北大青鸟-Time Management时间管理

时间管理TimeManagement引子：你了解时间吗？一项调查表明：•工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意义的交流时间平均每天2分钟；•人们一般平均8分钟受一次干扰，每小时约7次，每次大约5分钟，每天大约4小时；•一天自学1小时，3至5年后成为专家。第一章时间和时间管理——时间的概念和特征——时间管理时间是什么？时间是过去、现在、未来组成的一连串事件。－《韦氏字典》时间金钱，时间=生命的价值。时间的特征：－公平性：时间对每个人都同样公平，每人每天都是24小时，每小时都是60分，每分都是60秒。－单程性：时间一去不返，人生是一次单程旅行。？既然时间是公平的，那么为什么有人在有限的时间里既取得了学业的成就、事业的成功，又没耽误享受亲情和友情，还能使自己的生活丰富多彩，秘密何在呢？何谓时间管理？秘密在于是否掌握时间管理－其本质是主动有效地控制时间，而非被动的受制于时间。时间管理实际包含三个层次的问题：•意愿和决心：由人生观价值观等决定，由个人自行解决；•原则和方法：本培训要解决的核心问题，将围绕此展开；•形成行为习惯：关键是观念和毅力。第二章时间那去了？－对时间的分析请你分析：软件开发部项目经理王鹏的一天。请问：王鹏的时间管理是否存在问题，如有，应如何改进？自我测试你能支配自己的时间吗？时间分析方法•工作清单分析；•工作重要性分析；•工作紧急性分析；•工作效益性分析；工作清单分析：分析你在一个工作日内都做了那些工作事项并填入下表，连续记录四周后汇总。说明：累计超过10分钟的工作填入“工作事项”。工作重要性分析：分析一段时间内各工作事项的重要程度并填表。说明：“重要性”的标准如下：•非常重要A—绝对重要（其他事情都可以不做也要做）•重要B—需要做（你不做就要出问题）•不太重要C—应该做（可做可不做但做比不做好一点）•不重要D—可不做（做也不见得好）工作紧急性分析：分析一段时间内各工作事项的紧急程度并填入下表。说明：“紧急性”的标准如下：•非常紧急A—现在就做（马上放下其他事情开始做）•紧急B—短时间内需要做（一般为当天要做）•不太紧急C—可放一放再做（可纳入计划中去安排）•不紧急D—什么时候干都行（无需计划）工作效益性分析：这里的效益指投入单位的人力资源（时间、精力、努力）而产出的成果。分析一段时间内各工作事项的效益并填入下表。说明：“工作效益”可以从以下三个的指标衡量：•A—目标/职务贡献度：某事项对实现工作目标或履行岗位职责的贡献大小，贡献越大，效益越高。•B—必要性：某事项由你来做的必要程度（可否由其他同事或下属完成），必要性越强，效益越高。•C—所需人力资源（时间、精力、努力），显然，所需资源越少，效益越高。自我分析尽可能全面地列出你具有代表性的一周/一个月的所有工作事项，并按照上面介绍的方法进行分析。第三章时间管理的原则——制订计划——排序分时——80/20原则——符合生理周期——养成习惯原则1：制订计划计划：为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署。计划的作用：事先计划是时间管理的根本途径，要想控制时间，必须首先制订计划。计划的前提是确立目标哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：3%10%60%27%有清晰且长期的目标有清晰但短期的目标有较模糊目标无目标3%10%60%27%二十五年后：25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界制订计划的SMART原则S明确的(Specific)M可衡量的(Measurable)A可达成又具挑战性的（Achievable）R相适的或称合理的（Relevance）T时间性（Timeliness）我的目标是想在一年内赚100万！请问我应该如何计划我的目标呢？一个符合SMART原则的计划是目标能否实现的度量仪。计划的形成：采用树杈法（鱼骨法）将目标分解成任务形成计划•写下一个大目标；•写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小目标，即第一层树杈；•写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈；•如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解；•检查多杈树分解是否充分、即反之从叶子到树枝再到树干，不断检查如果小目标均达成，大目标是否一定会达成，如是则表示分解已完成；如不是则表明所列的条件还不够充分，继续补充被忽略的树枝。目标寻找如意配偶相遇条件你的条件对象条件能力品格生理条件工作他可能期望你达到的条件如何吸引他如何找到他如何创造缘份收入未来感情长期维系条件个人条件个人观念家庭条件基本条件应自我塑造的条件他会在哪里如何处理竞争者如何接触到他事业条件一位人事主管的周工作计划第39周工作计划姓名：张虹制订日期：9月25日事项序号工作事项优先顺序协调人消耗工时完成时间备注1办理员工档案、学生协议63本周2三季度考核方案的制定及实施1部门经理6本周3考核制度的修改3部门经理8本周初稿试行4中层经理考核的实施2全体6本周5考核前的培训4部门经理66安排对员工的法律培训74周三7在“大学生就业”上登广告的相关工作82本周三8与交通医院联系复查及帐务结算92本周9与德勤联系薪资调查一事5部门经理4本周其他1新员工的上岗培训2周一、周四2劳动合同的签订及发放2周五34原则2：排序分时即排出顺序、分配时间资源时间管理矩阵图重要不重要紧急不紧急危机急迫的问题有限期的任务，会议筹备事项准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新干扰，一些电话一些会议一些紧急事件符合别人期望的事细琐的工作浪费时间的闲聊无关紧要的信件无关紧要的私人电话错误倾向：偏重第一类事务Ⅰ结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ错误倾向：偏重第三类事务Ⅰ结果：轻重不分，未有效完成本职缺乏自制力，怪罪他人面临危机压力失去目标与计划ⅡⅣⅢ第二象限工作法•合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己的工作事项；•将大部分时间和精力放在第二象限的工作上，主要根据第二象限的工作制订计划，80%的时间资源放在第二象限，20%放在其他象限。原则3：80/20原则80/20原则（也叫帕雷托原则）：80%的工作价值来自于20%的工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%的工作事项。80/20原则的启示•启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。•误区：面面俱到——都想做好；完全主义——都想做完；平均分配时间和精力。原则4：符合生理周期了解你的“兴奋”和“低潮”时间段并以此为依据制定你每天的工作计划。请做以下测试，了解自己的生活节奏，以便有效的工作：原则5：养成习惯送给参训者三句话：•好习惯是在有意识的控制中形成的，坏习惯是在无意识的放任中形成的。•我们先要塑造自己良好的习惯，然后好习惯会塑造我们自己。•形成好习惯的过程同时也是克服坏习惯的过程，形成过程中会比较困难，但好习惯一旦养成也会具有自然的惯性，保持起来相对比较容易；坚持下去，21天可基本形成习惯。第四章时间管理的步骤——分析当前工作事项和时间支配——确定浪费时间的因素——审核目标——将目标分解成可管理的任务——安排时间计划——实施计划并力争形成习惯——评估计划并进行调整一、分析你当前的工作事项和时间支配情况。分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时，连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表；运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中；二、确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。审查你的时间使用情况，并确定浪费时间的因素。针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。一次对付一种浪费时间的因素。对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。三、审核目标。审核你个人的工作目标是否与组织的战略、目标、部门的任务以及岗位职责相适应。考虑你为每一目标安排的优先顺序、时间资源分配和完成期限。四、将目标分解成可管理的任务。采用树杈法（鱼骨法）将工作目标分解成需要完成的多层任务，在此基础上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划。根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序，将任务按先后顺序进行排列。五、安排时间计划。•在任务分解的基础上制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划；同时从长期和短期的角度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出数周甚或数月的时间安排。•根据计划确定所有必要的工作事项，运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中；•运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配时间资源。目标—任务—总体工作计划—工作事项—短期具体工作计划整体思路：六、实施计划并力争形成习惯。•带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。•在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。•谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就会越容易。七、评估计划并进行调整。•在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你的执行情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题：你能完成为一周设定的任务吗？为实现目标你正在取得进展吗？不做某些事情会有什么后果？你在回避浪费时间的情况吗？这是你能坚持的计划吗？•如果你在按时完成任务方面有困难，可以让你的经理、同事和下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的工作，并根据你的分析修订自己的计划。第五章时间管理的技巧——安排时间计划的技巧——遵循时间计划的技巧——控制浪费时间因素的技巧一、安排时间的技巧1．期望不要太多我们都有太多的事情要做。承认你不可能将所有的目标都实现是很重要的，即使是你的最首要目标。期望太多对生活的所有方面都有不好的影响。“了解你的主要责任，专注于你最主要的目标”这一原则有助于你避开这个陷阱。2．利用工具•时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划，使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求，也可以使你了解自己为什么没有时间。•以下是一些时间计划工具：•年度、季度、月度与每周的工作计划表格•待办事项清单•约会日程表•管理软件（如电脑日程表和个人助理）•台历、效率手册下面重点介绍待办事项清单：一份有效的待办事项清单包括以下按优先顺序排列的工作事项：•你需要做出的决定；•你需要起草的总结报告；•你正在等待的信息；•你需要拨打或你期待接听的电话；•你需要发送的信函和电子邮件；•你应该参加的会议和约会；3．记住帕金森定律：抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作。4．平衡你每日的活动：即计划时间时要考虑放松的时间，用来活动身体、娱乐和参加社会活动。5．每天留出至少一个小时计划外的时间用以应付危机和突发事件和处理一些耗费时间而无效的事情。6．给每月工作设定一个核心主题争取每月完成一项重要任务，每周完成组成该重要任务的重要一环。二、遵循时间计划的技巧1．利用个人生理周期：了解你的“兴奋”和“低潮”时间段，把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理。2．今天抽取一些时间为明天最重要的工作做些准备。查看你的档案，审查时间期限，或突出关键事件，这样当你第二天开始工作时，你将节省不少时间。3．奖励自己的有