职场管理办法

职场管理办法（办〔2012〕10号）第一章总则第一条为维护公司正常的工作秩序，规范办公职场的管理，营造和谐的办公环境，树立良好的企业形象，保证公司各项业务顺利开展，制定本办法。第二条本办法适用于有限责任公司（以下简称“公司”）。第三条人事行政部行政室是公司职场管理职能部门，负责统筹协调职场管理相关工作；公司各部门是公司职场使用和环境维护的责任部门，承担本部门办公区域和附近区域（走廊、文件柜、文印区域、饮水机等）职场环境的日常维护，具体责任区见附件。第二章职场管理范围第四条公司职场按功能划分，可分为办公区、会议区和生活区。办公区分为敞开区、半封闭区（A类卡座）和封闭区（执委办公室、交易室、运营室、储藏室、档案室等）；会议区指职场内部的会议室区域，包括资产会议室和公共会议室；生活区包括茶水间、洗手间、吸烟室等。公司职场位于大厦29～31层，每层楼设有4个门禁出入口。进入门禁出入口后，除封闭区外均不再设置二道门禁。生活区在门禁外。第五条职场管理包括职场环境管理、职场物品管理、交易室管理、文印区域管理、会议室管理、外来人员接待管理、晨会与着装管理等。第三章职场环境管理第六条职场环境管理包括职场地面、桌面、墙体、门窗、家具等的整洁状况管理，及空气质量，噪音，强弱电，绿化植物管理等。第七条公司员工应自觉保持公司地面清洁，不得随意丢弃果皮、纸屑等；办公桌面物品、文件资料等应摆放整齐、美观，书籍、文件资料堆放不得超过座位屏风的高度；职场内部墙体上禁止张贴任何物品，如需张贴条幅、宣传画等，必须经公司行政室审批；职场走廊边的文件柜台面应保持干净整洁，除了可摆放集体荣誉物品、经公司审批的美化职场的装饰品外，不得放置其它物品；文件柜必须上锁，钥匙由部门专人保管；开放式办公区走道多处设有饮水机，公司员工加装饮用水要保持饮水机处的清洁；如需清洗杯子，需出门禁到生活区的茶水间处理。第八条公司员工不得在职场内放置易霉变、有气味的食品及其他物品；除在职场生活区专门配备的吸烟室外，员工不得在职场内的任何区域吸烟。第九条公司员工须保持职场的安静，不得大声喧哗、制造噪音，影响他人办公；员工参加外部电话会议的，提倡在会议室进行，若在办公敞开区进行的，需以听筒、耳机接入，不得使用电话免提功能参会。第十条公司员工禁止进入和开启职场内设强弱电井；员工桌设有强电插座和弱电端口，并用各色标签标识，员工必须按标识要求操作，避免造成强弱电短路。第十一条公司员工下班离开办公室前，应及时关闭所用机器电源；笔记本电脑关闭电源后，应收进柜中锁好。第十二条职场内的绿化植物由行政室统一安排，员工禁止随意搬动，如需调换须通知行政室安排专人操作。第四章职场物品管理第十三条根据物品用途，职场物品分为公共物品和私人物品。公共物品包括办公桌、办公椅、小推柜、文件柜、手机柜、电脑、电话、打印机、传真机、复印机、饮水机、电视机、集体荣誉奖牌奖杯、办公文具、文件图表、报刊架等；个人物品包括背包、手提包、水杯、台历、书籍、笔记本、个人荣誉奖杯奖牌、手机、名片夹（盒）、睡椅、衣物、雨伞等。第十四条公共物品应摆放整齐，不得随意挪动或损坏；文件、图表等涉及公司商业秘密的资料须放置柜中锁好、妥善保管，不得随意放置在桌面上。第十五条私人物品须摆放整齐，办公桌面可以摆放的私人物品有：手机、水杯、台历、笔记本、个人荣誉奖杯奖牌、名片夹（盒）等；背包、手提包、睡椅、雨伞等私人物品须放置于柜中或办公桌下较隐蔽的地方。第十六条电脑、打印机、传真机等IT资产达到报废年限，需要重新购置的，申请部门需提交签报审批同意后由行政室安排采购，具体详见公司《IT资产管理办法》等规定。第十七条办公文具由行政室统一采购及管理，领用人领取时应登记物品名称、数量并签字；提倡员工合理使用办公文具，避免铺张浪费。第十八条手机柜用于存放公司A股股票、封闭式基金的投资经理及交易员的移动电话。除交易时间不在公司外，上述人员的移动电话在交易时段必须统一集中存放于手机柜指定位置。第十九条职场办公区域禁止摆放纸箱、礼品、编织袋等杂物，相关物品必须一律放入仓库保管；公司员工进出仓库存入或领取物品时实行员工、领导双签制。第五章交易室管理第二十条交易室是公司集中交易的场所，属公司安全和保密管制区域，门禁授权须经过公司交易部部门总经理审批同意，且交易室门禁仅授权于公司交易部所有员工，以及不超过3名固定的公司保安人员。第二十一条交易室门禁磁卡仅限被授权人本人使用，不得转借他人；被授权人遗失磁卡时，应在48小时内上报取消相关交易室门禁授权；被授权人岗位变动时，应在岗位变动生效后48小时内上报取消相关交易室门禁授权；被授权人离职时，应当按时交还出入磁卡，如被授权人未能按时交还的，公司交易部、保安部门应在发现之日起48小时内上报取消该人员相关交易室门禁授权，并向公司合规部门进行书面报告。第二十二条在交易日开市期间，与交易业务相关的投资人员、风控人员、清算人员、技术支持人员，因工作需要可以进入交易室处理相关工作，但均不可获得交易室门禁授权；除以上人员以外，公司其他员工及公司之外人员均不得进入交易室；有公司内外访问、检查等特殊情况的，须事前征得交易部部门总经理同意后，方可进入；且公司之外来访或检查人员进入交易室时，须由公司相应接待部门室经理以上职级人员陪同。第二十三条交易员应当妥善管理交易密码，因故离岗15分钟以上，须将交易终端设置为锁定待机状态；每日下班前必须退出交易系统；交易员发现密码遗失或被盗用情况，应及时报告交易室经理。第二十四条所有进入交易场所的人员须服从交易场所管理规定，不得有下列行为：（一）擅自移动交易设施，盗用交易员电话或交易终端；（二）开市期间使用个人移动电话、个人便携式电脑；（三）其他影响正常交易或交易部员工正常工作的行为。第二十五条清洁人员、物业人员、保安人员须在开市前或闭市后方可进入交易室进行有关工作；除交易室发生火警等突发事件以外，以上人员应在交易部员工在岗的情况下方可进入交易室；其中，清洁人员应在固定时间段内进行交易室内清洁工作；物业人员应在交易部员工陪同下进行交易室内物业检修操作。第二十六条进入交易室的人员违反本章相关条款的，公司交易部门有权酌情给予口头警告、责令离场等处理；在交易室进行违法活动的，由相关职能部门依法移送司法机关处理。第二十七条如发生火警等突发事件，交易部应按突发事件预案及时进行人员疏散和抢险救灾等工作，进入交易室的有关人员应当积极配合。第六章文印区域管理第二十八条公司职场内设有指定的文印区域，公司购置或租赁的打印机、传真机、复印机等文印设备需按要求放置在此区域内；半封闭区、封闭区经公司行政室批准，可放置打印机、传真机等文印设备。第二十九条公司的打印机分为本地打印机和网络打印机；本地打印机一般在半封闭区、封闭区职场使用，敞开区一般使用网络打印机；员工可根据部门区域所在位置，就近选择连接网络打印机。第三十条本着节约原则，提倡纸张双面使用；除公司红头文件和其他必须使用彩色的资料外，尽量不使用彩色打印机；各部门所在区域的打印设备需要更换墨盒硒鼓等耗材的，需拿旧耗材到行政室换领新耗材。第三十一条文印区域应保持干净、整洁，纸张不得随意搁置；文印区域内禁止堆放个人及部门物品。第七章会议室管理第三十二条会议室分为公司内部会议室（即资产会议室）和集团公共会议室；公司内部会议室29～31层各4间，由公司行政室负责日常管理和审批；集团公共会议室分布在16、27、35层公共会议楼层，由集团办公室负责日常管理和审批。第三十三条预订方式：公司内部会议室和集团公共会议室均需通过公司内部网“电子会议预定系统”进行预定，各会议室门口的电子显示器可以查看当前会议室实时使用情况。第八章外来人员接待管理第三十四条外来人员日常接待工作应统一安排在公共会议层完成；如因特殊情况，需进入公司办公职场的，均须事先报告行政室，征得行政室相关负责人同意后方可进入。行政室应同时保留相关记录。第三十五条根据接待对象及接待人数不同，公司外来人员接待工作分为一类、二类、三类接待和其他特殊类接待，并遵从不同管理规定：一类接待：即VIP客户来访、政府及监管部门指导和视察工作、行业内外友好单位工作交流等由公司高层领导（集团执委会执委层以上）参与的高端接待。行政室负责提供会议室预定、茶水、欢迎牌、订餐、配合集团办公室制定参观路线等。二类接待：即以各部门为单位接待的业务洽谈（如与外包人员签订业务合同等）和参观会晤。各部门自行负责来访接待，并向公司行政室进行备案。三类接待：即公司员工与外部单位相关人员的小范围业务洽谈等，如卖方机构人员拜会公司相关投资及研究人员等。受访人应迎领该外来人员进入公共会议层，不得进入公司办公职场。其他特殊类接待：与公司签订合同的外部合作方如埃森哲、麦肯锡、安永审计等外部咨询顾问人员，经相关职能部门负责人及分管领导审批后，可进入公司办公职场参加会议或办公；集团内其他子公司的员工因工作需要，在公司员工引领可进入公司职场，但未经允许，不得进入封闭区。各类接待均严禁外来人员在办公区域拍照、录像、录音等。第三十六条私人接待如接待亲友、同学等，一律不得进入公司职场。第九章晨会与着装管理第三十七条公司严格执行晨会制度，员工如无特殊情况必须准时参加晨会。参加晨会时，应大声齐唱司歌，诵读公司训导，保持严肃认真，站立姿势端正；不得交头接耳、玩手机或随意走动。第三十八条职场着装规范（一）男职员仪表要求1．星期一至星期五，男职员必须着深色配套西装、浅色衬衣及深色鞋袜，鞋袜颜色不得浅于西裤颜色；炎热夏季，可穿深色西裤及浅色衬衣；不得穿颜色对比鲜明的花格、条纹衬衣，不得穿西装短裤；2．星期一至星期五，必须系领带，领带紧贴领口，整体美观大方；3．星期一至星期五，必须在西装左胸前佩带公司徽标，不得将司徽系在工作卡带上；4．上班时必须佩带工作卡。（二）女职员仪表要求1．星期一至星期五，女职员必须着职业套装或套裙，与套装协调的皮鞋；炎热夏季，可穿着与西裤或西裙配套的衬衣；不得穿花哨衬衣，西裙长度不得短于膝盖三寸以上的地方；2．星期一至星期五，必须在套装左胸前佩带公司徽标，不得将司徽系在工作卡带上；3．上班时必须佩带工作卡。第三十九条行政室负责日常员工着装的督导和检查，对着装不规范的员工予以提示，对三次提示无改善者，行政室可报告员工所在部门长、公司分管班子领导，并予以通报批评。第十章附则第四十条本办法由公司人事行政部行政室负责解释及修订。第四十一条本办法自发布之日起执行。