文档管理解决方案

专业解决方案洛阳益仁电子技术有限公司2010年6月文档管理解决方案20102变更记录日期作者版本变更说明2010/06吴运强V1.03益仁电子解决方案–文档管理通过文档协作和管理提升企业的知识积累、工作效率和创新能力问题和挑战一、在市场竞争日益激烈的今天，每个企业都面临着如何提升自身竞争力的问题企业竞争力的提高体现在很多方面，如新产品的快速提供，高质量的客户服务，不断优化的内部业务管理流程，企业对员工的吸引力以及企业文化的大力发扬等。这些核心竞争力的形成和发展归根结底都与企业对自身以往的实践经验和相关领域知识的积累程度密切相关。企业的知识财富积累的快、积累的多，企业形成上述竞争力就越有基础，这些竞争力体现的就明显；反之如果企业不能有效的积累自身知识财富，就会逐渐在市场竞争中被淘汰下来。二、企业管理者关注如何能够提高员工技能，提高员工的工作效率企业的工作效率与员工的技能和提供的支持帮助密切相关，企业中有能力水平高的员工，也有新进入岗位的普通员工。如何沉淀各种规范化的操作流程以及各种专业知识，帮助普通员工更快的学习掌握工作技能，这将是提高企业整体工作效率的关键。此外，对于企业的信息工作者（从事分析、统计、管理、研究和设计等工作的人员），学习了解别人的工作成果和知识，可以对自己的工作提供很大的帮助，往往达到事半功倍的效果。三、如何提升企业的创新能力，帮助企业不断发展4企业的创新是建立在稳固的知识基础之上的，没有良好的反馈更新环境，很难凭空进行创新。例如在某些优秀企业中，我们常常可以看到这样的情况，一篇好的知识文档被企业内部其他员工浏览上百次、千次，从中抽取对自己目前工作有帮助的内容，进一步加工变成新的、有价值的知识文档，而原来的这篇知识文档也通过使用过程中的不断反馈得到了提高和完善，这种积累、反馈、创新的正反馈过程是企业创新能力提高的必由之路。解决方案概述为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，我们推荐采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。我们的解决方案是：通过使用MicrosoftOfficeSystem，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台:使用标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴文档协作与管理=〉知识积累企业竞争力工作效率创新能力5降低文档和信息的安全风险基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用提供使用微软技术的合作伙伴基于MicrosoftOfficeSystem进行快速定制、整合、配置等附加电子文档解决方案整个方案适用于各企业、机构中的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。如果企业已有部门级的档案库、资料库和文档库，可以采用与这个平台进行对接的方式，对整个企业的文档进行统一的管理和利用。方案优势和业务收益基于MicrosoftOfficeSystem的电子文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营的成本。整个方案的优势体现在：1.提供标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率电子文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板，使员工可以高效、标准地创建专业文档，提高文档制作效率。具体包括：统一的文档管理平台使用文档库集中管理业务文档一致的文档创建模板62.统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴电子文档管理解决方案提供了一个协同工作平台，加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程，提高文档处理效率和协作能力。具体包括：高效的协同工作平台可视化、自动化的文档审批过程可灵活定制的文档处理流程自动保存文档修订版本记录文档编辑锁定机制，保证业务文档的完整性3.降低文档和信息的安全风险电子文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带来的运营风险。具体包括：集成的信息权限管理工具可灵活定制的文档、信息访问策略和模板自动保存文档访问和修订记录，实现文档操作留痕防止用户对文档意外或恶意删除4.基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用电子文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力，可以有效地连接企业现有的业务系统，实现企业信息再利用，极大限度地节省人工成本。具体包括：连接企业现有业务系统的智能文档多维度的文档信息分类导航7功能强大的全文检索能力总体架构整个方案的总体架构图如下：系统包含三个层次功能，来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求：应用层文档协作门户：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信息的发布，具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。文档存储：提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色。文档创建：具有预定义的文档模板、智能文档和XML元数据模板定义等特色，使文档管理员的工作更加轻松和规范。文档检索：提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能力，方便用户不断扩展的文档管理需求。8文档协作：提供多人协同文档编辑和修订，具备版本控制、文档审批流程和文档使用的签入签出、更新通知等功能，能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。文档安全管理：同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权，通过数字版权管理控制对文档的打印和复制，并具备文档有效时间和电子签章的能力，有效的控制了文档的安全和保密。其他辅助功能：提供文档协作的相关辅助功能如：会议通知、日历安排、在线调查和统计分析报表等，帮助企业员工更好的工作。基础服务层存储服务：提供高效、稳定的存储引擎，保证文档存储的可靠性。安全性服务：具备标准安全控制和强安全控制能力；系统管理员通过设置角色和权限模板，简化安全管理的复杂度，最大程度保证文档的安全。流程服务：流程引擎提供了图形化的流程设计界面，方便文档管理员和系统管理员定义和修改，适应企业不断变化的管理流程，并提供了监控工具和扩展接口。管理服务：对整个文档库和文档Web站点进行统一管理，通过图形化的界面对文档使用进行审核、跟踪和日志查看，也提供备份和恢复的功能。搜索：搜索引擎提供全文检索和属性检索需要的索引建立和更新，并具备搜索任务调度的能力，提高搜索的准确性和效率。扩展服务：通过提供系统的对象模型、接口方法、WebService标准对系统进行扩展，通过事件触发机制，响应外部其他相关系统的访问请求，为系统间的整合提供了灵活、良好的工具。系统层Web服务器：功能强大、效率高、安全的MicrosoftInternetInformationServer。9Database服务：高效、稳定、强大的MicrosoftSQLServer服务器。主要功能模块特色文档导航与浏览界面用户可以使用文档导航树来进行文档导航浏览。通过点击导航树的节点，浏览到相关的文档信息。在文档列表中，用户可以对文档进行各种操作。除了文档的名称、创建日期、创建者、文件大小等基本信息之外，每个文档的下载统计数据以及用户对文档的评分，都会直接显示在文档列表界面中。用户可以通过鼠标直接为文档评分。文档导航节点定义为了获取更大的灵活性，文档的导航方式与文档的物理存放位置，即它存放在文档库的哪个文件夹中，没有任何关联关系，相反，而是采用了由管理员自定义每个导航节点的方式进行。管理员可以在后台的导航节点维护界面中，直接以树形结构定义每个导航节点。每个导航节点都包含一个查询条件，通过这个查询条件，将符合此查询条件的文档与这个节点进行关联。这样，管理员可以根据自己的需求，以及企业对知识维度的定义，灵活的定义每个节点，完成企业文档结构与知识结构的完整定义。10更灵活的下载管理在系统中内置了一个强大的下载管理器。这个下载管理器可以跟踪每个用户的下载列表。用户在进行文档列表浏览时，如果需要下载某些文档，只需要将它们添加到下载列表中，而不需要一个一个单独的下载，最后，通过下载管理器，用户可以一次性的将这些文档下载到本地。下载管理器能够在服务器端自动将所以文档打包成一个压缩文件，然后将压缩文件传给用户，这样可以极大的减少用户的工作量。发布流程发布流程模块有效的控制了用户对新文档的发布。企业通过定义符合自己业务流程的工作流，以向系统中增加发布流程的特性。有了发布流程，内容审批者可以有效的对即将发布的内容进行审批，防止非法或不当的内容不被发布到系统中。类似于下图所示：11文档访问审计日志为了保证系统的安全性，对所有用户的访问、操作，都需要记录在系统中。文档管理系统的访问审计日志可以记录用户的任何操作，包括文档创建、文档修改、删除、访问等。在修订留痕中，甚至可以记录用户对Word文档所做的所有修订信息。审批记录则能够记录内容审批者在发布流程中，对文档的审批记录。类似于下图所示：12解决方案微软产品实现整个方案充分利用了微软提供的产品功能特色，产品架构如下图：WindowsServer2003WindowsXP/WindowsVistaInternetExplorer浏览门户客户端服务器端SQLServer2005OfficeSharePointServerDB数据仓库OfficeSharePointServer2007WebPart基础架构集成的即时消息/权限管理OfficeCommunicationServer2007与ExchangeServer2007状态信息邮件和即时信息交互Office2007专业版文档创建智能文档OfficeCommunicator2007即时协作RightsManagementServices1.0SP2文档和信息权限管理与SharePoint产品和技术集成文档库管理13方案中各种产品的功能特色如下：支撑方案的微软产品主要用途和特点客户端产品InternetExplorer（免费）最常使用的浏览工具，用于浏览基于Web访问方式的平台界面，不需要额外进行用户培训。Office2007专业版（需购买或升级）大多数用户熟练使用的办公套件，用于制作文档和智能文档以及文档的权限设定和使用，不需要额外用户培训。服务器端产品Windows2003Server（需购买或租用）服务器端的系统平台，稳定可靠的操作系统平台。OfficeSharePointServer2007（需购买）微软的门户产品，提供统一认证、个性化设置和管理、信息检索、门户布局定制和文档管理等基础功能。RightsManagementServices1.0SP2（服务器端免费，客户端需购买）提供对多种格式文档的安全控制。SQLServer2005（需购买）功能强大、稳定可靠的数据库平台。