个人成效与时间管理

时间管理学员手册学员：讲师：邱明俊2致学员欢迎各位参加《时间管理》课程！为了充分体会本课程的精髓，得到自我的提高，请大家遵守以下《培训公约》：1.全身心投入学习，不处理与学习无关的事情2.遵守学习纪律3.不迟到、早退，不中途离场4.不接听电话，手机静音5.讨论时积极参与，尊重他人意见学员签名：培训日期：3课程收益本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。通过本课程的学习，你将：1.学会设立目标掌握生活2.分清效率与成效，培育成效观念3.摆脱危机管理与工作压力4.理解重要与紧迫的区别，学会专注5.学会自我管理的实用工具6.学习基本时间管理原则和技巧7.了解自己的时间管理风格4目录第第一一章章时时间间管管理理的的概概念念55第第二二章章时时间间管管理理的的误误区区1144第第三三章章时时间间管管理理的的原原则则2200第第四四章章时时间间管管理理的的工工具具2277第第五五章章时时间间管管理理的的建建议议3300第第六六章章个个人人时时间间管管理理风风格格3322第第一一章章时时间间管管理理的的概概念念本章目的：1、明确时间管理的重要性2、了解时间的特性2、了解时间管理的发展阶段第第一一节节个个人人成成效效与与时时间间管管理理每个人都有管理时间的方法，都知道时间的重要性，但无人敢说“我最能管好时间”。那么今天我们重新来探讨这个问题，分享有关的理念，你或许或多或少能产生收获；引用“旧约圣经之传道书”一句话：“天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。”说明一个人的生命是由许多非常重要的时刻组成的，而每个时刻都有存在的目的和价值，你是否在每个时刻都作了你该作的事呢？人们与时间是什么样的关系呢？我们“或做时间的主人，或奴隶由你决定”。时间哪里去了？是谁让生活那么混乱；实际一点，如何得到自己想要的东西；如何认清事情的优先顺序，如何逃出时间陷阱等等；都是我们要探讨的问题。记得当你接到别人的名片，上面写了多种职业时的感觉吗？记得当你跟同届同学的成就做比较时的感受吗？既嫉妒有羡慕，你一定禁不住问：“为什么他们有这么多的时间去做这么多的事情？”答案只有一个：因为他们善于“管理时间”，令自己更有效率，可以处理更多的事情，肩负更大的责任。“不能管理时间，便什么也不能管理”。美国管理大师杜拉克如是说。那么“时间管理”是哪一门的管理学问？其实，它并不是一套很深的管理理论，它的道理浅显易懂，关键在于你能否下决心去实行。首先，“管理”时间是不对的，因为你不能、也没有办法让时间停下来给你去“管”和“理”，要“管”和“理”的是你自己。“时间管理”就是“自我”管理——你必须要抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥6善计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束，持之以恒才可提高效率，事半功倍，但我们经常习惯于抱怨，总认为时间不够用，其实时间对每个人都是公平的，一天就是24小时，不多也不少。每一天只有24小时，有些人能事事兼顾，有些人却落得什么都想做，但什么都没做好，能有效运用时间的不是超人，只不过他了解自己想要做的事是哪些，并能优先把重要的事作完。EDWARD·W·CARTER是BRORDWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。这说明对经理人而言，工作的重点往往摆在计划、组织、控制及领导上面，要妥善运用时间把这些工作做好，需要确定自己的目标，看看时间运用是否得宜，不妨问问自己三个问题：根据研究显示，许多经理人因此找出节省时间的方法，平均每周节省8小时。但具有讽刺意味的是，虽然我们经常感叹没时间，但我们却是从早忙到晚，甚至废寝忘食，没有家庭生活和休闲活动，每天就只是埋头苦干。等到回头看看时，却感到沮丧、无奈、焦虑和懊恼。沮丧者因为一事无成；无奈者因为不知还可做些什么；焦虑者因为感到时间不多；懊恼者因为做得不好，错失了许多机会。假如有人问你：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”你会怎样回答？美国著名时间管理学家尤今·葛里斯曼曾向数百人提出类似的问题，结果大多数的回答是：“后悔没有多读点书”，其次是“没有花太多的时间与家人共处”。这结果显示了一点——受访者都后悔没有在有限的时间里做应该做的事。你也有相同的感受吗？你有没有想过，你的问题不是没有时间，而是在分配、使用时间上出了问题——所谓“不患寡而患不均”。在此，让我们看一个老王的例子。7案例：老王的故事老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同一岗位上忙了15年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”这是他的错吗？一天，总经理叫他作一份准备在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？——认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天；——打算作报告的当天—上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令，速查员工投诉问题；下午6点有一些打扰的电话；7点回家交通堵塞；8点看电视转播的球赛；11点放弃工作睡觉；第二天早上4点赖床，等到5点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8点赶到办公室忙了一个多小时，老王终于完成了报告，这一份前后只花了3个小时——本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。是的，他确实很忙，认为自己没有时间是理所当然的。但假如我们仔细分析老王的工作方式，不难发现他不是没有时间，而是在使用时间上出了问题：延误原因1、没有以第一时间把报告做好2、打算做报告的当天——下属生病，代出席会议——上司紧急命令——一些电话3、下班回家4、看电视5、放弃工作6、赖床7、没有带一些文件回家8、上班以上的情况，你是否有似曾相识之感？上述的分析是否经常发生在你身上？你可知道你的问题不是没有时间，而是你不经意、不自觉地把时间浪费掉？有或者是一些你不能控制的因素霸占了你的宝贵光阴。那么究竟应该怎样管理时间呢？8第第二二节节时时间间与与时时间间管管理理杜拉克言“时间是世间最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成”。资本——这个我们生活中每时每刻都被迫去获得的东西，正在不断减少，而且没有任何办法去补充它，一旦失去了，它将永远失去。上帝给我们每天都是24小时，一周7天时间，生命的每一分钟都是资本，举例：一个主任年收入30万，每月工作时间200小时，则主任每分钟价值为2.16元/分钟。任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间的宝贵性认识入手。“忙要忙得有意义”，你认为很忙碌，关键是“你在忙碌什么”，必须象金币一样谨慎地使用这一有限资本,切勿三分钟的热情投入工作，然后弃之。管理好你的时间就能管理好你的生活，时间是构成生命的原材料，人的每一时刻，每一瞬间都存在于生命之中，时间不会游离于生命之外，人生好比与时间一场游戏。释加牟尼问他的三个子弟“生命存在于哪里？”一个弟子说“生命存在于吃饭中”，一个说“生命存在于睡觉中”，释都不满意，最后一个说“生命存在于一呼一吸中。”最终是“我们利用时间，否则时间利用我们”。我们要认识到时间有四个特性。:时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。:任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。:时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。有关时间管理的研究已有相当长的历史。一般说来时间管理理论可分为四代。不过多数人所认可的还是所谓第三代时间管理学。每一代都是以前一代为基础，逐步地发展、完善，优、缺点如下。第一代时间管理：9第二代时间管理：第三代时间管理：第四代时间管理：第第三三节节影影响响时时间间管管理理效效率率的的因因素素造成时间管理不善的原因究竟是什么呢？有以下四个方面的原因：1、人们并不尊重时间，他们不了解其重要性。2、人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律。3、人们不善于检查自己提高时间管理办法。4、有时间观念的人不善于控制时间。请完成下面的《时间管理练习》。假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，下面是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日——你还没有买礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。5、明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份10、明天下午2点到4点有一个会议11、你欠某人200元钱——他明天也将参加那个会议12、你明天早上从9点到11点要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面1014、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你想好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17、你身上只有5块钱，需要取钱18、大家明天晚上聚餐19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21、你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下个星期二，你要参加一次业务考试请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。时间表可以参照下页的格式：每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）时间星期二星期三星期四星期五星期六8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:00编好时间表以后，请考虑：·哪些事情被放弃不做？为什么？·哪件事情有最高的优先级？为什么？·你会高兴地执行这个计划吗？☺本章笔记/心得体会/行动指南：第第二二章章时时间间管管理理的的误误区区本章目的：1、明确时间管理的五大误区2、对照自己，找出自己的误区请完成《时间管理能力自测题》。时间管理能力自测题下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？总是经常很少1、我觉得我可以工作得更努力2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时3、我常常把事情留到最后一分钟才做4、对我来说，开始一项工作很难5、我对下一步要做什么不很确定6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间7、我不知道我做的是否足够多8、我在不同的任务之间频繁地换来换去9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高11、我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理12、我不可能完成我想做的全部事情13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底15、我工