华为时间管理法第一章

华为时间管理法时光不能倒流，如果人能够从80岁开始倒过来活的话，人生一定会更加精彩。——任正非时间就是生命！就是合理的使用时间，让单位时间的效用最大化。我们总是等着别人告诉我们要做什么，而不是我们主动去想该做什么，该准备什么第一章自省法则——分析时间的使用方式•自省是行为者通过自我意识来省察自己时间使用情况的过程，是自我意识能动性的表现1.1认识时间管理——认识时间管理的重要性•时间的4个特性:•无法积蓄：时间无法像人力，财力，物力和技术那样被储藏。不论行为者是否愿意，他都必须消费时间。•供给毫无弹性：时间供给量固定不变，每天都是24小时，不会增加或是减少。•无法取代：时间是任何活动所不可缺少的基本资源，因而无法被取代。•无法失而复得：时间的丧失是永久性的，任何人无力挽回。项目时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年表1.173年时间使用情况统计从时间的4个独特性我们同样可以看到，时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间所进行的“自管理者的管理”。所谓“自管理者的管理”，就是我们必须引进新的工作方式和生活习惯，包括制定目标，周密计划，合理分配时间，权衡轻重和权力下放，加上自我约束，持之以恒，这样才能提高效率，达到事半功倍。当我们完成有效的“自管理者的管理”时，才能减少对目标毫无贡献的时间消耗，在真正意义上把握时间。1.1认识时间管理——未被意识到的6种时间浪费•效率不章的时间浪费。做事的时间可缩短而实际上未被缩短，就是“效率不彰”。例如，打电话或开会时，若是毫无目的，时常跑题，无形中就会拖延时间。反之，若能言简意赅，集中处理问题，则可省下不少时间。•不珍惜小额时间的时间浪费。例如，用于等待的时间（等人、等车、等电话），因为时间短（少于半个小时），一般人都以空等来度过。其实，这类小额时间累积下来也颇为可观。•情绪不佳的时间浪费。事情不顺或失败时，我们会生气、惋惜、愧疚、后悔，若不及时控制这些消极情绪，及早转换心情，会在情绪上浪费许多时间，从而延长了做事的时间•不专心的时间浪费。若做事一直不能静心，易被琐事分散注意力，时间就会很快流失，结果一事无成。例如，有些人工作时喜欢闲聊，这就是分心的表现。•包揽工作的时间浪费。自以为万能的管理者或员工常会干涉及指导他人（别人并未向他求助），或将他人的工作任务揽到自己身上，结果把自己累的半死，同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。•随意出借时间的浪费。当他人请求帮忙时，许多人既不甘为人跑腿，又担心说“不”会”得罪“人，只好任人掠夺自己的时间。1.1认识时间管理——规避时间管理不善的问题•时间管理不善源于5个原因：•原因1：工作缺乏计划工作计划越周密、完整，任务执行起来就越来越顺利，因而格外重视工作计划的制定。•原因2：组织工作不当。即工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续。可采取处理方式：1）接受请托（接受请托前先问自己，这种请托属于我的职责范围吗？对实现目标有帮助吗？如果接受他，我将付出什么代价；如果不接受它，我又需承担什么后果？经过一番“成本——效益分析”后，再行取舍。）2）利用资源（从相关部门或人员手中获取所需资料，既节约时间，又保证了信息的正确性。例如，如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步改进，不妨直接与设计者沟通。）3）授权，将主要精力和时间放在更重要的事情上，不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者，还应该学会适当的授权，给自己更多宽松的时间进行思考和决策。•原因3：时间控制不够。时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱，如习惯于拖延时间、不善处理不速之客或是电话的打扰，以及被泛滥的会议病困扰。对于这类问题，主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏，克服决策犹豫等方面着手•原因4：整理整顿不足华为将5S作为主要的管理助手，无论是办公室还是车间，各种物品均需摆放整齐，准确标识，做到一目了然•原因5：进取意识不强，某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉，个人态度消极，做事拖拉，找借口推脱工作，长吁短叹，做白日梦，工作中闲聊。主要原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真的态度1.2扫除时间管理的心理障碍——用自尊心强化时间意识•自尊被定义为在处理或完成任务时自身对工作效能的感觉，即自我效能感。•时间管理专家认为与时间管理有关、影响自尊心的因素有3个：确定自己的价值、争取掌控权、清楚自己的需要确定自己的价值•可逆性原则表明，情感和行为是互相影响的，如果行为者有某种情感，他将作出与这种情感相一致的行为。反之，如果他做出了某种行为，该行为将使之产生一种与其一致的情感。这意味着如果他假装自己的时间极为宝贵，那么这种行为将使他感到自己更有价值，更为重要，通过出色地管理时间，将增强自尊，使之更好地完成所有任务。•让工作与自身价值匹配，高效地使用时间——这一行为帮助不断改善自身形象，树立自尊与自信。争取掌控权•将关于时间管理的所有知识应用于工作，可以提高员工对自己和工作的控制感。当他感到自己更有效能和效率时，会觉得自己更能干，更强大。因为在工作效能和工作成果方面的任何时候提高迹象都将强化他的自尊，增加他的个人幸福感。清楚自己的需要•当前目标和为实现目标所采取的行动是直接影响员工自尊心的第三个重要因素。目标、行为与自身的价值越匹配，行为者的自我感觉就越好。1.2扫除时间管理的心理障碍——让拖延得到有效控制•做好准备：工作前，将任务加以分解，并将每一步列成清单，并备齐所需物品，做好充分准备。•从最棘手的事开始：当最棘手的问题解决后，在用剩余时间完成其他工作任务就显得轻而易举。•培养完成工作的紧迫意识：其实，当最后一个细节完成时，人的大脑释放出脑内啡，人会感到异常轻松并充满成就感。•保持快节奏：当一个人加快行动步骤而不是维持平常的节奏时，他将完成越来越多的工作。事实上，如果一个人继续强迫自己要更努力，更快速地工作，他将更加自信，并在较短的时间内完成更多工作。•为意外事件留有余地：有些人要求工作尽善尽美，又强迫自己在短时间内完成，将自己置于强大的压力下，但却低估完成计划所必须的时间，完全不考虑发生意外的可能性，而恰恰是这些意外事件使计划泡汤。1.2扫除时间管理的心理障碍——决策时不再犹豫•采用稳健的决策方式•养成独立思考的习惯•严格执行一种决策纪律•不总试图获取最多利益•在不利环境中不能逆势而动•“在时间的有效运用上，管理者的敌人是自己。”时间管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。华为时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会有惊奇的发现，这种时间使用情况的追踪对他们大有裨益。而为了节省时间而花费少量时间追踪时间使用情况，不失为一种明智之举。1.3追踪你的时间使用状况——用列表作为工具•选择最得心应手的列表工具，可依据需要几个人习惯。例如纸笔、免费记录软件、电子笔•列表不强求工整。列表的读者往往是自己，只要自己能看懂即可，不必强求工整。可运用多种简单符号•随手可及的列表和列表工具•确定最重要的那个任务。标准——是否对目标的实现有益。方法，延迟任务法。•制作专门的下一阶段任务列表。除非万不得已，绝不在任务完成之前的中途更改列表中的项目，而是启用下一阶段任务列表，将自己的新想法记录下来，然后马上回到当前的任务列表前，专注于当前应该完成的任务。这样一来，在当前的任务完成后，下一阶段的任务列表上已经有相当数量的、具体的待处理项目。•给任务制定核对列表。在任务列表中的每一个项目实施完毕后，应该用事先制定的检查列表来确定当前的任务是否如期完成。1.3追踪你的时间使用状况——列一份时间开销清单•大多数人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用状况，需要巨大的勇气。若我们能花一个星期来客观的了解自己的时间使用状况，将发现这是一种极为有益的事情。•其实，了解自己的时间使用状况并非什么难事，列一份在一周内花费时间的清单，并非计算每一分钟的“时间难题”，而只是记录下一周内每隔半个小时的所有活动。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销单，接下来就可以进行时间开销清单的分析和诊断。表1.2每周时间开销清单单位：小时NO.工作任务预计花费时间实际花费时间两项时间之差占总工作时间的百分比1上下班交接2开会3打电话4阅读文件5整理通信6帮助下属7接待宾客8向上级汇报9公务出差10拜访客户11……统计表1.3一周时间记录表时间周一周二周三周四周五9:00—9:309:30—10:00……17:00—17:3017:30—18:00•另外，在记录时，可按照每项活动的重要性在表中作出适当的数字标注。以工作任务的重要性（实现目标的贡献）为例，可以事先假定”1“代表极重要，”5”代表不重要，“2”、“3”、“4”则代表介乎“1”与“5”之间的不同重要程度。最后•萨缪尔.约翰生说过：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，待到发现时又已经变得难以破除。“定期使用时间开销清单，使华为员工为自己创造了诊断自身时间管理能力的机会，并以此打破习惯的束缚1.3追踪你的时间使用状况——诊断自己的时间管理能力序号问题回答1我觉得我可以在工作中更努力？2我无法告诉你我上个星期工作的时间3我常常把事情留到最后一分钟才做4对我来说，开始着手一项工作任务很难5我不确定我下一步要做什么6开始某项工作之前，我会拖延很长时间7我不知道我做的工作是否足够多8我在不同的任务之间频繁地换来换去9我不清楚我在哪些场所的工作效率比其他场所的工作效率高10我不清楚我在哪些时间的工作效率比其他时间的工作效率高11我工作起来没有规律，有时会在某项任务上花费很多时间后又置之不理12我不可能完成我计划的全部工作13我不肯定自己是否会优先处理最重要的工作注：为每一项选择最适合你的修饰语：总是、经常或很少表1.4时间管理能力诊断表•1.我觉得我可以在工作中更努力？•如果是总觉得自己可以做的更好，而自己的时间没有发挥出最大效用，这说明自己的时间管理技巧欠缺。•2我无法告诉你我上个星期工作的时间•实际工作时间与行为者自我感觉的工作时间存在差距。如果对自己的工作时间长度没有明确认识，最好花一天时间至一星期时间，逐小时记录自己的时间使用情况。•3我常常把事情留到最后一分钟才做•如果总是出现这种情况，有两种可能的原因：一是忽视时间管理，未使用时间表；二是在指定时间表时，顺序排列不合理。•4对我来说，开始着手一项工作任务很难•即使做好了计划，在准备开始工作前，仍对工作感到头痛——如果常常出现这种情况，那么，症结不在制定计划的环节，而在于“行动”这一环，应该有意识的增强自己的行动意识，并掌握克服拖延的技巧。•5我不确定我下一步要做什么•总是不确定自己下一步要做什么，这是行为者缺乏整体计划的表现。•6开始某项工作之前，我会拖延很长时间参考对第4项的解释•7我不知道我做的工作是否足够多参考对第1项的解释•8我在不同的任务之间频繁地换来换去•怎样为不同任务分配不同的时间长度，是一个重要的技巧。安排的时间过长或过短都会降低效率。最好的方法就是通过测试和记录来确定最适合自己的时间长度和间隔•9我不清楚我在哪些场所的工作效率比其他场所的工作效率高•没有人能完全排除外界影响，不同场所对个人工作效率产生不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果清楚地知道自己在哪些场所工作效率较高，说明对自己很了解，这样有助于了解自己进行时间管理。•10我不清楚我在哪些时间的工作效率比其他时间的工作效率高参考对第9项的解释•11我工作起来没有规律，有时会在某项任务上花费很多时间后又置之不理•这也是缺乏整体计划的表现。•12我不可能完成我计划的全部工作•完成所有想做的工作存在一定难度，在制定时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上列出的任务也总是不能完成的，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程中易出现问题。•13我不肯定自己是否会优先处理最重要的工作•先明确价值观，在确定目标，可以更容易地为各项工作确定优先级，优先处理重要任务。如果总是对