卓越的时间管理

卓越的时间管理素质模型培训之1培训目录前言要点分析关键行为高低效行为表现对照说明能力检测及训练要点素质模型总表卓越的时间管理能力勇于承担责任遵守公司及工作规则对待工作充满热情优秀的团队协作能力与公司共同发展娴熟的专业工作技能忠诚敬业的职业品质在工作中不断学习创新培训目录前言要点分析关键行为高低效行为表现对照说明能力检测及训练要点前言良好的时间管理是进行卓有成效工作的重要环节。有调查显示，能够合理利用时间并高效率地工作是对一个称职的，乃至于优秀的员工的必然要求。时间管理是一项旨在通过执着并有目标地应用可靠的工作技巧，以提高时间的利用率和有效性，实现工作价值最大化的能力素质。培训目录前言要点分析关键行为高低效行为表现对照说明能力检测及训练要点要点分析要点总表要点1：有效的目标管理要点2：有组织的计划管理要点3：“四象限法”的运用要点4：“20/80法则”的运用要点5：时间记录法的运用表1-1要点总表构成要素说明有效的目标管理认同公司的目标并将其转化为个人的目标，充分发挥目标的导向作用与激励作用。有组织的计划管理将目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的工作成果。“四象限法”的运用分清事情的轻重缓急，合理安排时间。“20/80法则”运用把最佳时间用于最重要的事情上时间记录法的运用看看自己的时间到底花在哪里，然后采取措施予以纠正。要点1：有效的目标管理（1）有效的目标管理通过确立目标、激发人的工作热情与最大限度地开发人的潜能，从而高效的利用有限的时间。实现时间管理的目的为“三效”：效果、效率、效能。目标管理是时间管理的重要因素。没有目标的状态—“做一天和尚撞一天钟”、“碌碌无为”、“瞎忙活”、“身不由己”要点1：有效的目标管理（2）微软每到重大调整前夕，总是通过大量会议、电子邮件等方式反反复复宣传公司为什么要进行调整，对公司意味着什么，对每位员工意味着什么。目的：要让员工认同新的目标并为之加倍努力工作。要点1：有效的目标管理（3）认同公司目标是运用目标价值的一个环节，如何更好地将公司的目标转化为个人的目标，转化为行之有效的工作，还需要以下步骤：图1-1目标转化工具-七步成诗法确定期限并书面化第七步列出目标所需合作对象及外部资源第六步列出实现目标所需的技能和知识第五步列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应解决办法第四步检验目标是否与公司及上司设立的目标一致第三步制定符合SMART原则的目标第二步正确理解公司及上司设立的目标第一步要点1：有效的目标管理（4）SMART原则S（Specific)：具体的（细化的）M（Measurable):可衡量的（量化的）A（Achievable):可实现的（能达成的）R（Relevant):相关的、现实的T（Time-limited):有时间限制的要点2：有组织的计划管理（1）有组织的计划管理：时间管理的另一个体现是将已确定的目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。计划管理通常可以实现以下三个目标计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异；有组织的计划有助于设立各种具体目标，从而形成一种任务感，为这些一些目标而工作有助于激发工作热情，提高工作效率；工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败。查德.s.史罗马于《无谬管理》中指出：“对一件方案，宁可延误其计划之时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无适合的轮廓之前即草率开始执行，而终于导致错失该方案之目标”。“一个没有计划的人，在出发之前，就注定了失败。“盲目的行动不可能达到理想的效果。要点2：有组织的计划管理（2）如何制定科学合理的计划表？计划表制定后实施有哪些技巧？一般每年年末作出下一年度工作计划，每季季末作出下季工作计划，每月月末作出下月工作计划，每周周六作出下周工作计划。要点2：有组织的计划管理（3）计划制定步骤图明确上司目标并转化为自我目标探寻完成目标的各种途径选定最佳的完成方式将最佳途径转化成月/周/日工作事项编排月/周/日的工作次序并加以执行定期检查目标现实性及最佳途径可行性要点2：有组织的计划管理（4）计划表制定后实施的技巧养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般当时做记录，不得已情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；准备一份待办事项清单、一本时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项；在办公场所的挂历、台历或记事本上，标准当天或预定的工作计划，以免遗忘，也可在电脑或电子记事本设置发生装置以便及时提醒。要点3：“四象限法”的运用（1）由管理学家科维提出的把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分。新的机遇危机任务②重要但不紧急①重要且紧急③紧急但不重要④不重要也不紧急日常任务杂乱琐事要点3：“四象限法”的运用（2）有限的时间使关注和解决每一个单独的问题成为不可能，而且你不得不开始关注所有的项目之中管理你的时间。对于轻重缓急不同的四象限中的事情，分配时间的多少与工作效率决定了你的工作成效与创造的价值。四象限举例处理方法造成的结果第一象限（紧急且重要）应付难缠的客户、即将到期的任务等优先处理攻克或缓解危机搁置处理使危机愈加严重第二象限（重要但不紧急）建立人际关系，新的机会等主动去做提高实践能力，缩小第一象限范围不主动去做使第一象限日益扩大，陷入更大压力第三象限（紧急但不重要）电话铃声、不速之客、主管部门会议等速战速决集中精力于其他重要的事情陷入其中不过是在满足别人的期望与标准第四象限（不紧急不重要）客套的闲谈、无聊的信件等不花时间做更有意义的事情陷入其中纯粹是在浪费时间要点3：“四象限法”的运用（3）有重点的将主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上—这是时间管理的一个重要观念。未雨绸缪，防患于未然。很多时往往有几回去很好的计划和完成一件事，但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，把主要的精力有重点的放在重要但不紧急的事务上必要的，这需要很好地安排时间与作出计划。要点4：“20/80法则”运用（1）20/80法则：也叫二八定律或帕累托定律，主要说明的是：“在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。”如80%的财富来自20%的富人，80%的利润来自20%的客户。“20/80法则”同样适用于时间管理上，比如：假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而80%的工作项目只产生20%的价值。投入造成产出使用80%的时间（“次要的多数”问题）使用20%的时间（“重要的少数”问题）造成20%的成果80%的成果要点4：“20/80法则”运用（2）20/80法则在时间管理上运用的重要意义在于：从你所列的清单中，把那些单项价值是其他几项价值总和的重要项目挑选出来，然后选择每天精力最充沛、思想集中的时间去完成这些项目，而不是将大量时间浪费在不产生价值或价值相对少的的琐碎的、不重要的事情上。要点5：时间记录法的运用（1）“与其计划如何花费时间，不如先看看时间正耗费在什么地方。”——彼德.德鲁克记录下来后，看看自己的时间到底花费在哪里，然后采取措施予以纠正要点5：时间记录法的运用（2）采用时间记录法的注意事项（1）：列举目标的时候应该注意的事项：①列举的每一个目标都应该尽可能以达到什么结果，而不是进行什么活动来表达。如“生产TWL542R产品30K”比“开展生产”作为目标要明确具体。应该遵循SMART原则。②确定完成目标的最后期限，然后把确定的时间予以注明。确定各项活动的先后顺序应注意的事项：①首先安排固定项目；②根据事情的轻重法则来安排；③结合自己的生物钟安排；④根据事情所能产生的价值来安排。记录活动时的注意事项：最好的时间间隔是15分钟，请尽量不要等到中午或全天工作结束才做记录，因为没有任何记忆力是可靠的，而且那样做无法避免概括性的描写以及掺带个人感情倾向。要点5：时间记录法的运用（2）采用时间记录法的注意事项（2）：工作评价时的注意事项。带着如下问题来对你当天所做的各项活动进行评价★确定每日目标和最后期限是否提高了你的效能，为什么提高，为什么没有提高，哪些每日目标直接有助于长期目标的完成？★何时开始着手自己的头号目标，能早点开始吗？什么原因使自己无法完成它？自己立刻不久，立即恢复执行了这项任务了吗？★自己的各项目标完成到什么程度？★自己完全未被打搅的时间是哪一段？对于自己来说全天哪一段时间最有效，哪一段时间最无效？★按一定顺序列出自己必须克服打扰工作的形式。例如：自我打扰，注意力分散，顺便来访者、电话、未预定的会议，突如其来的危机等。★分析今后怎样更好地安排这些活动。培训目录前言要点分析关键行为高低效行为表现对照说明能力检测及训练要点关键行为中层战略思考能力的关键行为表现时间管理的关键行为分解大的任务不断提高工作能力充分利用时间资源限定工作时间与其他成员时间上的协作关键行为1：善于分解大的任务嗑瓜子理论——将硬骨头变成小瓜子要善于将大的、复杂的任务分解成若干个小的、简单的、容易做的小任务。首先，需明确完成整个任务的各个步骤，只要循序渐进的完成各项小任务，你就能成功，畏难情绪就会减轻。其次，把一项大任务拆分为若干小任务，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。因此“与其说某任务难度太大，迟迟不曾下手，倒不如先一小步一小步的做起来，当你做完的时候，会发现，其实难度并没想象的那么大。”关键行为2：不断提升自身工作能力分类说明事例问题解决能力即在面对问题，尤其是不确定情境下或危机困境中的处世方式和行为模式。能迅速分析问题，想出多种解决问题的方案，能想方设法、不打折扣地达到工作目标，经常向上级及公司提出简化工作流程的好方法，客观面对问题，有序开展工作，能及时调整自己的行为，采取灵活多变的应对措施个人学习能力扬弃经验与创新智慧，海纳百川、组合创新的能力。具体包括：学习知识的动力、快速学习能力，前瞻性学习能力等。寻求每一个可能的学习机会，吸取与工作相关的知识、技能，并恰如其分的应用到实际工作中去，不断提高工作效率；进入新部门、从事新岗位时，能迅速吸纳多方信息，从容驾驭局面，并能迅速掌握新的知识和技能，提前进入角色；能顺应变革，是变革的推动者，敢于尝试新的工作思路和方法，提高组织绩效人际适应能力在组织中与其他成员的协调能力和沟通能力，其中，与人协作、获取同事、客户认同是重要的衡量指标善于听取多方意见，及时调整工作思路和方法；关注各方对自己工作行为的反馈，以开放的心态接受来自内外客户的负面的反馈信息，把它作为提高工作水准的契机；能和各种不同背景、不同个性的人一起协作共事，灵活调节自己的心态和行为，适应自己的上级、同事的工作风格和客户的服务要求。危机管理能力具体包括危机事前管理、危机事发管理、危机事中管理、危机事后恢复管理以及危机管理评价等能力在工作陷入困境时，积极寻求能帮助解决问题的资讯；面临多方压力时，能冷静思考、分析问题的来龙去脉，胸有成竹，从容不迫；能坦然面对失败，积极寻找补救措施，面对快节奏、高压力的工作任务时，精力充沛，举重若轻。关键行为3：充分利用时间资源关键技能具体表现优点以较小的时间单位来办事•不是以一天、一周为单位计算时间，而是以小时、分钟为单位来计算•恪守时间、绝不拖延有利于充分安排和利用每一点时间关键时刻抢时间•现在就做•不固执于解决不了的问题•合理安排时间•行动先人一步在关键时刻，时间的重要性更为突出，需要分秒必争，这方面的能力甚至可以决定工作成败利用新技术•旅途中随身携带一个笔记本电脑•随身携带MPE听音乐或新闻等既充分利用时间，又便于掌握新工具一心多用•边吃饭，边听新闻、音乐•边看电视，边交谈•边吃饭，边交谈在做一件事情时，同时收获到其他方面的知识或能力利用间断时间•在公文包里放一本好书，有空