注同一件事情。要突破实时性的问题首先就必须打破信息在时间上不能错位的要求。也就是说，在沟通中，信息的发起者发出信息后，可以允许接收者不同时参与，同样，接收者接收信息的时候，也不需要发起者必须同时参与。面对这个问题，如果我们在发起者和接收者中间再加入一个“第三者”，比如网络工具，不让传统沟通模式下的沟通双方直接面对对方，是不是就能突破信息在时间上不能错位的限制呢？其实，这一点，我们已经在用了，比较熟悉并且用的比较普遍的，比如QQ、MSN、E-mail等就是这样的网络信息化工具。但问题是，我们在用这些工具的时候，是不是真的就突破了信息在时间上不能错位的限制呢？显然还没有。原因很简单，因为我们目前一方面在使用这些工具，但同时，我们还是有实时性方面的困惑。问题又出在哪？虽然在一定程度上QQ、MSN、E-mail等可以突破交流中信息在时间上不能错位的限制，但它们还不能突破过程信息在沟通双方心理上的限制。什么意思？比如，我们给对方发了一封E-mail，在邮件中，我们能够在一定程度上把事情说清楚，可是，我们发完之后，心里自然会不断的提醒自己，对方是否收到了，是否重视了，是否处理了等等。这些“是否”就是过程信息。而这些过程信息却在很大程度上会影响我们的情绪，是人们在沟通中的一种基本的心理需求。所以，我们可以把沟通中的信息分成：事件信息和过程信息两种。事件信息是我们沟通的本体，但过程信息是我们心理或人性上的需求。所以，我们发完E-mail后，往往还要给对方一个电话；我们处理完一个E-mail后，还需要回对方一个电话。也就是说，我们用QQ、MSN、E-mail可以突破事件信息本身的实时性限制，但沟通中的过程信息还是需要传统沟通模式来辅助，并没有完全突破实时性限制。如何才能突破过程信息的实时性限制呢？实际上，这在网络技术和计算机技术上非常简单，只要在沟通过程中，让系统自动提取双方的动作信息并自动反馈给对方，就可以了。利用信息手段，突破沟通的实时性所达到的效果，必须是过程信息与事件信息同时的自动提取和传递。这一点，现实的工作中，我们每个人按照自己的时间计划，完成自身的事情，当需要别人协助时，采用信息的手段，将事件信息传递给相关人，而系统自动的将过程信息及时传递给我们。我们依然照自己的原有计划进行下面的安排。而信息接收人，在处理自己的事情的同时，收到相应的过程信息提示，我们通过信息中的重要性、紧急性等等做出判断，是不是一定要放下原来手中的事情，来做这件事情，如果不需要，我们继续原有的计划。除非是临时的特别情况，才会打断我们原有的时间块。而等一般情况下，每天我们需要安排出一定的时间块，专门来处理“意外”或“偶发”事件。这样，这些“意外”或“偶发”事件就在很大程度上，不会对我们正常的“时间块”做出大的危害，反而，把这些事件集中起来，又形成了一个独立的“时间块”，更容易提升对这些事件的执行效率和执行质量，同时，也就提升了整体的执行力。这样，在很大程度上能够解决沟通中的实时性问题。但实际上并没有彻底解决时间管理“落地”的问题。比如有些时间块，我们需要对方当时就必须做出答复，而这些事情，有的确实对双方都非常重要的，我们不能不停下手中的事情来处理的，而这些真正特殊的重要事件严格的讲并不是太多，大量的事件却是对双方都并不重要，但没有这个信息，我们一方就很难进行下一步工作，比如，我们做报告分析的时候，可能需要财务人员提供相关数据，虽然这个数据的查找不难，但对财务人员来讲就不是个特别重要的事情，如此以来，财务人员实际上还是受到我们请求的影响。而面对这种事件，并不是沟通实时性本身能够解决的，而是与组织内部时间信息的透明度密切相关的。b)增加内部信息透明度第二个问题就是，内部时间信息的模糊和错位。这一点实际上是比较容易被人重视和关注的。在我们组织中，那些影响原有计划的“突发”或“意外”事件有90%以上来自我们组织内部，主要是同事以及上下级之间产生的事件。而这些事件中有50%以上是由于彼此间计划本身的时间矛盾和错位。什么意思？虽然我们每个人都在计划和安排自己的“时间块”，可是，大家知道，在一个组织里，有80%以上的事情是需要2人或多人共同协作才能完成的，也就是说，我们的事件或计划有80%以上是彼此关联的，但是，由于我们彼此在各自计划自己的“时间块”时，没有做到充分的沟通，我们内部的时间信息透明度不高，使得我们彼此的“时间块”出现了冲突和错位。比如，小张计划明天上午9：00到11：00完成某件事情，而完成这件事情需要得到小李的某些数据，或者某些帮助，但是小李在明天上午同一时间安排了别的对他而言更为重要的事情，于是麻烦就来了。这样，小张的事情就成了小李的“突发”或“意外”事件，如此，小张的“时间块”受到了影响，小李的“时间块”也受到了影响。这就是影响时间管理的第一个问题。如何“落地”？最直接的办法就是我们企业内部最大程度上增加时间信息透明度。当然，这一点，目前很多企业都已经意识到了，也采用了很多可行的解决方法，只是各自的效果有所差异而已。同样，信息的问题，用信息化的手段来处理，效果可能会更直接，更彻底。增加时间信息透明度，其核心就在于关注以下几个问题：我如何知道自己近期的工作安排和时间安排？我如何让相关人知道我最近的工作安排和时间安排？我如何知道哪些人近期的工作安排和时间安排与我有关？我们先看第一个问题。这是对自己工作和时间的安排和计划。这一点通过我们自己记录，或者各种信息系统是非常容易做到的。到时间，这些信息系统还会自动给我们提示。也可以随时查看自己已有的工作和时间安排。第二个问题，实际上是工作和时间安排关联性的问题。在安排自己的工作和时间时，我们需要判断这个事件和时间是私人的还是公开的，是只对上级公开还是只对下级公开。这样，我们才能方便的把自己的工作安排和时间安排通知给相关人。而这一点，实际上就是信息查阅的权限问题。同样，针对第三个问题，我们也可以根据权限和关联性，查看和我们有关的同事的工作和时间安排情况。而这三个问题，虽然在我们传统的管理模式中，采用意识层面的手段很难得以解决，但放到信息层次中来，就是信息方面最基础的问题，采用一般的信息工具或信息手段是容易解决的。2)老总的时间管理正如前边提到的，老总们的时间管理更难，相比员工而言，除了员工时间管理遇到的问题以外，还有一件更难处理的事情，就是事件的积压，而且这些事情大多都不是你自己安排的，都是公司下属给你“安排”的。当你的职位越高，你的权限越大，你遇到的这种事情就会越多，原因很简单，随着你职位和权限的提升，你的工作将越来越忙，有的甚至很少到公司坐班，但是，却有很多内部的、外部的事情必须你签字，必须你拍板，必须让你知道，而你不在公司，所以，这些事情就在你办公桌上，在下属手里，越积越多，你越忙，到公司的时间越少，你积压的工作就会越多，你就会越忙不过来。所以，你一到公司，还没喘过气来，门外就会排成队，你的“工作”就来了，你根本就不可能有“时间块”了。怎么办？这还是信息问题。把传统的现实的办公环境转换到虚拟的网络办公环境上来，就能够突破时间和空间对你的限制。事情就不会只有你出现在办公室才能得到处理了，不仅能提升组织整体的执行效率，而且，老总们也不会有越积越多的“工作”了。也只有这样，我们老总才能真正摆脱琐事对我们的束缚，也才能真正实现自己的时间块，才能真正有独立的时间和空间去思考我们更应该关注的战略性问题，才能有时间去完成以前不能完成的“该做的”事情。这就是时间管理！