6-《中国会计报》内控案例专栏系列六：财务结算中心舞弊案的内控启示

精选《中国会计报》内控案例专栏系列六：财务结算中心舞弊案的内控启示一、案例简介：财务管理存在漏洞结算中心成为提款机原广东省某总公司财务结算中心主任助理吴某利用职务便利，短短两年时间就贪污公司800余万元用于赌博和挥霍。经广州中院审理查明，2002年5月至2004年9月间，吴某担任财务结算中心主任助理、会计，负责业务结算复核、结算凭证的计算机录入、计息及资金成本的核算等工作。吴某利用上述职务便利，先后作案49次，将843余万元据为己有。令人吃惊的是，虽然吴某一再贪污公司的巨额资金，公司却毫无察觉，直到2004年10月吴某因生活作风问题被企业劝退时公司仍未能发现吴某的犯罪行为。2005年1月，在吴某离职达四个月之后，总公司在年终核算其下属企业现金流量时才发现公司竟有800多万元资金不知去向，公司领导立刻报案。结算中心实际上就是总公司的内部银行，是公司为了提高资金的管理效率和加强对下属分公司的控制而设置的机构。该中心负责监督下属企业的财务状况，要求下属企业将资金全部上存到总公司的结算中心，而结算中心则象银行那样支付利息给下属企业。正是这样一个本来要严格公司财务管理的结算中心，日后却成了吴某源源不断的提款机。吴某因赌球被庄家逼债，终于将罪恶的双手伸向了各分公司的上缴资金。早有预谋的吴某在现金收款单上偷偷盖上结算中心的公章和结算中心出纳杜某的私章，来到总公司下属的广州燕塘房地产开发公司领取上缴的现金。吴灿乾对分公司出纳说：“结算中心出纳杜某是女的，来拿这么多的现金不太安全，你就把钱交给我吧。”分公司的出纳和吴灿乾平时很熟，又见他出示了盖有结算中心公章和杜某私章的收款单，便把一笔10多万元的现金交给了吴灿乾。为掩盖其犯罪行为，吴某于事后销毁了其伪造的收款原始凭证底本，并利用工作便利，通过在结算中心电子财务报表上虚列利息支出的方式，凭空增加了10多万的利息给分公司，使在总公司结算中心的燕塘房地产公司账目持平。这样，虽然总公司和下属企业每月例行对账，但隐藏在应付利息内部的勾当却未能被及时暴露。就这样，尝到甜头之后，吴某利用公司领导对自己的信任和手中的职权，用同样的手法两年期间先后作案49次侵吞公司的巨额财产。二、案例分析吴某作案手法并不高明，方法也非常单一，也就是不断从下属企业冒领上缴资金并用多计利息支出的方法来平账，但公司在内部控制上的漏洞却使得吴某能够屡屡蒙混过关。1、公司印章和凭证管理不严吴某能够从下属企业中领出上缴的资金的前提就是要能够开具相关的收款凭证。他并不具备相关的手续，但由于公司对于公司章、私章和凭证管理的混乱使他找到了机会。原来公司章虽不在吴某手里，而由于疏忽和麻痹大意，公司章和其他财务人员的个人私章就放在桌子上，精选使得吴某唾手可得。公司对于凭证的管理也是随意放在没有锁的抽屉里，给吴某提供了轻易下手的机会。这样，吴某偷来收款凭证，盖上同样是偷来的公司章和其他财务人员的私章，伪造收款凭证，取得了到下属企业收款的合法手续。2、虽有岗位分工，执行却显不力内部控制的一个根本原则就是要不相容职务分离，相互制约。案例中企业也有着不相容职务分离的制度安排。如吴某的工作是负责复核、计算机录入和利息计算，而收款则是出纳人员的工作。出纳员在货币资金内部控制中，应当负责货币资金的收支和保管，现金和银行存款日记账的登记等工作。但虽有规定，执行起来时却被吴某轻松跳过，吴某利用自己在总公司和下属企业人头熟的条件，在取得收款凭证以后，直接就到下属企业收款。3、审计与监督形同虚设总公司在收上来款项以后，每月都会跟下属企业对一次账，确保资金往来准确无误。但令人遗憾的是，总公司与下属企业每月例行的对账也仅仅是看总额是否正确，即总公司应付下属企业款和下属企业应收总公司款是否总额一致，并未检查总公司应付下属企业款中收缴资金和应付利息的明细账是否与下属企业一致。吴某正是利用总公司和下属企业对账不核对明细账的漏洞，悄悄的给下属企业多计利息，填补其装入自己口袋的下属企业上缴资金，把账抹平，给人造成一种总公司与下属公司往来总额一致的假象。因为吴某的工作职责之一就是负责资金成本的核算，怎样计息，全凭吴某一个人说了算，根本没有人对吴某的计息工作复核，使得其操纵“应付利息”有恃无恐。在年度审计时，总公司也只关注财务部账目，对结算中心的账目不是很重视，这更是给吴某提供了机会、壮了胆，结算中心也就在吴某的阴谋中逐渐成了他的提款机。三、案例启示1、切实做到不相容职务分离，严格授权制度企业必须严格坚持钱账分管原则，严格控制会计人员通过代理货币资金收支等非法接触企业货币资金。会计员应负责收付款原始凭证的复核，收、付款记账凭证的编制，总分类账的登记，明细分类账的登记，会计账目的稽核，会计档案的保管等记录性的工作，会计员不得以任何方式接触企业的货币资金。本案例中，吴某在工作职责上非常明确，是负责业务结算复核、结算凭证的计算机录入等会计工作，并不能接触现金业务。企业的收款应经过授权批准，吴某并没有权力去收款。但在实际执行中，吴某却利用人头熟的便利条件，代替出纳到下属企业冒领资金，犯了钱账不能同管的大忌，这才导致其犯罪得逞。2、规范财务制度，保管好印章、重要凭证精选规范的财务制度是企业减少舞弊保护资产安全的前提，印章和重要凭证的管理是其中重要的内容。公司章、财务章、个人私章等都应有专门的管理规范，尤其是公司章、财务章的保管、授权使用、使用登记都应有严格的控制，因为公司章、财务章代表了公司的授权，具有法律效力。各种印章的使用应实行一般授权与特殊授权相结合，各种印章使用情况应作详细登记，机构和人员变动时应及时收缴和更换印章。对于重要凭证，应指定专人负责收据的购置、保管、领用和登记，建立严格的岗位责任制。企业应定期对收据的购买、保管、领用和登记进行稽核和审计，发现问题要严肃处理。企业应分别设置外购收据和自制收据登记簿，详细登记收据增减变动情况；经常盘点收据的安全、完整性，妥善保管好各种收据，防止空白收据的遗失和被盗用；所有收据必须事先连续编号，顺序使用；作废的收据应加盖“作废”章，并附在存根之后妥善保管。具体到本案例，企业收取现金必须开具收据，这是保证现金及时、足额入账的基础。只有控制住收据的完整性和真实性，才能控制收入入账的足额性。而吴某正是利用公司管理的漏洞，伪造了收款凭证，使得其到下属企业冒领收款轻而易举。3、完善对账机制，既要核对余额，也应核对发生额。往来帐对账是内控的一项重要措施，但在对账时很多企业往往关注余额是否相符，一旦余额相符，很多企业便认为可以了。殊不知，有些舞弊就是通过虚构发生额而不影响余额方式来实施的，比如本案例中收款不入账，通过总公司虚构利息支出，仅靠核对余额就难以发现，但如果对发生加以核对就可以发现。还有些资金挪用采用期初挪用、期末归还方式的，如果仅仅核对余额往往也不会发现。4、完善内部审计，促进发挥内部控制实效越来越多的企业认识到了内部控制的重要性，纷纷把内部控制当作一个防范公司舞弊、保护公司资产安全的一个重要举措，但由于成本等限制，内部控制本身也具有局限性。内部控制有效实施还需内部审计、外部审计等配套制度的建立和完善。如美国反舞弊机构特雷德维委员会（TreadwayCommission）在其1987年的调查报告中提出反舞弊四层次机制理论，就指出防止舞弊的四道防线：（1）高层的管理理念；（2）业务活动过程的内部控制；（3）内部审计；（4）外部独立审计。这些控制机制相辅相成，共同形成综合的、多层面性的反舞弊防线，能有效地检查和防止舞弊发生，降低组织运营的风险。在本案例中，虽然公司的财务管理、内部控制制度存在漏洞，但如果公司例行审计、稽核能够作到细致一些、完善一些，吴某的罪行可能早就会败露出来。甚至可能由于提高事后被发现的可能性，使得本具有犯罪动机的人也会望而却步。