如何提高工作效率时间管理(830)

高效时间管理2012年8月30日2写在前面的话一天时间永远是24小时，高效率的人能把24小时变成48小时，而低效率的人却能把24小时变成12小时。合理管理时间---提高生活品质，做气场强大的职业人！3•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法•时间管理的工具介绍高效时间管理4Playtime~！你还有多少时间可以掌控？中国人的平均寿命大概是七十年，所以请撕去三格。人的一生中大概有二十年在睡眠中度过，所以请撕去两格。吃饭占用六年，所以请撕去0.6格。需要再撕去每个人已经走过的时光,按照公式“现在年龄*(1-26/70)”去计算。白纸变成：70-20-6-“现在年龄*(1-26/70)”！5常言道：做时间的主人！你还有多少时间可以掌控？6一年有365天；其中双休日共_106__天；法定假日__11_天；公司带薪休假__5__天；实际工作约243_天，共_1944_小时；假定有效工作时间为_20-30_%；全年有效工作时间为_388-583_小时；算算我们的时间?7时间的定义•韦氏大辞典中的定义：•时间是由过去、现在及未来构成的。•时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。•时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。8时间的价值时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。92019/9/49时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的目标，立刻去运用正确的方法做正确的事。时间管理10时间管理中最根本的要素?时间管理----事件时间管理的实质是什么?----事件的选择与管理112019/9/411时间管理的目的时间管理的目的在于同时获得三“效”——效果：确定的期待结果；效率：以最小的代价或浪费获得结果；效能：以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。122019/9/412时间管理的重要性绩效＝工作成果＋工作品质＋时效＋成本控管可知时间管理的能力，至少占工作绩效1/4比重。13全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议14时间管理的关健•时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。•赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?不能管理时间的人，就不能够管理一切。——彼得·杜拉克15学习时间管理的理由•供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。•无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。•无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。•无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。16你用什么方式管理你的时间？时间用比较直观的表达就是：0：00-24：00，但我们提到时间的时候，其实是指发生在这个时间长轴上的事件。因此，管理时间，其实就是管理事件。作为时间的“主人”，就是看我们对“时间”做了哪些行为：消费，浪费，投资。17时间管理的发展阶段理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划第二代时间管理记事薄规划与准备追踪约会事件达成率比较高产生安排的习惯第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺乏远见第四代时间管理人生管理=罗盘管理+时钟管理效率方向对，工作生活均衡181.效果效率----做正确的事情2.目标计划----书面界定结果3.计划行动----缜密思考策划4.排序罗列----优先高于一切5.2080----保证少数重点6.集中分散----专注整块时间7.人事----投资情感帐户8.罗盘时钟----平衡工作生活时间管理的八大原则19•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法•时间管理的工具介绍高效时间管理201.罗盘的管理—明确价值观、优势、角色2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善时间管理的核心步骤211.罗盘的管理—明确价值观、优势、角色时间管理的核心步骤－第一步这样的罗盘，你最可能成为这样的人是基于你的价值观，优势，角色的共同作用的结果，因此，尽量让自己清楚这个核心。22价值观价值观：代表一个人对周围事物的是非，善恶和重要性的评价，让你感觉美好，快乐，活力十足的属于自己的原则。价值观往往会左右你的选择，那么如何去发现自己的价值观呢？从你过往曾经无意做出的抉择就能判断出来。我们常听人说，不快乐的话，给再多的钱也不会从事那份工作，其实在很大程度上，那是因为价值观不相符合。价值观无所谓好坏，但一定是让你舒服的。当我们生活的所有范畴都符合我们的价值观时，可助我们发挥最大的潜力。价值观测试：优势一个人做什么事情得心应手。优势=才干+知识+技能，一个人的才干是在3-15岁就已经根深蒂固的，而知识是后天培育的技能是人们做一件事情的步骤。推荐读物：《现在，发现你的优势》。它的核心思想：将某件事情做得出类拨萃，并不需要具备方方面面的优势。你的成功之道是最大限度地发挥优势，而不是克服弱点。24角色相对另外一个群体的定位。扮演不合适的角色就有不安全感。最常见的问题就是角色冲突，角色不清，角色中断，角色失败。你清楚自己的角色么？对每一种角色做什么样的诠释，应该承担什么样的责任？重要性排序。一个人在生活中最可能扮演的角色大概是4-5种，如果过多，可能就比较辛苦了。因为要顾及的人太多。（比如：女儿，母亲，妻子，朋友，经理，领导）25角色目标管理基于自己的角色的责任、原则，制定目标,亦称为角色目标。目标通常是每个人希望与实际之间的差别，而角色是实现目标的载体。26例如，初入公司的3个月该做什么呢？第一，熟悉公司。例如公司的组织构造，公司的发展历史，公司的经营、文化理念，了解、熟练掌握公司的规章制度。这些要通过对公司各种资料的详细阅读，如《规章制度》、《员工手册》等，至少要读3遍。第二，熟悉老板。一般应聘到一个新的单位后，都要不同程度的通过各种渠道了解老板，但首先你应该了解老板的思想和观念，因为他的思想理念决定了公司的发展模式和方向。第三，熟悉公司的产品。这是最容易做到的，公司会安排每个新员工到仓库或一些初级岗位实习一段时间，这是一个很好的学习机会。第四，要有良好的表现，做一个不可或缺的人。把自己感觉到工作中需要的技能抓紧时间提高上去（如普通话、计算机技能等）。在工作中表现出你能做什么，表现出你工作的水平、技巧、态度、投入的时间，善于表现，寻找到自己的位置。27目标管理：角色如果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如，你重视健康，因为你相信健康就是财富，你知道拥有健康的身体，才可以做你能做的事情。第二个角色，你现在是一个什么层次的年龄，你在家庭里扮演的是一个什么样的角色，假如你的健康出问题的话，你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点，因此你相信不好的食物不能随随便便入口，所以你必须让我自己更快乐，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我还追求心理的健康。你相信，你的锻炼，你的付出，会让你的健康更得到充实，让你的健康状态变得更佳，这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。28罗盘式时间管理在实务上的六个具体步骤第一步骤，你的人生使命在那里？意即你的罗盘指北针指向何处？心理学家做过一项实验：在老鼠笼中某处设立一道电流，老鼠们因怕被电于是全部挤在一边，虽然拥挤、日子照过：心理学家将电流改变为乱流后，老鼠不论如何应变总会被电，不出三天全部死光。因此得到结论：生物不怕活在艰困的环境里，最怕活在不确定当中。台湾早期物质缺乏，大家得努力耕作才有得吃，现今物质丰富了，自杀率及社会乱象却扶摇直上，其中原因之一是许多人不明白他（她）为何而活，不知道他（她）的生命有什么目的？知道自己人生使命的人，就像看过一幅完成的拼图的人在做拼图，他（她）会过得比较踏实，一天比一天更接近最后的目的。如何定出使命在那里呢？当你思考你的人生使命时，一定要考虑的三项重要因素为价值观、将来的愿景、存在的目的。然后，依据你在人生中所扮演的所有角色，采用写墓志铭式的以终为始的思维模式，定出你的人生使命。29这里所谓「墓志铭式」，其定义比较倾向外国式的墓志铭，老外通常会以优美的短诗方式呈现一个人一生中生活的特色、对人群贡献或影响等来纪念逝去者。当然，我们也必须承认人经常不完美、会软弱失败，无论如何，使命感（人生蓝图）会帮助我们在日常生活中提醒修正自己的作为：如同飞行员不断将因风速等因素而偏离航道的飞机，拉回既定的非行轨道一般。画家拉斐尔的墓志铭是：“活着，大自然害怕他会胜过自己的工作；死了，它又害怕自己也会死亡。”含蓄而诙谐地向人们显示了拉斐尔的娴熟、超绝的画技。诗人雪莱的墓在罗马墓园，墓志铭是莎士比亚戏剧《暴风雨》中的诗句：“他并没有消失什么，不过是感受了一次海水的变幻，化成了富丽而珍奇的瑰宝。”既表现了诗人不屈不挠的斗争精神，又暗示出他的死因。物理学家牛顿的墓碑碑文是这样写的：“死去的人们应该庆贺自己，因为人类产生了这样伟大的装饰品。”电学家富兰克林的墓志铭是：“从苍天处取得闪电，从暴君处取得民权。”数学兼物理学家阿基米德的墓碑上只刻着一个圆柱体和这个圆柱体的内切圆。数学家卢道尔夫的墓碑上镌刻着是一串阿拉伯数字：“3.1415926……”以纪念他用毕生精力把圆周率值计算到小数点后面第35位小数。30第二步骤：厘清角色将日常生活中你有那几个角色要扮演（比如：女儿，母亲，妻子，朋友，经理，领导）一一列出，并于每周日晚间重新确认，（角色是否有所变动，如结婚生子）；经常检视你生涯内涵的角色，有助于时间管理不可或缺的抉择练习（拒绝不相干的打扰）。值得注意的是，不要忽略有一个角色叫做「自己」，要对自己好一点，不忘磨利你的锯子（sharpenyoursaw），让你的生命之轮更平衡有力。31【案例】1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。第三步骤：确认角色目标这3%的同学，他们做了7件事情：◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；◆他们列出了达成目标所得到的好处；◆他们列出达成目标要克服的障碍；◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织；◆他们总结出一套行动计划；◆他们写出了达成目标的具体时间。另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于：◆他们对目标不了解；◆他们不知道如何去设立目标；◆对失败有一种恐惧感；◆害怕被拒绝；◆自我形